سند الصرف

Contents

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض إدخال سندات الصرف للمدفوعات النقدية التي تدفعها المنشأة لتسيير أنشطتها المختلفة، ويمكن تحرير سندات الصرف مباشرةً، كما يمكن مراجعة السندات قبل ترحيلها وتأثيرها على الحسابات بتفعيل المتغير (استخدام نظام مراجعة الوثائق) في شاشة المتغيرات العامة في التهيئة العامة للنظام، ويتم إدخال البيانات في الشاشة مباشرة أو إنزالها من وثائق أخرى.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه إصدار سند صرف مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
نوع الصرف: يستخدم لتحديد نوع الصرف.
نقداً: يستخدم هذا الخيار في حالة الصرف نقداً من الصندوق.
بنكي: يستخدم هذا الخيار في حالة التعامل مع البنك ويتولد من تفعيل هذا الخيار خياران تم توضيحهما في حقل نوع العملية.
نوع العملية: يُفعل العمل بهذا الحقل إذا كان الخيار المفعل في نوع الصرف هو (بنكي) ويتضمن الخيارات التالية:
- شيك: يستخدم هذا الخيار عند اصدار سند صرف بموجب شيك من البنك.
- تحويل: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصرف (تحويل) ويقصد به تحويل مبلغ من حساب المنشأة في البنك إلى حساب المستفيد بدون إصدار شيكات.

تلميح: عند اختيار مؤشر (شيك) تظهر بعض الحقول ذات العلاقة بالشيك كرقم البنك وطريقة ترحيل الشيكات ورقم الشيك وتاريخ الاستحقاق.

رقم / اسم الصندوق: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع الصرف (نقداً)، ويستخدم لتحديد الصندوق الذي سيتم منه الصرف.
رقم / اسم البنك: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع الصرف (شيك)، ويستخدم لتحديد البنك الذي سيتم منه الصرف.
العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة (الصندوق / البنك) التي سيتم الصرف بموجبها.
سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر التحويل بمجرد اختيار العملة.
نوع المستند: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع سند الصرف، ويتم تحديد النوع من الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع القبض والصرف في تهيئة النظام.
رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لسند الصرف على النحو التالي:
ضبط التسلسل حسب الخيار المحدد في حقل تسلسل الوثيقة في شاشة متغيرات الأستاذ العام (آلي يمكن تعديله/ آلي لا يمكن تعديله/ يدوياً).
تسلسل السندات يعتمد على طريقة التسلسل التي تم تهيئتها في شاشتي الصناديق والبنوك.
التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ سند الصرف، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو يدوياً.
المبلغ المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ سند الصرف الذي سيتم صرفه من الصندوق أو من البنك (الدائن) إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فيظهر المبلغ المحلي آلياً بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص له.

تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.

المبلغ الأجنبي: يظهر هذا الحقل إذا كانت العملة أجنبية ويستخدم لإدخال مبلغ سند الصرف (الدائن) بالعملة الأجنبية.
رقم المركز / رقم المشروع / رقمالنشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل (اختياري / إجباري).
بيان الصندوق / البنك: يتم في هذا الحقل يتم تسجيل البيان التوضيحي لسند الصرف وهو البيان الذي سيظهر لحساب الصندوق أو البنك، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) وهو البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم مرجع السند – رقماً أو حرفاً – كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
اسم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل اسم مرجع سند الصرف.
عدد المرفقات: هذا الحقل اختياري ويتم فيه تسجيل عدد الوثائق المرفقة بسند الصرف.
المستلم: يقصد به اسم الشخص أو الجهة المستفيدة من سند الصرف أو المستلم للمبلغ.
إنزال بيانات من (نوع الوثيقة): يمكن من خلال هذا الحقل إنزال البيانات في سند الصرف من وثائق أخرى كقيود اليومية، وطلب سند صرف، والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية إذا كان متغير إنزال استمارة الصرف من نظام المرتبات في (سند الصرف) هو المحدد في شاشة (متغيرات الأستاذ العام)، ويتضمن خيارات متعددة لها علاقة بالمرتبات والأجور (العهد، السلف، منح السلف جماعي، مستحقات الموظفين (للسنة الحالية أو عن سنوات سابقة)، طلب تصديق مالي، احتساب صافي الراتب، الرعاية الصحية والدواء، صرف بدلات السفر)، وعلى المستخدم تحديد الخيار المناسب لإنزال البيانات.

تلميح: إذا تم منح المستخدم صلاحية (استخدام الإنزال في سند الصرف إجباري) في شاشة (صلاحيات العمليات) في إدارة النظام سيكون متاحاً له استخدام الإنزال فقط بينما لن يتمكن من إدخال البيانات يدوياً.

رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الوثيقة التي سيتم إنزال البيانات منها.
روجع: يظهر هذا المربع في حالة تفعيل المتغير (استخدام نظام مراجعة الوثائق) في شاشة المتغيرات العامة في التهيئة العامة، وتظهر فيه إشارة (✓) للدلالة على أن السند قد تمت مراجعته.
مُرحل: تظهر إشارة (✓) في هذا المربع للدلالة على أن سند الصرف قد تم ترحيله.
معلق: يظهر هذا الخيار في حالة تفعيل المتغير (تحت الانتظار) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) ويستخدم إذا كان المستخدم يرغب بتعليق سند الصرف مؤقتاً لأي سبب من الأسباب سواءً لاستكمال وثائق ناقصة أو لعدم اتزان السند، ومن خلال هذه الميزة يمكن حفظ السند بينما لا يمكن ترحيله إلا بعد إنهاء حالة التعليق مع العلم أنه لا يمكن الاستفادة من هذه الميزة في حالة إيقاف التعامل مع وظيفة (تعديل) في النظام.
طريقة الترحيل: يظهر هذا الحقل عند استخدام نوع الصرف (شيك)، ويستخدم لاختيار طريقة ترحيل الشيكات وتأثيرها على الحسابات وهي:
الترحيل بتاريخ المستند: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة المستفيدة) بتاريخ المستند.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ / المورد أو أي حساب آخر	بتاريخ المستند
	××	إلى حـ / البنك	بتاريخ المستند

الترحيل في تاريخ الاستحقاق: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة المستفيدة) بتاريخ الاستحقاق وليس بتاريخ المستند.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ / المورد أو أي حساب آخر	بتاريخ الاستحقاق
	××	إلى حـ / البنك	بتاريخ الاستحقاق

توسيط أوراق الدفع – ترحيل آلي: يوسط النظام حساب أوراق الدفع ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب المستفيد وعلى الحساب الوسيط (أ. د).

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ / المورد أو أي حساب آخر	بتاريخ المستند
	××	إلى حـ/ أوراق الدفع	بتاريخ المستند

القيد الثاني يولده النظام آلياً بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ. د) وعلى حساب البنك بدون تدخل من المستخدم.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ أوراق الدفع	بتاريخ الاستحقاق
	××	إلى حـ / البنك	بتاريخ الاستحقاق

إدخال الاستحقاق يدوياً: يوفر النظام طريقتين للتعامل مع الشيكات المستحقة يدوياً حسب سياسة المنشأة في تعاملها مع المتغير (تأثير شيكات سندات الصرف على حساب المورد) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) على النحو التالي:
الطريقة الأولى: توسيط أوراق الدفع مع التأثير على حساب المورد ففي هذه الحالة يقوم النظام بتوسيط حساب أوراق الدفع ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب المورد وعلى الحساب الوسيط (أ. د).

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ / المورد	بتاريخ المستند
	××	إلى حـ/ أوراق الدفع	بتاريخ المستند

القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ. د) وعلى حساب البنك مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ أوراق الدفع	بتاريخ استحقاق الشيك
	××	إلى حـ / البنك	بتاريخ استحقاق الشيك

الطريقة الثانية: توسيط أوراق الدفع مع استخدام حساب وسيط بدلاً عن التأثير على حساب المورد وهو الحساب الوسيط الذي يتم ربطه بالبنك في حقل (وسيط صرف الشيكات) في شاشة البنوك وفي هذه الحالة يولد النظام قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على الحساب الوسيط وعلى حساب (أ. د).

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ / الحساب الوسيط	تاريخ السند
	××	إلى حـ/ أوراق الدفع	تاريخ السند

القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على البنك الفعلي وعلى حساب المورد مع عكس القيد السابق مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.

مدين

دائن

البيان

التاريخ

××

من مذكورين

حـ/ المورد

حـ / أوراق الدفع

بتاريخ استحقاق الشيك

××

إلى مذكورين

حـ / البنك

حـ / الحساب الوسيط

تلميح: تظهر هذه الطرق حسب تهيئة المتغير (ترحيل شيكات سندات الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، فبحسب هذا المتغير إما أن تظهر جميع الطرق ومن ثم استخدام الطريقة المناسبة وإما الاقتصار على ظهور واستخدام طريقة واحدة.

ثانياً: الحسابات

يظهر هذا التبويب في حالة تفعيل المتغير (تفعيل صلاحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، شرط أن يمنح المستخدم صلاحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف في شاشة صلاحيات العمليات في إدارة النظام، ويستخدم في حالة تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف كأن يتم صرف مبلغ لمورد وحصول الشركة على خصم مكتسب، وفي هذه الحالة سيكون القيد على النحو التالي:

1,000 من حـ / المورد

إلى مذكورين

800 حـ / الصندوق

200 حـ / الخصم المكتسب

ثالثاً: بيانات إضافية

يختص هذا التبويب في تمكين المستخدم من تعريف حقول جديدة بمسميات جديدة لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية معينة عن سند الصرف والإستفادة منها في التقارير، بعد أن يتم إعادة تسمية تلك الحقول من شاشة (ترجمة النصوص) في التهيئة العامة للنظام.

رابعاً: البيانات الافتراضية

هذا التبويب يتضمن البيانات التي يتم إدخالها من قبل المستخدم لغرض تعميمها أمام الحسابات في البيانات التفصيلية كبيانات افتراضية قابلة للتعديل تسهيلاً لعملية الإدخال.

خامساً: استيراد من أكسل

يستطيع المستخدم من خلال هذا التبويب استيراد بيانات سند الصرف من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال السندات إلى الشاشة، ويتم ترتيب ملف الأكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب السندات وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الاكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.

سادساً: البيانات التفصيلية

يعرض النظام آلياً البيانات في الحقول التفصيلية للشاشة بمجرد اختيار رقم الوثيقة في الحقل التالي لإنزال البيانات في البيانات الرئيسية مالم يتم إدخال البيانات يدوياً على النحو التالي

رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب (المدين) يدوياً، ويمكن للمستخدم البحث بجزء من رقم الحساب أو جزء من الاسم في حقل رقم الحساب ومن ثم استخدام F9، ويمكن البحث بعد استخدام F9 في قائمة الحسابات برقم الحساب أو جزء منه أو اسمه أو جزء من الاسم في حقل (بحث)، وإذا كان الحساب يخص مورد معين يتم استدعائه بـ F8 أما إذا كان حساب عميل فيستدعى باستخدام F7.
الحسابالتحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب التحليلي (المدين) من قائمة الحسابات التحليلية التي تظهر بواسطة (F9) أو بإدخاله يدوياً إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل (رقم الحساب) السابق له حسابات تحليلية.
الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتسجيل البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، وفي حالة عدم تسجيله يظهر بيان السند الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب المدين التي سيتم بها إصدار سند الصرف مع إمكانية استخدام أكثر من عملة للحساب الواحد في السند.
سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة المختارة مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العملات) في التهيئة العامة للنظام.
المبلغ/مبلغ الشيك/مبلغ الإشعار: في هذا العمود يتم إدخال المبلغ بالعملة المحلية أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ آلياً بناءً على سعر الصرف بعد إدخال المبلغ الأجنبي، والمبلغ في هذا العمود هو المبلغ المدفوع فعلاً (نقداً/شيك/تحويل) ويقابل المبلغ المحدد للصرف في البيانات الرئيسية.
المبلغ الأجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ المدين إذا كانت عملة الحساب أجنبية وبموجب سعر التحويل يظهر المبلغ المقابل في حقل المبلغ المحلي.

مدين: يظهر هذا العمود إذا تم تفعيل متغير (تفعيل صلاحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف) في شاشة متغيرات الأستاذ العام شرط أن يمنح المستخدم صلاحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف في شاشة صلاحيات العمليات في إدارة النظام، ويتم فيه إدخال المبلغ بالعملة المحلية أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ آلياً بناءً على سعر الصرف بعد إدخال مدين أجنبي، والمبلغ في هذا العمود يقابل المبلغ المحدد في تبويب الحسابات.
مدين أجنبي: حكم ظهوره هو حكم ظهور العمود مدين السابق شرحه ويتم في هذا الحقل إدخال المبلغ المدين إذا كانت عملة الحساب أجنبية وبموجب سعر التحويل يظهر المبلغ المقابل في حقل المبلغ المحلي والمبلغ في هذا الحقل يقابل المبلغ المحددة تبويب الحسابات.
رقم المستفيد: يظهر هذا الحقل في حالة تفعيل نظام المستشفيات ويستخدم لاستدعاء المريض المستفيد من عملية الصرف باعتباره حساباً تحليلياً لعميل (الجهة المستفيدة).
طريقة احتساب الضريبة: يظهر هذا العمود عند هذا العمود عند تفعيل المتغير (تفعيل ضريبة المدخلات) بعد ربط حسابات مصروفات المشتريات الخارجية بالضرائب المفروضة عليها في شاشة ربط الحسابات بالأنواع الضريبية في مدخلات النظام، وبشرط أن يكون نوع سند الصرف مرتبط بضريبة مدخلات مشتريات، وفي هذا الحقل تحدد طريقة احتساب الضريبة.
نسبة الضريبة: يعرض النظام نسبة الضريبة آلياً.
إجماليالجانب المدين: يظهر إجمالي الحسابات المدينة بالعملة المحلية في الحقل المخصص له أسفل الشاشة مع إظهار الفارق بين المبلغ المدين والمبلغ الدائن الذي تم تسجيله في البيانات الرئيسية إن وجد.
مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري)، مع إمكانية استخدام أكثر من مركز / مشروع / نشاط مع الحساب الواحد.
رقم الاعتماد: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام حسابات ثابتة للاعتمادات) في متغيرات نظام الموردين، ويستخدم لإدخال رقم الاعتماد الذي يقيد عليه مبلغ الحساب أو باختياره من قائمة الاعتمادات التي يتم استدعائها بواسطة (F9).
رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم المرجع على مستوى الحساب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، وفي حالة عدم تسجيله يظهر رقم المرجع الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله.
رقم المندوب: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير إظهار المندوب في العمليات في شاشة متغيرات نظام الأستاذ العام، وهو عمود اختياري ويستخدم لربط المندوب بسند الصرف إذا تطلب الأمر.
أمر الشغل: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام نظام أمر الشغل) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم لاختيار رقم أمر الشغل المعني بعملية الصرف.
رقم الشيك: يظهر العمود في حالة تفعيل اختيار نوع الصرف (شيك)، ويستخدم لإدخال رقم الشيك على مستوى الحساب.
تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك.
الفرع المستفيد: يظهر هذا العمود عند تفعيل المتغير (إظهار الفرع المستفيد) في شاشة متغيرات الأستاذ العام ويستخدم في حالة الصرف على فرع آخر، ويعتمد استخدامه على المتغير (استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع) في شاشة (المتغيرات العامة) في التهيئة العامة للنظام، ففي حالة تفعيل هذا المتغير يوسط النظام آلياً حساب جاري الفروع بين الفرع الذي تم فيه الصرف وبين الفرع المستفيد، وبافتراض أن الصرف نقداً يكون التأثير المتبادل بين الفروع على النحو التالي:
عند صرف مبلغ من الفرع (1) كسلفة لأحد الموظفين فإن القيد الافتراضي يكون على النحو التالي:

x x من حـ / سلف العاملين (س)

x x إلى حـ/ الصندوق

إذا افترضنا أن الموظف (س) المستفيد من السلفة يعمل في الفرع (2) فإنه بمجرد إصدار سند الصرف في الفرع (1) يقوم النظام آلياً بتوليد القيود التالية:
في الفرع (1) يظهر القيد على النحو التالي:

x x من حـ / جاري الفرع (2)

x x إلى حـ/ الصندوق الفرع (1)

في الفرع (2) يظهر القيد على النحو التالي:

x x من حـ / سلف العاملين (س) الفرع (2)

x x إلى حـ/ جاري الفرع (1)

أما في حالة عدم استخدام المتغير (استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع) ستتم جميع الخطوات باستثناء الخطوة الأخير التي تتم في الفرع (2) فهذه الخطوة سيقوم بها المستخدم يدوياً من خلال إنزال البيانات في شاشة قيد اليومية من (حساب جاري الفروع).

رقم الكاشير: إذا كان الحساب المستفيد من عملية الصرف هو كاشير يختار المستخدم رقم الكاشير من القائمة.
حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.

Updated on 19/03/2023

Was this article helpful?

Yes No

اللغة: