الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض إدخال طلبات سندات القبض للمقبوضات النقدية التي تستلمها المنشأة من الغير ومراجعتها واعتمادها من المستويات المخولة بالاعتماد.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه إصدار طلب سند قبض مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
- نوع القبض: يستخدم لتحديد نوع القبض:
- نقداً: يستخدم هذا الخيار في حال طلب القبض نقداً إلى الصندوق.
- بنكي: يستخدم هذا الخيار في حالة التعامل مع البنك ويتولد من تفعيل هذا الخيار خياران تم توضيحهما في حقل نوع العملية.
- نوع العملية: يُفعل العمل بهذا الحقل إذا كان الخيار المفعل في نوع القبض هو (بنكي) ويتضمن الخيارات التالية:
- شيك: يستخدم هذا الخيار إذا كان طلب القبض بشيك من البنك.
- تحويل: يستخدم هذا الخيار إذا كان طلب القبض (تحويل) ويقصد به تحويل مبلغ بأي وسيلة من الوسائل إلى حساب المنشأة في البنك من حساب المودع بدون إصدار شيكات.
تلميح: عند اختيار مؤشر (شيك) تظهر بعض الحقول ذات العلاقة بالشيك كرقم البنك وطريقة ترحيل الشيكات ورقم الشيك وتاريخ الاستحقاق.
- رقم / اسم الصندوق: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع القبض (نقداً)، ويستخدم لتحديد الصندوق الذي سيتم القبض إليه.
- رقم / اسم البنك: يظهر هذا الحقل في حالة اختيار نوع القبض (شيك)، ويستخدم لتحديد البنك الذي سيتم القبض إليه.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة (الصندوق / البنك) التي سيتم القبض بها.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر التحويل بمجرد اختيار العملة مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العملات) في التهيئة العامة للنظام.
- نوع المستند: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب سند القبض، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الطلبات في تهيئة النظام.
- رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لطلب سند القبض على النحو التالي:
- ضبط التسلسل حسب الخيار المحدد في حقل تسلسل الوثيقة في شاشة متغيرات الأستاذ العام (آلي يمكن تعديله/ آلي لا يمكن تعديله/ يدوياً).
- طريقة تسلسل طلب سند القبض حسب الخيار المحدد في متغير (تسلسل سندات طلبات القبض) ما إذا كان (تراكمي/ حسب تسلسل النوع/ حسب طريقة الدفع/آلية تسلسل سندات القبض)
- تسلسل الطلبات يعتمد على طريقة التسلسل التي تم تهيئتها في شاشة أنواع الطلبات إذا كان (تسلسل عام لجميع الأنواع / لكل نوع تسلسل مستقل).
- التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ طلب سند القبض، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ (آلي يمكن تعديله /آلي لا يمكن تعديله /يدوياً).
- المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ طلب السند (المدين) إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فيظهر المبلغ المحلي آلياً بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص له.
تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.
- المبلغ الأجنبي: يظهر هذا الحقل إذا كانت العملة أجنبية ويستخدم لإدخال مبلغ طلب السند (المدين) بالعملة الأجنبية.
- رقم المركز / رقم المشروع / رقمالنشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري).
- البيان: يتم في هذا الحقل تسجيل البيان التوضيحي للطلب، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) من شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم مرجع الطلب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
- اسم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل اسم مرجع طلب سند القبض.
- رقم المحصل: يتم في هذا الحقل اختيار المحصل إذا كان المحصل هو من سيقوم بعملية القبض.
- نسبة العمولة: يتم في هذا الحقل تحديد نسبة عمولة المحصل.
- عدد المرفقات: يتم في هذا الحقل تسجيل عدد الوثائق المرفقة بطلب سند القبض.
- إنزال بيانات من (نوع الوثيقة): يعمل هذا الحقل إذا كان متغير إنزال استمارة القبض من نظام المرتبات في (طلب سند القبض) هو المحدد في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويتضمن خيارات (تصفية عهدة، سداد نقدي للسلف)، وكذلك (فاتورة الإيجارات) إذا كان نظام العقارات فعالاً وعلى المستخدم تحديد الخيار المناسب لإنزال البيانات.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الوثيقة التي سيتم إنزال البيانات منها.
- الحالة: يعرض النظام آلياً حالة المستند (معتمد) إذا تم اعتماد المستند (غير معتمد) إذا لم يتم اعتماده.
- مُستخدم: تظهر إشارة (✓) في هذا المربع للدلالة على أن طلب سند القبض قد تم إنزاله في شاشة سند القبض.
- معلق: يظهر هذا الخيار في حالة تفعيل المتغير (تحت الانتظار) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) ويستخدم إذا كان المستخدم يرغب بتعليق طلب سند القبض لأي سبب من الأسباب سواءً لاستكمال وثائق ناقصة أو لعدم إنزال الطلب، ومن خلال هذه الميزة يمكن حفظ الطلب بينما لا يمكن إنزاله في شاشة سند القبض إلا بعد إنهاء حالة التعليق مع العلم أنه لا يمكن الاستفادة من هذه الميزة في حالة إيقاف التعامل مع وظيفة (تعديل) في النظام.
- طريقة الترحيل: يظهر هذا الحقل عند استخدام نوع القبض (شيك)، ويستخدم لاختيار طريقة ترحيل الشيكات وتأثيرها على الحسابات وهي:
- الترحيل بتاريخ المستند: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة الدافعة) بتاريخ المستند.
- الترحيل في تاريخ الاستحقاق: يؤثر النظام آلياً على طرفي القيد (البنك والجهة الدافعة) بتاريخ الاستحقاق وليس بتاريخ المستند.
- توسيط أوراق القبض – ترحيل آلي: يوسط النظام حساب أوراق القبض ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب الدافع وعلى الحساب الوسيط (أ. ق).
- القيد الثاني يولده النظام آلياً بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ. ق) وعلى حساب البنك بدون تدخل من المستخدم.
- إدخال الاستحقاق يدوياً: يوفر النظام طريقتين للتعامل مع الشيكات المستحقة يدوياً حسب سياسة المنشأة في تعاملها مع المتغير (تأثير شيكات سندات القبض على حساب العميل) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) على النحو التالي:
- الطريقة الأولى: توسيط أوراق القبض مع التأثير على حساب العميل ففي هذه الحالة يقوم النظام بتوسيط حساب أوراق القبض ويولد قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب الدافع وعلى الحساب الوسيط (أ. ق).
- القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على حساب (أ. ق) وعلى حساب البنك مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.
- الطريقة الثانية: توسيط أوراق القبض مع استخدام بنك وسيط دون التأثير على حساب العميل وفي هذه الحالة يولد النظام قيدين محاسبيين:
- القيد الأول يولده النظام آلياً بتاريخ المستند ويؤثر على حساب البنك الوسيط وعلى الحساب الوسيط (أ. ق).
- القيد الثاني يولده النظام بتاريخ استحقاق الشيك ويؤثر على البنك الفعلي وعلى العميل (الدافع) مع عكس القيد السابق مع إمكانية إرجاع الشيك أو تأجيله من قبل المستخدم في شاشة الشيكات المستحقة للسداد يدوياً.
تلميح: تظهر هذه الطرق حسب تهيئة المتغير (ترحيل شيكات سندات القبض) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، فبحسب هذا المتغير إما أن تظهر جميع الطرق ومن ثم استخدام الطريقة المناسبة وإما الاقتصار على ظهور واستخدام طريقة واحدة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب (الدائن) يدوياً، ويمكن للمستخدم البحث بجزء من رقم الحساب أو جزء من الاسم في حقل رقم الحساب ومن ثم استخدام F9، ويمكن البحث بعد استخدام F9 في قائمة الحسابات برقم الحساب أو جزء منه أو اسمه أو جزء من الاسم في حقل (بحث)، وإذا كان الحساب يخص مورد معين يتم استدعائه بـ F8 أما إذا كان حساب عميل فيستدعى باستخدام F7.
- الحسابالتحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب التحليلي (الدائن) من قائمة الحسابات التحليلية التي تظهر بواسطة (F9) أو إدخاله يدوياً إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل (رقم الحساب) السابق له حساباً تحليلياً.
- الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتسجيل البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، وفي حالة عدم تدوينه يظهر بيان الطلب الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة الحساب الدائن التي سيتم بها إصدار طلب سند القبض مع إمكانية استخدام أكثر من عملة للحساب الواحد.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة المختارة مع إمكانية تعديله في إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العملات) في التهيئة العامة للنظام.
- المبلغ المحلي: يتم في هذا الحقل إدخال مبلغ القبض (الدائن) بالعملة المحلية على مستوى كل حساب إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فيظهر المبلغ المحلي آلياً بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي في الحقل المخصص له.
تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.
- المبلغ الأجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ الدائن إذا كانت عملة الحساب أجنبية وبموجب سعر التحويل يظهر المبلغ المقابل في حقل المبلغ المحلي.
- إجماليالجانب الدائن: يظهر إجمالي الحسابات الدائنة بالعملة المحلية في الحقل المخصص له أسفل الشاشة مع إظهار الفارق بين المبلغ الدائن والمبلغ المدين الذي تم تسجيله في البيانات الرئيسية.
- مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري)، مع إمكانية استخدام أكثر من مركز / مشروع / نشاط مع الحساب الواحد، أو يعرض النظام بيانات هذه الحقول آلياً من واقع تبويب البيانات الافتراضية قابلة للتعديل.
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم المرجع على مستوى الحساب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حروفاً، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، وفي حالة عدم تسجيله يظهر رقم المرجع الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، أو يعرض النظام بيانات هذا الحقل آلياً من واقع تبويب البيانات الافتراضية قابلة للتعديل.
- أمر الشغل: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير (استخدام نظام أمر الشغل) في متغيرات نظام العملاء، ويستخدم لاختيار رقم أمر الشغل المعني بعملية القبض.
- رقم الشيك: يظهر العمود في حالة تفعيل اختيار نوع القبض (شيك)، وتستخدم لإدخال رقم الشيك على مستوى الحساب.
- تاريخ الاستحقاق: يستخدم لإدخال تاريخ استحقاق الشيك.
- الفرع المستفيد: يظهر هذا العمود عند تفعيل المتغير (إظهار الفرع المستفيد) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويتم فيه إدخال رقم الفرع المستفيد في حالة قبض مبلغ لصالح فرع آخر، وسيترتب على استخدام الفرع المستفيد تأثيرات محاسبية سيتم توضيحها في شاشة (سند القبض).
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ
- اعتماد: بمجرد النقر على زر (الاعتماد) في شريط الأدوات تظهر شاشة أخرى تتضمن الخيارات التالية:
- غير معتمد: يعبر عن حالة طلب سند القبض قبل عملية الاعتماد.
- معتمد: يحدد هذا الخيار في حالة الموافقة على طلب سند القبض، ويترتب على ذلك إمكانية إنزال الطلب في شاشة سند القبض.
- رفض: يحدد هذا الخيار في حالة رفض طلب سند القبض رفضاً نهائياً وبالتالي لا يمكن التعامل معه.
- إرجاع: يحدد هذا الخيار في حالة إعادة طلب سند القبض إلى المستوى السابق لغرض استيفاء بعض الإجراءات.
- بيان الاعتماد: يُسجل في هذا الحقل البيان التوضيحي للإجراء الذي تم.
ثالثاً: الحسابات
يظهر هذا التبويب في حالة تفعيل المتغير (تفعيل صلاحية تعدد الحسابات المدينة في سند القبض) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، ويستخدم في حالة تعدد الحسابات المدينة في سند القبض كأن يقوم العميل بتسديد مديونيته إلى صندوق المنشأة ومقابل تحفيز العميل على تسديد مديونيته بالكامل سيتم منحه خصم، وفي هذه الحالة سيكون القيد على النحو التالي:
من مذكورين
17.000 حـ / الصندوق
3.000 حـ / الخصم المسموح به
20.000 إلى حـ / العميل
رابعاً: بيانات إضافية
يختص هذا التبويب في تمكين المستخدم من تعريف حقول جديدة بمسميات جديدة لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية معينة عن طلبات سندات القبض والاستفادة منها في التقارير، بعد أن يتم إعادة تسمية تلك الحقول من شاشة (ترجمة النصوص) في التهيئة العامة للنظام.
خامساً: البيانات الافتراضية
هي البيانات التي يتم إدخالها لغرض تعميمها أمام الحسابات في البيانات التفصيلية كبيانات افتراضية قابلة للتعديل تسهيلا لعملية الإدخال.
سادساً: استيراد من ملف
يمكن للمستخدم من خلال هذا التبويب استيراد طلبات سندات القبض من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال الطلبات إلى الشاشة، ويتم ترتيب ملف الأكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب الطلبات وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الاكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.