بطاقة إيراد

الاستخدام

تُستخدم هذه الشاشة لإدارة وفوترة الإيرادات غير المرتبطة بحجوزات الإقامة، مثل تأجير القاعات والخدمات الخارجية، من خلال تحميل قيمتها على غرف وهمية (Post Master) كحسابات مالية مؤقتة، وتُرحَّل هذه الإيرادات إلى الحسابات المخصصة في دليل الحسابات، ثم تُسوى أرصدة الغرف الوهمية بالسداد المباشر أو بتحويلها إلى حسابات الذمم المدينة عند الدفع الآجل، بما يضمن إثبات الإيرادات والضرائب بدقة، دون التأثير على إشغال أو توافر الغرف الفعلية.

طريقة استخدام الشاشة

يتم استخدام الشاشة بإدخال بيانات الحجز، وتحديد رمز السعر والغرفة الوهمية (البوست ماستر)، ثم الضغط على زر “حجز” لحفظ العملية وإنشاء الحجز، واستكمال الإجراءات التشغيلية والمالية المرتبطة بها.

أولاً: تفاصيل البوست ماستر

يُستخدم هذا التبويب لتحديد بيانات الخدمة الأساسية، بما يشمل فترة تقديم الخدمة، وعدد المستفيدين منها، حيث يعتمد النظام على هذه البيانات في احتساب قيمة الإيراد وتطبيق التسعيرة المناسبة للخدمة.

• تاريخ الوصول/ تاريخ المغادرة: يُستخدمان لتحديد فترة تقديم الخدمة أو النشاط المرتبط بالإيراد، مع إمكانية تحديد تاريخ المغادرة يدويًا أو احتسابه تلقائيًا بناءً على تاريخ الوصول وعدد الليالي، ويمكن إدخال التواريخ مباشرة أو اختيارها من خلال التقويم. (Calendar)
• ليالي: يظهر عدد ليالي الإقامة المُحتسب من الفرق بين تاريخي الوصول والمغادرة، أو المُدخل يدوياً لتحديد تاريخ المغادرة تلقائياً، مع إمكانية التعديل بـ (+/-).
• البالغين: يُستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الأشخاص البالغين المرتبطين بالخدمة أو الفعالية (مثل عدد الحضور في القاعة)، بما يتوافق مع السعة الاستيعابية ويُستخدم في احتساب السعر المطبق، مع إمكانية التعديل بـ (+/-).

ثانياً: تفاصيل الحجز

يُستخدم هذا التبويب لإدخال وإدارة بيانات حجز غرف البوست ماستر، وتطبيق التسعيرات المعتمدة، وربط الخدمة بالغرفة الوهمية لإثبات الإيرادات وتسوية الحسابات، دون التأثير على نسب وإحصاءات الإشغال الفعلية.

• اسم النزيل: يُستخدم لتحديد اسم النزيل المستفيد من الخدمة، مع إمكانية البحث عن نزيل مسجل أو إضافة نزيل جديد من خلال زر (+)، وعند النقر عليه، تظهر شاشة تتيح إدخال البيانات الشخصية للنزيل.
• نوع الحجز: يُستخدم لتحديد نوع الحجز للغرف الوهمية الخاصة بالخدمة من القائمة المنسدلة، وفق أنواع الحجز المُعرّفة مسبقاً في شاشة “أنواع الحجز” ضمن المدخلات (مثل: مؤكد، تسكين مباشر، غير مؤكد).
• مصدر الحجز: يُستخدم لتحديد الوسيلة التي تم من خلالها تم حجز غرف البوست ماستر من القائمة المنسدلة المُعرّفة مسبقًا في شاشة “مصادر الحجز”.
• رمز السعر: يُستخدم لاختيار خطة التسعير المطبقة على هذه الخدمة، مثل: سعر تأجير القاعات، أسعار المجموعات، وبناءً عليه تتغير الأسعار تلقائيًا، والمعرفة مسبقًا في شاشة “رمز السعر” ضمن إدارة التسعير.
• رمز السوق: يُعرض تلقائياً وفقاً لرمز السعر المختار، استناداً إلى ارتباطه المسبق بالتسعيرة المُعرَّفة في شاشة رمز السعر، مع إمكانية تعديله من القائمة المنسدلة المُعرَّفة مسبقاً في شاشة رمز السوق.
• نوع الغرفة: يُستخدم لاختيار نوع غرفة البوست ماستر من القائمة المنسدلة، والمعرّف مسبقًا في شاشة “أنواع الغرف”، وذلك عند تفعيل مؤشر “غرفة وهمية”، وتُعد غرفة افتراضية داخل النظام لا تُستخدم للتسكين الفعلي، وإنما تُخصص لأغراض التسوية المحاسبية والتنظيمية والإدارية.
• اختيار الغرفة: يُستخدم لاختيار غرفة البوست ماستر من القائمة المنسدلة، والمعرّفة مسبقًا في شاشة “الغرف” كغرفة وهمية عند تفعيل مؤشر ” غرفة وهمية”، وتُستخدم لأغراض التسوية المحاسبية والتنظيمية.

ثالثاً: جدول عرض تفاصيل الحجز

يُستخدم هذا التبويب لعرض ملخص إجمالي قيمة الحجز، بما يشمل تكلفة الإقامة والخدمات والضرائب وأي رسوم إضافية، ويُعد للعرض فقط بهدف مراجعة المبلغ النهائي قبل إتمام الحجز دون إمكانية التعديل.

• ملاحظات: يُستخدم لإضافة ملاحظات أو تنبيهات مرتبطة بالحجز، بهدف نقل المعلومات المهمة بين موظفي الاستقبال خلال مختلف مراحل إقامة النزيل ( حجوزات، تسكين، مغادرة)، ويتضمن الحقول التالية:
• النوع: يُستخدم لتحديد نوع الملاحظة، سواءً كانت تنبيهاً للمعلومات الهامة التي تتطلب انتباه الموظف، أو ملاحظة لتسجيل المعلومات العامة أو تفضيلات النزيل، أو مرفقاً لإرفاق مستند أو ملف مرتبط بالملاحظة.
• مكان العرض: يُستخدم لتحديد المرحلة التي تظهر فيها الملاحظة داخل النظام، سواءً أثناء الحجوزات عند عرض أو تعديل الحجز، أو خلال التسكين أثناء إجراءات تسكين النزيل، أو عند المغادرة.
• مؤشر عرض: عند تفعيله، تظهر الملاحظة لموظفي النظام في المرحلة المحددة.
• مؤشر طباعة: عند تفعيله، تُدرج الملاحظة ضمن المستندات والتقارير المطبوعة الخاصة بالحجز.
• البيان: يُستخدم لإدخال نص الملاحظة أو التنبيه بالتفصيل.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ البيانات وإضافته للنظام أو إلغاء العملية دون حفظ التغييرات.
• حجز: يُستخدم لحفظ الحجز دون تنفيذ التسكين، حيث يُرحَّل إلى شاشة “القادمون” إذا وافق تاريخ الوصول التاريخ الفندقي، أو إلى شاشة “الحجوزات” إذا كان تاريخ الوصول لاحقاً، وعند تنفيذ التسكين، تُرحَّل قيمة الإيراد تلقائياً إلى كشف حساب غرفة البوست ماستر (الفوليو) لاستكمال إجراءات السداد والترحيل المحاسبي.

رابعاً: القيود اليومية تنتج عن إجراء العمليات عبر الشاشة الحالية

• تُستخدم شاشة “بطاقة إيراد” لتسجيل وإثبات إيرادات الخدمات على غرف البوست ماستر (Post Master)، وفق مرحلتين رئيسيتين للمعالجة المحاسبية.

إثبات الإيراد والضريبة

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		حـ/ النزلاء المقيمين (حساب بوست ماستر – رقم الغرفة)	بتاريخ الوثيقة
	××	حـ/ الإيرادات (مثل: إيراد قاعات، إيراد خدمات)	بتاريخ الوثيقة
	××	حـ/ ضريبة القيمة المضافة	بتاريخ الوثيقة
تسجيل حجز غرف بوست ماستر، إثبات مديونية العميل

تسوية الحساب تتم هذه المرحلة عند سداد قيمة الخدمة، وتختلف المعالجة المحاسبية بحسب طريقة السداد.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		ح/ (الصندوق، البنك، العملاء، إلخ) حسب طريقة الدفع	بتاريخ الوثيقة
	××	حـ/ النزلاء المقيمين (حساب بوست ماستر)	بتاريخ الوثيقة
إقفال حساب البوست ماستر، وتحويل المديونية إلى حساب الذمم المدينة لمتابعة التحصيل.

ملاحظة: بعد إنشاء الحجز ونقله إلى شاشة “القادمون” أو “الحجوزات”، تتم دورة الحجز كما في الحجوزات السابقة سواء لحجز فردي أو المجموعات، بما يشمل التسكين أو الإلغاء، وإدارة تفاصيل الحجز، وإضافة الباقات، وتعديل الغرفة، والسداد، والمغادرة، وغيرها من الإجراءات الموضحة سابقاً في شاشات الحجوزات.