الحجوزات

الاستخدام

تُعد شاشة الحجوزات المركز الرئيسي لإدارة ومتابعة العمليات الفندقية اليومية، حيث تجمع جميع مراحل دورة حياة الحجز ضمن واجهة موحدة تُمكّن موظف الاستقبال من إدارة الحجوزات بكفاءة وسهولة، ومن خلال التبويبات المختلفة، مثل (القادمون، والمقيمون، والمغادرون، والمجموعات، والملغية)، كما تتيح تنفيذ ومتابعة الإجراءات التشغيلية والمالية المرتبطة بالحجز، بدءاً من مراجعة الحجوزات المتوقعة وتسجيل الوصول، مروراً بإدارة الغرف وكشوف الحسابات (الفوليو) وترحيل الرسوم والخدمات، وصولاً إلى تسوية المستحقات وإتمام إجراءات المغادرة، ويسهم ذلك في تسريع سير العمل، وتقليل الأخطاء التشغيلية، وتحسين كفاءة إدارة الحجوزات، بما ينعكس إيجاباً على جودة الخدمة المقدمة للنزلاء.

طريقة استخدام الشاشة

تعتمد طريقة استخدام الشاشة على التنقل بين مجموعة من التبويبات التي تمثل المراحل المختلفة لدورة حياة الحجز، (وتشمل: القادمون، المقيمون، المغادرون، حجز مجموعة، الملغية، غير المؤكدة، وتم المغادرة)، ويؤدي اختيار أي تبويب إلى عرض الحجوزات المرتبطة بتلك المرحلة، مما يتيح لموظف الاستقبال تنفيذ الإجراءات المناسبة لكل حالة.

أولاً: قادمون

يُستخدم هذا التبويب لعرض الحجوزات التي يتوافق تاريخ وصولها مع التاريخ الفندقي الحالي، مع إتاحة مراجعة بيانات النزلاء واستكمال إجراءات تسجيل الوصول والتسكين، وتدعم الشاشة طريقتين لعرض البيانات بنمط (الجدول أو البطاقات)، مع إمكانية تنفيذ التسكين مباشرةً أو بعد استعراض تفاصيل حجز النزيل.

عند الدخول إلى بيانات النزيل، يعرض النظام ملخصاً لبيانات حجز النزلاء، (مثل رقم الحجز، واسم النزيل، وتاريخي الوصول والمغادرة، وعدد الليالي، وعدد النزلاء، وبيانات الغرفة، ورصيد الاستحقاق)، كما تتضمن الشاشة مجموعة من التبويبات التي تتيح مراجعة بيانات الحجز وتعديلها قبل تنفيذ عملية التسكين.

تبويب الفوليو

يُستخدم لعرض كشف الحساب (الفوليو) الخاص بالنزيل، حيث يكون في مرحلة “القادمون” قبل التسكين فارغاً دون أي حركات أو رسوم، ويظل برصيد صفري إلى حين إتمام التسكين وبدء تسجيل العمليات المالية على الحساب.

بيانات النزلاء

يعرض هذا التبويب قائمة بجميع النزلاء المرتبطين بالحجز، سواءً كانوا نزلاء رئيسيين أو مرافقين، مع بياناتهم الأساسية، بالإضافة إلى مؤشرات توضح النزيل المسؤول عن الحجز، وحالة المغادرة، وحالة المزامنة مع نظام شموس السعودي ونظام السياحة، ومن خلال أيقونة الإجراءات يمكن إجراء ما يلي:

• أيقونة الإجراءات: يُستخدم لعرض قائمة بالعمليات المتاحة على النزيل، وتشمل ما يلي:
• تعديل: عند النقر عليه، يفتح شاشة بيانات النزيل لإجراء التعديلات اللازمة على بياناته الشخصية.
• مغادرة المرافقين: يُستخدم لتحديث حالة مغادرة المرافقين بشكل مستقل عن النزيل الرئيسي، وذلك في حال كان الحجز يتضمن مرافقين.

تبويب تفاصيل الغرف

يعرض هذا التبويب تفاصيل الغرفة التي تم اختيارها أثناء الحجز، سواء قام موظف الاستقبال بتحديدها يدوياً أو قام النظام بتعيينها تلقائياً، حيث يتضمن الجدول معلومات أساسية عن الغرفة (تشمل: نوع الغرفة، تاريخ الوصول، تاريخ المغادرة)، ومن خلال أيقونة الإجراءات يمكن إجراء ما يلي:

• تعديل الغرفة: عند النقر علية، يفتح نافذة تعديل تتيح تعديل عدد النزلاء (البالغين والأطفال)، وتعديل رمز السعر، وتغيير نوع الغرفة، وبالتالي تغيير الغرفة إلى بديلة مع إعادة التسعير حسب النوع الجديد، ثم حفظ التعديلات أو إلغاؤها.
• اختيار الغرفة: عند النقر عليه، تُفتح نافذة لاختيار غرفة بديلة من نفس النوع، مع عرض بيانات الغرفة (المبنى والطابق) وحالتها (مثل: نظيفة، متسخة، وغيرها)، بالإضافة إلى قائمة بالغرف المتاحة لاختيار الغرفة المناسبة، ثم تأكيد أو إلغاء العملية.

ملاحظة: يحدد إعداد متغير “تسكين الغرف المتسخة” آلية التعامل مع الغرف التي حالتها متسخة أثناء التسكين، حيث يمكن للنظام السماح بالتسكين مباشرةً، أو منعه، أو طلب تأكيد المستخدم قبل إتمام التسكين حسب الخيار المحدد.

تبويب المفاتيح

يُستخدم لإدارة مفاتيح الغرف الإلكترونية المرتبطة بحجز النزيل، حيث يتيح إصدار مفاتيح للنزيل والمرافقين، بشرط الارتباط مع جهاز إصدار الكروت، وتفعيل متغير “إصدار مفتاح تلقائي عند التسكين” من إعدادات النظام عند التسكين، فيتيح إصدار مفتاح جديد، أو إيقافه مؤقتاً، أو إلغاؤه نهائياً، أو إعادة تفعيله.

تبويب الباقات والإضافات

يُستخدم هذا التبويب لإدارة الخدمات الإضافية المرتبطة بالحجز، حيث يعرض تلقائياً الباقات المضمنة ضمن الحجز أو المدرجة في رمز السعر، كما يتيح لموظف الاستقبال إضافة باقات عند الطلب بالضغط على زر “إضافة باقة” وفتح نافذة إدخال البيانات، على أن يتم ترحيل تكلفتها إلى كشف حساب النزيل (الفوليو).

تبويب الدفع المقدم

يُستخدم هذا التبويب لعرض وإدارة جميع الدفعات المقدمة التي تمّ سدادها مسبقًا خلال عملية الحجز، ويتيح للموظف تنفيذ عمليات مالية إضافية مرتبطة بها، تتيح الخيارات التالية:

• إضافة دفعة مقدمة (دفع مقدم): يُستخدم لتحصيل دفعة مقدمة من النزيل قبل التسكين، عند الضغط على زر “دفع مقدم”، تظهر نافذة تعرض إجمالي قيمة الإقامة والمبلغ المتبقي، ثم يتم تحديد طريقة الدفع وإدخال المبلغ والبيان أو الملاحظات، ثم الضغط على زر “دفع”.
• مرتجع دفعة مقدمة: يُستخدم لاسترداد جزء أو كامل الدفعة المقدمة في الحالات التي تستدعي ذلك، مثل إلغاء الحجز، يتم تحديد طريقة رد المبلغ، وإدخال قيمة المبلغ المسترد والبيان، ثم تأكيد العملية ليقوم النظام بخصم المبلغ من إجمالي الدفعات المقدمة المسجلة للحجز.
• تحويل لحجز: يُستخدم لتحويل رصيد الدفعة المقدمة من الحجز الحالي إلى حجز آخر، سواء لنزيل آخر أو لجهة أخرى، ويتم البحث عن الحجز المستهدف من خلال حقل البحث واختياره، ثم تحديد المبلغ وطريقة الدفع وإدخال البيان، ثم الضغط على زر “تحويل الآن” لإتمام العملية وتحديث أرصدة الحجوزات محاسبياً.
• تحويل لـ (Post Master): يُستخدم لتحويل رصيد الدفعة المقدمة إلى حجز غرفة PM، مع تحديد المبلغ وطريقة الدفع وإدخال البيان.

تبويب التوجيه

يُستخدم هذا التبويب لعرض وإدارة التوجيهات المُطبَّقة على حجز الشركات، حيث يتم توزيع إيرادات وخدمات النزيل بين حسابه الشخصي وحساب الشركة وفقًا لما تم تعريفه مسبقًا في شاشة رموز التوجيه، مع إمكانية إضافة توجيه جديد، عبر الضغط على زر(جديد+)، عند الضغط عليه تظهر الحقول التالية:

• مؤشر توجيه غرفة: عند تفعيل هذا المؤشر، يظهر حقل “اختر الغرفة” لتحديد الغرفة المراد توجيه إيراداتها إلى حساب الشركة.
• مؤشر توجيه نافذة(فاتورة): عند تفعيل هذا المؤشر، يظهر حقل “اختر النافذة” لتحديد فاتورة النزيل والشركة المستهدفة من القائمة المنسدلة، ليتم توجيه قيمة الفاتورة من حساب النزيل إلى حساب الشركة.
• اختر الغرفة/ نافذة: يتم من خلال هذا الحقل تحديد الغرفة عند تفعيل توجيه غرفة، أو اختيار النافذة (الفاتورة) عند تفعيل توجيه نافذة، وذلك من القائمة المنسدلة الخاصة بكل خيار.
• اختر الشركة: يظهر هذا الحقل عند تفعيل مؤشر توجيه نافذة، ويُستخدم لتحديد الشركة التي سيتم توجيه فاتورة النزيل إليها.
• من تاريخ/ إلى تاريخ: يُستخدم لتحديد فترة سريان التوجيه، ويقوم النظام بتطبيقه خلال المدة المحددة فقط.
• مؤشر رمز التوجيه: عند تفعيله، تظهر قائمة منسدلة تحتوي على رموز التوجيه المُعرّفة مسبقًا من شاشة “رمز التوجيه”.
• مؤشر حساب العمليات: عند تفعيله، يتم تحديد أنواع العمليات المطلوب توجيهها إلى الشركة، مثل إيراد الغرفة أو الوصول المبكر وغيرها.
• إضافة التوجيه: عند الضغط عليه، يتم حفظ التوجيه وتطبيقه آلياً خلال هذه الفترة.

ملاحظة: لا يمكن إضافة توجيه جديد إذا كان يوجد توجيه سابق لنفس الحجز خلال الفترة نفسها.

تبويب الملاحظات

يُستخدم تبويب الملاحظات لإضافة ملاحظات أو تنبيهات مرتبطة بالحجز، بهدف نقل المعلومات المهمة بين موظفي الاستقبال خلال مختلف مراحل إقامة النزيل (الحجوزات، التسكين، المغادرة)، مع إمكانية إضافة ملاحظات جديدة.

تبويب طلبات النزلاء

يُستخدم لإدارة ومتابعة طلبات النزلاء الموجهة إلى أقسام الفندق المختلفة (الصيانة، الإشراف الداخلي، المطعم، المغسلة)، وعند تفعيل متغير “تفعيل تطبيق النزيل” يمكن للنزيل مسح رمز QR لإرسال طلباته ذاتياً، ويتيح النظام إضافة الطلبات مع تحديد نوع الخدمة والغرفة والملاحظات، وعند تفعيل متغير “تحويل طلبات النزيل إلى مهام” يتم تحويلها إلى مهام للموظفين، كما يمكن من أيقونة الإجراءات متابعة حالة الطلب وإسناد المهمة لموظف أو إلغاؤه.

تبويب سجل الأحداث

يُستخدم هذا التبويب لعرض سجل العمليات والتغييرات التي تمّت على الحجز، حيث يوثق النظام تلقائيًا كل إجراء يتم تنفيذه من قبل المستخدمين، مما يوفر تتبعًا كاملًا لتاريخ الحجز من لحظة إنشائه وحتى مغادرة النزيل.

إتمام التسكين

يتم عملية التسكين من خلال النقر على زر “تسكين”، حيث تظهر الشاشة متضمنة الحقول التالية لإتمام عملية التسكين:

تبويب الهويات

• البيانات الشخصية: يتيح هذا تبويب مراجعة أو تعديل بيانات النزيل الأساسية، (مثل: الاسم، والجنس (ذكر/أنثى)، وتاريخ الميلاد مع إمكانية التحويل إلى التاريخ الهجري، وتصنيف النزيل (مثل: مواطن، مقيم)، والجنسية والدولة، بالإضافة إلى إمكانية رفع أو التقاط صورة شخصية.
• بيانات الهوية: يتيح هذا التبويب إضافة وتعديل بيانات هوية النزيل، من خلال تحديد نوع الهوية (مثل: جواز سفر)، وبلد الإصدار ورقم الهوية، كما يتيح إضافة أكثر من هوية عبر زر “إضافة هوية أخرى”، مع إمكانية رفع أو التقاط صورة للهوية، بما يضمن مطابقة البيانات للمستندات الرسمية.
• بيانات الاتصال: يتيح هذا التبويب إضافة أو تعديل وسائل التواصل الخاصة بالنزيل، حيث يمكن تحديد نوع الاتصال وإدخال رقم الجوال مع إمكانية تحديده كرقم افتراضي للتواصل، بالإضافة إلى إمكانية إضافة وسائل اتصال أخرى عبر زر “إضافة هاتف”.
• بيانات الإيميل: يتيح هذا التبويب إضافة وتعديل عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالنزيل، مع إمكانية تحديد نوع البريد، وتعيينه كبريد افتراضي للتواصل، بالإضافة إلى إمكانية إضافة عناوين بريد إلكتروني أخرى عبر زر “إضافة بريد إلكتروني”.
• زر حفظ بيانات النزيل بعد التعديل: يُستخدم لحفظ وتأكيد جميع التعديلات على بيانات النزيل.
• زر التالي: يُستخدم للانتقال إلى التبويب التالي لاستكمال إجراءات التسكين.

تبويب حالة الغرفة

يهدف هذا التبويب إلى تمكين موظف الاستقبال من اختيار وتعديل الغرفة المناسبة للنزيل أثناء عملية التسكين، من خلال عرض الغرف المتاحة وتصفيتها وفقاً لحالتها، كما تتضمن الشاشة قسمين رئيسيين، وتحتوي على مجموعة من المؤشرات والحقول التي تشمل:

• إلغاء تعيين الغرفة: يُستخدم في حال قيام النظام بتعيين غرفة تلقائياً أثناء عملية الحجز، حيث يتيح فك ارتباط النزيل بالغرفة الحالية للتمكن من اختيار غرفة بديلة.
• تغيير الغرفة: يُستخدم لتعيين غرفة بديلة للنزيل الحالي بدلاً من الغرفة المخصصة مسبقاً.
• مؤشر نظيفة: يُستخدم لعرض الغرف الجاهزة للتسكين بعد تنظيفها وفحصها من قبل قسم الإشراف الداخلي.
• مؤشر متسخة: يُستخدم لعرض الغرف التي غادرها النزلاء ولم يتم تنظيفها بعد.
• مؤشر خارج الطلب/ الخدمة: يُستخدم لإظهار الغرف التي تم استبعادها مؤقتاً من التشغيل بسبب الصيانة أو لأسباب إدارية.
• مؤشر استبعاد الغرف المتوقع مغادرتها: يًستخدم لإخفاء الغرف المشغولة بنزلاء من المتوقع مغادرتهم خلال اليوم لضمان عدم حجزها بشكل غير صحيح.
• مؤشر احتياجات خاصة: يُستخدم لتصفية الغرف المجهزة لاستقبال النزلاء من ذوي الهمم.
• اختيار الغرفة: يُستخدم لتحديد غرفة بديلة للنزيل من القائمة المنسدلة، وفقاً للمؤشرات المحددة لعرض الغرف المتاحة.
• المبني/ الطابق: يُستخدمان لتحديد المبنى والطابق التي تقع به الغرفة البديلة، ويتم اختيارهما من القوائم المنسدلة الخاصة بالمباني والطوابق المُعرفة مسبقاً في النظام.

تبويب تفاصيل الدفع

يُستخدم هذا التبويب لإدارة وتسجيل الدفعات المقدمة الخاصة بالنزلاء قبل عملية التسكين، حيث يتيح إضافة دفعة مقدمة جديدة، مع عدم إمكانية إضافة أي دفعات بعد إتمام التسكين، كما يوفّر إمكانية عرض ومراجعة جميع الدفعات المقدمة السابقة أثناء عملية الحجز، ويتضمن قسمين رئيسيين يحتويان على الحقول التالية:

• سجل الدفعات المقدمة: يعرض جدولاً يوضح تفاصيل الدفعات المقدمة المسجلة أثناء إنشاء الحجز، مع إمكانية عرض التفاصيل عبر زر السهم وسجل الدفعات السابقة، ويقتصر على العرض والمراجعة دون إمكانية التعديل.
• إضافة دفعة مقدمة جديدة: يُتيح إضافة دفعة مقدمة جديدة قبل التسكين، حيث يتضمن الحقول التالية:
• طريقة الدفع: يُستخدم هذا الحقل لاختيار وسيلة السداد التي يستخدمها النزيل، مثل نقدي، بطاقة الائتمان، الشيك أو التحويل البنكي، مع إمكانية استخدام أكثر من وسيلة دفع للدفعة الواحدة.
• المبلغ: يستخدم لإدخال القيمة المالية التي يتم تحصيلها من النزيل، سواءً تم دفعه نقداً أو عبر بطاقة ائتمان أو من خلال شيك أو تحويل بنكي.
• نوع البطاقة: قائمة منسدلة لاختيار نوع البطاقة مثل (فيزا، ماستر كارد، مدى، وغيرها).
• البنك: يُستخدم لاختيار البنك المُصدر للشيك في حال استخدام طريقة “شيك”، أو البنك المُحوَّل إليه في حال استخدام طريقة “تحويل بنكي”، وذلك من القائمة المنسدلة.
• رقم الشيك/ رقم التحويل البنكي: رقم تسلسلي أو مرجعي صادر من البنك أو نظام الحوالة، يُستخدم لتوثيق العملية.
• إجمالي المبلغ المدفوع: حقل يُعرض آلياً مجموع جميع المبالغ المُدخلة في طرق الدفع المختلفة.
• حفظ بيانات الدفع: عند النقر عليه، يقوم النظام بإنشاء سند مالي آلي ويتم ترحيله مباشرة إلى حساب النزيل (الفوليو)، مع تحديث رصيد النزيل فوراً، وإصدار قيد محاسبي في النظام المالي لضمان تسجيل واعتماد العملية محاسبياً.
• مؤشر سجل الدفعات: عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام بعرض السجل المالي للحجز، متضمناً جميع مبالغ الدفعات المقدمة التي تم تحصيلها مسبقاً من النزيل خلال مرحلة الحجز، ويهدف ذلك إلى تمكين موظف الاستقبال من التأكد من تسجيل الدفعات قبل تسكين النزيل.
• إلغاء: يُستخدم هذا الزر لإلغاء عملية التسكين بالكامل وإغلاق الشاشة دون حفظ أي بيانات، مع بقاء الحجز في تبويب “القادمون” دون أي تعديل.
• طباعة بطاقة التسجيل: يُستخدم لإصدار وطباعة بطاقة تسجيل الدخول الخاصة بالنزيل، وتحتوي على بيانات النزيل الأساسية، وتُعتمد كإثبات رسمي ضمن إجراءات التشغيل والإجراءات القانونية.
• تسكين: يُستخدم لإتمام عملية تسجيل الوصول، فإذا كان تاريخ الوصول يوافق التاريخ الفندقي الحالي، يُنقل الحجز إلى تبويب “المقيمون” مع إنشاء الفوليو وترحيل إيراد الغرفة وتحديث حالة الغرفة إلى “مشغولة”، وإصدار المفتاح الإلكتروني عند توفر الربط، أما إذا كان تاريخ الوصول لاحقاً للتاريخ الفندقي الحالي، فيُحفظ الحجز ويُنقل إلى تبويب “الحجوزات” حتى موعد الوصول.

ملاحظة: عند تفعيل متغير تفعيل التوقيع الرقمي لعقد الإقامة عند الشيك إن المباشر، يعرض النظام شاشة التوقيع الإلكتروني لإتمام توقيع عقد الإقامة قبل استكمال عملية التسكين.

ملاحظة: في الحجوزات متعددة الغرف، والتي تُميَّز بعلامة، يجب أولاً فصل الحجز ثم البدء بتسكين الحجز الرئيسي قبل تسكين الحجوزات التابعة، وبشكل افتراضي، تُوجَّه جميع العمليات المالية والخدمات إلى الحساب الرئيسي، بينما تظهر الحسابات التابعة دون رصيد نتيجة توجيه العمليات إليها، وعند الحاجة، يمكن توجيه العمليات أو نقلها بعد التسكين من تبويب “مقيمون” إلى حساب كل غرفة، عن طريق “نقل عمليات إلى حساب نزيل آخر”، لتتم محاسبة كل غرفة بشكل مستقل، وسيتم توضيح ذلك في تبويب “مقيمون”.

تتضمن الشاشة مجموعة من أزرار التحكم الموجودة في الجزء العلوي من الشاشة

• زر المزيد: يُستخدم لعرض قائمة بالخيارات الإضافية الخاصة بإدارة الحجز، وتشمل ما يلي:
• حجز جديد: عند اختياره، ينتقل مباشرة إلى شاشة حجز جديد، دون الحاجة للخروج من الشاشة الحالية.
• طباعة مذكرة الحجز: عند اختياره، تظهر نافذة لاختيار نوع ونموذج التقرير لطباعة تفاصيل الحجز.
• دفع مقدم: عند اختياره، تظهر نافذة لإضافة دفعه مقدمة جديدة قبل التسكين.
• مرتجع دفع مقدم: عند اختياره، تفتح نافذة لعمل مرتجع لاسترداد المبالغ التي دفعها النزيل مسبقاً في حال الحاجة لذلك (مثل إلغاء الحجز).
• إصدار مفتاح: (يظهر باللون الباهت إذا لم يتم التسكين) ويُستخدم لبرمجة وإصدار كرت الغرفة الإلكتروني للنزيل، عند تفعيل متغير” إصدار مفتاح عند التسكين”.
• إلغاء الحجز: عند اختياره، يتم إلغاء الحجز وإدخال السبب ويظهر ضمن تبويب حجوزات ملغية.
• طباعة العقد: عند اختياره، تظهر نافذة لاختيار نوع ونموذج الطباعة لطباعة عقد الإقامة الرسمي الذي يحتوي على الشروط والأحكام ليقوم النزيل بالتوقيع عليه عند الوصول.
• زر تعديل: يستخدم لفتح شاشة بيانات الحجز وإجراء التعديلات اللازمة قبل تنفيذ عملية التسكين.
• زر تسكين: يُستخدم لتنفيذ عملية تسجيل الوصول، فإذا وافق تاريخ الوصول التاريخ الفندقي، يُنقل الحجز إلى تبويب “المقيمون” مع إنشاء الفوليو وبدء ترحيل الرسوم، أما إذا كان تاريخ الوصول لاحقاً للتاريخ الفندقي، فيُنقل الحجز إلى تبويب “الحجوزات”حتى موعد الوصول.

ثانياً: المقيمون

يُستخدم تبويب المقيمون لإدارة جميع الحجوزات التي تم تسكينها ويقيم أصحابها داخل الفندق، حيث يتيح متابعة الجوانب التشغيلية والمالية للإقامة، بما يشمل إدارة كشف الحساب (الفوليو)، وترحيل الرسوم والخدمات، وإضافة المدفوعات، وتنفيذ العمليات التشغيلية مثل نقل الغرفة، وتمديد الإقامة، وإدارة طلبات النزلاء، كما يمكن عرض البيانات بنمط (البطاقات/ الجداول) وفقاً لتفضيل المستخدم، وعند الدخول إلى حجز النزيل، تتوفر مجموعة من التبويبات والأدوات اللازمة لإدارة الإقامة وتنفيذ العمليات المختلفة، كما يلي:

تعرض الشاشة في الجزء العلوي بيانات الحجز الأساسية للنزيل المقيم، وتشمل (اسم النزيل، وتواريخ الوصول والمغادرة المتوقعة، وغيرها)، كما يتيح زر “تعديل” تحديث بيانات النزيل الشخصية، وتحتوي الشاشة على مجموعة تبويبات لإدارة الفوليو وتنفيذ مختلف العمليات التشغيلية الخاصة بالإقامة كما يلي:

تبويب الفوليو

يُستخدم لإدارة كشف حساب النزيل المقيم، من خلال عرض جميع الحركات المالية وتنفيذ العمليات المرتبطة بها، مثل إضافة الخدمات والمدفوعات وإجراء التعديلات المحاسبية، للتسوية عند المغادرة، وتشمل العمليات في تبويب ما يلي:

• دفع: يُستخدم لسداد دفعة على الفوليو المحدد، عند النقر عليه، تظهر نافذة تتيح تحديد طريقة الدفع، وإدخال قيمة الدفعة والبيان، مع عرض إجمالي المبلغ المستحق والمتبقي قبل اعتماد عملية السداد.
• إضافة خدمة: يُستخدم لإضافة خدمات أو رسوم إضافية إلى حساب النزيل، مثل ترقية الغرفة، وعند النقر عليه، تظهر نافذة لاختيار الخدمة وإدخال الكمية والمبلغ والبيان، ثم تُرحّل الخدمة تلقائياً إلى الحركات المالية في الفوليو.
• صرف من الكاشير: يُستخدم لتسجيل المصروفات أو المبالغ التي يدفعها الفندق نيابةً عن النزيل، والتي لا تُعد جزءًا من رسوم الإقامة، مثل رسوم البريد أو خدمات التوصيل الخارجية، ويؤدي النقر عليه إلى فتح شاشة سند صرف لتسجيل هذه المبالغ، ليتم صرفها من كاشير المرتبط بالنزيل، ثم تحميلها على حساب (الفوليو) الخاص بالنزيل وإضافتها إلى فاتورته، بما يضمن توثيقها وتسويتها ماليًا.
• تعديل الفوليو: يُستخدم لتعديل بيانات الحركة المالية المسجلة، مثل تغيير نوع الفوليو من شخصي إلى شركة لتحويل الفاتورة، مع تعديل طريقة الدفع ونوع الضريبة حسب الصلاحيات، ويعرض الرصيد المستحق للنزيل.
• طباعة الفوليو: يُستخدم لطباعة كشف حساب النزيل متضمناً جميع الحركات المالية، سواء عند تسجيل المغادرة أو بناءً على طلب النزيل.

عند النقر على المؤشر بجانب التاريخ سواء أمام أي عملية أو الكل، يتم تفعيل قائمة العمليات من خلال النقاط الثلاث، وتشمل ما يلي:

• إضافة تسوية لعملية: تُستخدم لتسوية الفروقات أو تعديل قيمة عملية مالية محددة دون تعديل الحساب المرحل له، مع عرض تفاصيل الفاتورة وإتاحة تعديل المبلغ وإضافة بيان.
• نقل عمليات إلى: يُستخدم لإعادة توزيع الأعباء المالية، وتشتمل هذه العملية على الخيارات والحقول التالية:
• نوع الحساب: يُستخدم لتوجيه العملية إلى جهتين:
• حساب نزيل أخر: يُستخدم في حالات التسكين متعدد الغرف لفك الارتباط المالي وتوزيع التكاليف والخدمات من الحساب الرئيسي إلى حساب كل غرفة بشكل مستقل، مع تحديد الغرفة وإدخال البيان.
• الشركة: يُستخدم في تحويل عمليات محددة من حساب النزيل إلى حساب شركة ضمن الذمم المدينة.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ البيانات وإضافته للنظام أو إلغاء العملية دون حفظ التغييرات.
• نقل إلى نافذة أخرى: يهدف إلى توزيع الحركات المالية على أكثر من نافذة (فاتورة) داخل حساب النزيل، حيث يتم عند نقل حساب محدد في العمليات من حساب النزيل إلى حساب الشركة إنشاء نافذة جديدة (فاتورة) لحساب الشركة من خلال ” نقل العمليات إلى”، وعند نقل عملية محددة مثل إيجار غرفة أو دفعة مقدمة إلى فواتير مستقلة يتم الاختيار هنا بين فاتورة النزيل وفاتورة الشركة.
• توجيه إلى ضيافة: تُستخدم عند اعتبار البند المالي خدمة ضيافة مقدمة من الفندق، حيث يتم نقل قيمته من حساب النزيل، ويفعل تبويب الضيافة لتسجيله كمصاريف يتحملها الفندق، وبالتالي لا يُطالب النزيل بسداد قيمته.
• تعديل العملية: تُستخدم لتعديل عمليات الدفع التي تم تسجيلها من خلال الشاشة، وذلك في حال تغيير طريقة الدفع المستخدمة أو تعديل المبلغ، كما تتيح حذف الخدمات اليدوية التي تمت إضافتها من خلال تبويب “إضافة خدمة”، عند اختيار “تعديل عملية”، تظهر نافذة تحتوي على ملخص العملية المنفذة، مع إتاحة تعديل البيانات أو حذف الخدمة اليدوية، ثم يتم حفظ التعديلات بالضغط على زر “تعديل”.
• عكس العملية: تُستخدم لعكس أثر العملية المالية التي تم تنفيذها مسبقاً في حالة تعديل طريقة الدفع (مثل التحويل من كاش إلى تحويل بنكي بمبلغ 50)، وعند اختيار “عكس العملية” تظهر رسالة تأكيد، ثم يقوم النظام بإنشاء حركة عكسية بنفس القيمة بالسالب داخل نفس الفاتورة، مما يؤدي إلى تصفير أثر العملية الأصلية مع الاحتفاظ بسجلها لأغراض الرقابة.
• فصل العملية: تُستخدم لتقسيم عملية مالية واحدة إلى عمليتين أو أكثر بناءً على نسبة مئوية أو مبلغ محدد، حيث تعرض الشاشة قيمة العملية الأصلية مع إمكانية اختيار طريقة الفصل وإدخال القيمة، ليتم احتساب الجزء المفصول والمتبقي تلقائياً، ثم إنشاء عمليتين منفصلتين في الفوليو يمكن توجيه كل منهما لجهة أو فاتورة مستقلة.

مثال: عند وجود عملية “إيراد غرف” بقيمة ٤٫٠٠ ريال، يتم فصل ١٠٪ منها ليصبح مبلغ الفصل ٠٫٤٠ ريال والمبلغ المتبقي ٣٫٦٠ ريال، ثم يتم إنشاء عمليتين منفصلتين داخل الفوليو بنفس بيانات العملية الأصلية، إحداهما بقيمة ٠٫٤٠ ريال والأخرى بقيمة ٣٫٦٠ ريال.

تبويب الضيافة

يُستخدم هذا التبويب لعرض الحركات المالية التي تم توجيهها إلى حساب الضيافة من خلال عملية “توجيه إلى ضيافة” في تبويب الفوليو، حيث تظهر جميع العمليات المحوّلة تلقائياً مع تفاصيلها الكاملة، مما يتيح للمستخدم متابعة الخدمات المقدمة كضيافة من الفندق.

تبويب بيانات النزلاء

يُستخدم لعرض وإدارة البيانات الشخصية للنزيل المقيم والمرافقين الذين تم إرفاقهم، ويشمل معلومات مثل الرقم التسلسلي، الاسم، الجنسية، الدولة، ومستوى الحجز، بالإضافة إلى حالة المغادرة وخيارات المزامنة مع شموس والسياحة، كما يتيح تعديل البيانات لضمان تحديث الملف الشخصي وبيانات التواصل طوال فترة الإقامة.

تبويب تفاصيل الغرف

يُستخدم هذا التبويب لعرض تفاصيل الغرفة الخاصة بالنزلاء المقيمين، متضمناً بيانات أساسية (مثل: نوع الغرفة، تاريخ الوصول، وتاريخ المغادرة)، ومن خلال أيقونة الإجراءات يمكن تعديل الغرفة عبر تغيير عدد النزلاء (البالغين والأطفال) أو رمز السعر أو نوع الغرفة مع إعادة التسعير واختيار غرفة بديلة، أو اختيار غرفة بديلة من نفس النوع مع عرض تفاصيل الغرف المتاحة مثل المبنى والطابق وحالة الغرفة (نظيفة/متسخة)، ثم تأكيد التغيير أو إلغاؤه.

تبويب المفاتيح

يُستخدم لإدارة مفاتيح الغرف الإلكترونية المرتبطة بحجز النزيل، حيث يتيح إصدار المفاتيح للنزيل والمرافقين، بشرط الارتباط مع جهاز إصدار الكروت، وتفعيل متغير “إصدار مفتاح تلقائي عند التسكين” من إعدادات النظام، فيتيح إصدار مفتاح جديد، أو إيقافه مؤقتاً، أو إلغاؤه نهائياً، أو إعادة تفعيله، مع تحديث فوري لحالة المفاتيح.

تبويب الباقات والإضافات

يُستخدم لإدارة الخدمات الإضافية المرتبطة بالحجز، حيث يعرض تلقائياً الباقات المضمنة ضمن الحجز أو المدرجة في رمز السعر، ويتيح إضافة باقات أو خدمات جديدة بالضغط على زر “إضافة باقة” ليتم ترحيل تكلفتها إلى الفوليو، كما يتيح تحديد عدد الأشخاص الحاضرين من خلال الضغط على أيقونة التعديل (1) لتظهر نافذة “تحضير الوجبات” لإدخال عدد الحاضرين وتأكيد العملية أو إلغاؤها، مع إمكانية حذف الباقة أو إلغاء تفعيلها من خلال أيقونات الإجراءات.

تبويب الدفع المقدم

يُستخدم هذا التبويب لعرض وإدارة جميع الدفعات المقدمة التي تمّ سدادها مسبقًا خلال عملية الحجز، ويتيح للموظف تنفيذ عمليات مالية إضافية مرتبطة بها، تتيح الخيارات التالية:

• تحويل لحجز: يُستخدم لتحويل رصيد الدفعة المقدمة من الحجز الحالي إلى حجز آخر، سواء لنزيل آخر أو لجهة أخرى، ويتم البحث عن الحجز المستهدف من خلال حقل البحث واختياره، ثم تحديد المبلغ وطريقة الدفع وإدخال البيان، ثم الضغط على زر “تحويل الآن” لإتمام العملية وتحديث أرصدة الحجوزات محاسبياً.
• تحويل لـ (Post Master): يُستخدم لتحويل رصيد الدفعة المقدمة إلى حساب وسيط PM للاحتفاظ به مؤقتاً دون ربطه بحجز محدد، يتم تحديد المبلغ وطريقة الدفع وإدخال البيان.

تبويب التوجيه

يُستخدم تبويب التوجيه لإدارة توزيع الإيرادات والخدمات بين حساب النزيل وحساب الشركة وفقاً لرموز التوجيه المعرفة مسبقا، ويتيح تحديد الغرفة أو الفاتورة والعمليات المطلوب توجيهها، مع تحديد فترة سريان التوجيه، ليتم تطبيقه تلقائياً خلال المدة المحددة، ولا يمكن إضافة توجيه جديد لنفس الحجز خلال فترة يوجد بها توجيه فعال مسبقاً.

تبويب الحجوزات المرتبطة

يُستخدم هذا التبويب لعرض وإدارة الحجوزات الناتجة عن عملية التسكين المتعدد، حيث يتم فصل كل غرفة إلى حجز مستقل بفوليو خاص بها، كما يتيح متابعة جميع الحجوزات المرتبطة بالحجز الأساسي واستعراض بياناتها الأساسية.

تبويب الملاحظات

يُستخدم تبويب الملاحظات لإضافة ملاحظات أو تنبيهات مرتبطة بالإقامة، بهدف نقل المعلومات المهمة بين موظفي الاستقبال خلال مختلف مراحل إقامة النزيل (الحجوزات، التسكين، المغادرة)، مع إمكانية إضافة ملاحظات جديدة.

تبويب الأحداث

يُستخدم هذا التبويب لعرض سجل العمليات والتغييرات التي تمّت على الإقامة، حيث يوثق النظام تلقائيًا كل إجراء يتم تنفيذه من قبل المستخدمين، مما يوفر تتبعًا كاملًا لتاريخ الحجز من لحظة إنشائه وحتى مغادرة النزيل.

يتضمن التبويب مجموعة من أزرار العمليات الموجودة في الجزء العلوي من الشاشة

• حجز جديد/ (جديد+): يُستخدمان للانتقال مباشرةً إلى شاشة إنشاء حجز جديد، دون الخروج من هذه الشاشة.
• طباعة مذكرة حجز: تُستخدم لإصدار وطباعة مذكرة الحجز باختيار النموذج المطلوب من النماذج المتاحة.
• إضافة مرافقين: تُستخدم لإضافة نزلاء مرافقين مع النزيل الرئيسي إلى الحجز الحالي، وذلك بتحديد الغرفة، وإدخال اسم المرافق، مع إمكانية تحديد ما إذا كان طفلاً، ثم الضغط على زر “حفظ” لإضافة المرافق إلى الحجز.
• ترحيل الإيجار: يُستخدم لترحيل قيمة إقامة الليلة الحالية إلى كشف حساب النزيل (الفوليو)، ويُستخدم عند اعتماد الترحيل اليدوي أو قبل تسجيل المغادرة، وبعد الترحيل لا يمكن تعديل قيمة الليلة إلا من خلال التسويات المالية.
• تمديد الإقامة:

تُستخدم لزيادة مدة بقاء النزيل بعد التسكين، وذلك بتحديد عدد الليالي الإضافية، حيث يقوم النظام بتحديث تاريخ المغادرة تلقائيًا وعرض تفاصيل وأسعار التمديد لكل ليلة مع إجمالي المبلغ المستحق، كما يتيح خيار “تجاوز رمز السعر” تخطي قيود سياسة التسعير، وعند الحفظ يتم اعتماد التمديد وتحديث حالة الغرفة، مع إمكانية طباعة مذكرة التمديد.

• نقل إلى بطاقة إيراد: يُستخدم لنقل البيانات المالية الخاصة بالحجز إلى بطاقة إيراد في الحالات التي يتعذر فيها تسجيل مغادرة الحجز مع حاجة الفندق إلى الغرفة، حيث يتم نقلها وتصفير الفوليو، بما يتيح تسجيل مغادرة الغرفة وتحريرها مع الاحتفاظ بالبيانات المالية في بطاقة الإيراد.
• نقل الغرفة: تُستخدم نافذة نقل الغرفة لتغيير غرفة النزيل المقيم إلى غرفة أخرى، سواءً لأسباب تشغيلية أو بناءً على طلب النزيل، وتتضمن الحقول التالية:
• خطة الأسعار/ من غرفة/ نوع الغرفة: يُعرض خطة الأسعار المطبقة، ورقم الغرفة الحالية المراد نقل النزيل منها، ونوعها إذا كانت ثنائية أو ثلاثية.
• إلى غرفة: يُستخدم لاختيار رقم الغرفة الجديدة المراد نقل النزيل إليها من بين الغرف المتاحة للتسكين.
• نوع النقل: يُحدد آلية احتساب سعر الإقامة بعد النقل، ويشمل الخيارات التالية:
• النقل إلى غرفة من نفس النوع والسعر: يُستخدم لنقل النزيل إلى غرفة مماثلة من نفس الفئة والسعر دون أي تغيير.
• النقل إلى غرفة من سعر ونوع مختلف: يُستخدم لنقل النزيل إلى غرفة تختلف في الفئة أو السعر، حيث يقوم النظام بإعادة احتساب قيمة الإقامة وفقاً لسعر الغرفة الجديدة، وإنشاء القيود المالية اللازمة لتسوية فروقات السعر الناتجة عن عملية النقل.
• ترقية نوع الغرفة مع الإبقاء على سعر الغرفة الأصلية: يُستخدم لنقل النزيل إلى غرفة من فئة أعلى مع الإبقاء على سعر الغرفة الأصلية.
• السبب: يُستخدم لتحديد أو إدخال سبب نقل الغرفة، ويُعد حقلاً إلزامياً عند تفعيل متغير “سبب نقل الغرفة إجباري”، بينما يصبح إدخاله اختيارياً في حال عدم تفعيله.

ملاحظة: يتم تحديد حالة الغرفة الأصلية بعد نقل النزيل إلى غرفة أخرى وفق إعداد متغير “حالة الغرفة بعد النقل لغرفة أخرى”، حيث يحدد النظام حالتها كـ نظيفة، متسخة، يلزم استلامها، تمت مراجعتها، أو يتيح اختيارها يدويًا، مع إمكانية الإبقاء على حالتها السابقة عند اختيار لا تتغير.

• إصدار مفتاح: يُفعَّل عند تفعيل خيار “إصدار مفتاح تلقائي عند التسكين”، ويتيح إصدار كرت الغرفة الإلكتروني للنزيل عند وجود ربط مع جهاز إصدار الكروت، حيث يتواصل النظام مع الجهاز لتشفير بيانات الحجز على الكرت الذكي، ويكون الزر غير نشط (باهت) في حال عدم إتمام التسكين أو عدم وجود ربط مع نظام الأقفال الإلكترونية.
• طباعة العقد: يُستخدم لإصدار وطباعة عقد الإقامة الرسمي بين الفندق والنزيل، مع توقيع النزيل عليه كإثبات رسمي للموافقة، وإتاحة اختيار نموذج العقد المفضل.
• المغادرة: هو الإجراء النهائي لإنهاء إقامة النزيل، حيث يتم الانتقال إلى شاشة تسجيل المغادرة لمراجعة الفوليو وتسوية الرصيد المستحق، مع تحديث حالة الغرفة في شاشة ” مخطط الغرف”، ونقل بيانات الحجز من تبويب المقيمون إلى تبويب تم المغادرة.

ملاحظة: يتم تحديد حالة الغرفة بعد تسجيل مغادرة النزيل وفق إعداد متغير “حالة الغرفة بعد المغادرة”، حيث يحدد النظام حالتها كـ نظيفة، متسخة، يلزم استلامها، تمت مراجعتها، أو يتيح اختيار الحالة يدويًا، مع إمكانية الإبقاء على حالتها السابقة عند اختيار لا تتغير.

• تعديل: عند النقر عليه، يفتح شاشة بيانات النزيل لإجراء التعديلات اللازمة على بياناته الشخصية.
• تعين كـ لم يحضر: يُستخدم لتغيير حالة الحجز إلى “لم يُحضر” مع الاحتفاظ به دون اعتماده.
• إلغاء الحجز: عند اختياره، يتم إلغاء الحجز وإدخال السبب ويظهر ضمن تبويب حجوزات ملغية.
• زر البحث السريع: يُستخدم لإجراء بحث سريع وتصفية السجلات حسب حالة النزيل عبر قائمة منسدلة تشمل فئات (مثل: الكل، محجوز، ومقيم، وغيرها)، كما يتيح البحث بإدخال الاسم أو جزء منه لعرض النتائج.
• زر البحث المتقدم: تُستخدم قائمة البحث المتقدم لإجراء بحث تفصيلي ودقيق في السجلات عبر فلاتر متعددة تشمل تواريخ الوصول والمغادرة، وبيانات الحجز مثل رقم الحجز وبيانات النزيل، إضافة إلى بيانات الشركات والحجوزات الخارجية، والتحليل التسويقي مثل مصادر الحجز والغرض من الإقامة، وغيرها، وفي أسفل القائمة يوجد البحث والتصفية لتطبيق المعايير أو إعادة ضبطها.

ملاحظة (1): يتيح النظام تنفيذ إجراءات جماعية لتوفير الوقت، حيث يمكن تحديد الحجوزات عبر مربع الاختيار، أو استخدام “اختيار الكل”، ليتم تفعيل أزرار التحكم العلوية تلقائياً، وتشمل هذه الأزرار (مثل: تسكين الكل، إلغاء التسكين، تمديد الإقامة، وغيرها)، لتسهيل وتسريع تنفيذ المهام.

ملاحظة (2): تتأثر بعض الخيارات بتفعيل المتغيرات المرتبطة بها، حيث يظهر خيار تمديد بدون رسوم عند تمديد الإقامة بعد تفعيل متغير “تمديد الإقامة بدون رسوم”، كما يتم تحديد حالة الغرفة بعد إلغاء التسكين وفق إعداد المتغير “حالة الغرفة بعد إلغاء التسكين”، سواءً بتعيينها كحالة جاهزة، متسخة، معلقة أو اختيارها يدويًا، مع إمكانية الحفاظ على حالتها السابقة عند اختيار “لا تتغير”.

ثالثاً: المغادرون

يُستخدم هذا التبويب لإدارة الحجوزات التي يحين موعد مغادرتها في التاريخ الفندقي الحالي ولم يتم إقفال حساباتها، حيث يتيح تنفيذ المغادرة النهائية أو المبكرة مع مراجعة كشف الحساب (الفوليو) وتسوية الأرصدة المستحقة، وفي حال عدم تفعيل متغير “ترحيل الإيجار عند التسكين”، يجب أولاً ترحيل الإيجار والضريبة من شاشة المقيمون أو من هذا التبويب عبر زر المغادرة، ثم تأكيد الترحيل لإنشاء الفوليو وإظهار الرصيد المستحق، وبعدها يمكن متابعة إجراءات المغادرة، وعند الضغط على زر المغادرة تظهر نافذة تتضمن حالتين:

حساب شخصي

تتيح النافذة تعديل بيانات النزيل عند طريق الضغط على ” تعديل”، وتظهر الحقول التالية:

• الفوليو/ الرصيد: يُستخدم لعرض رقم الفوليو الخاص بحساب النزيل والرصيد المستحق عليه، بما يُمكّن موظف الاستقبال من التحقق من الحساب وتسوية المبلغ المتبقي قبل المغادرة.
• نوع الحساب: يتيح للمستخدم التحويل من “شخصي” إلى “شركة” أو “تحويل على حساب نزيل آخر”.
• الحساب: يُستخدم لتحديد حساب الشركة أو حساب نزيل آخر، وفقاً لنوع التحويل.
• طريقة الدفع: تُستخدم لتحديد وسيلة الدفع البديلة للسداد من القائمة (نقداً، شيك، آجل، أو تحويل بنكي).
• نوع الفاتورة الضريبي: يُستخدم لاختيار نوع الفاتورة إذا كان شخصي أو أعمال ف حالة نوع الحساب شركات.
• إلغاء/ حفظ: يُستخدم لحفظ التغييرات التي تمت على الحقول أعلاه أو التراجع عنها.
• طريقة الدفع: تُعرض تلقائيًا وفقًا لطريقة السداد المحددة عند إنشاء الحجز، مع إمكانية تعديلها لاختيار وسيلة دفع أخرى وفقًا لرغبة النزيل.
• المبلغ: يعرض النظام تلقائيًا إجمالي الرصيد المستحق على النزيل، مع إمكانية تعديل القيمة يدويًا عند تحصيل مبلغ مختلف أو تنفيذ سداد جزئي.
• رقم المرجع: يُستخدم لإدخال أو تعديل الرقم المرجعي لعملية الدفع، مثل: رقم مرجع التحويل البنكي للمطابقة.
• سعر الصرف: يُعرض تلقائيًا وفقًا للعملة المستخدمة، مع إمكانية تعديله يدويًا وفق سعر الصرف المعتمد وقت التحصيل عند السداد بعملة أجنبية، بما يضمن دقة المعالجة المالية.
• زر دفع: عند الضغط عليه، يتم ترحيل المبلغ كنقدية مستلمة في الكاشير وإغلاق الرصيد المستحق.
• زر” تسوية إلى حساب الذمم”: يُستخدم هذا الزر لتحويل الرصيد المستحق أو الرصيد الدائن في حساب الفوليو إلى حساب العميل في الذمم عند تنفيذ المغادرة، وفقًا للحالتين التاليتين:
• في حالة المديونية: يتم ترحيل المبلغ المستحق على العميل إلى حسابه في الذمم، ويُثبت كرصيد مدين.
• في حالة السداد الزائد: يتم تحويل المبلغ الزائد عن قيمة الحجز من الفوليو إلى حساب العميل في الذمم، ويُثبت كرصيد دائن لصالح العميل.

ملاحظة: عند تفعيل متغير “ترحيل القيود المحاسبية حسب الفوترة”، تُرحَّل القيود المحاسبية عند إصدار الفاتورة النهائية وربطها برقم الفاتورة، أما عند تعطيله، فتُرحَّل الإيرادات يوميًا بعد تنفيذ المراجع الليلي دون انتظار إصدار الفاتورة النهائية.

قيد اليومية الناتج عن هذه العملية:

• الحالة الأولى: ترحيل مديونية العميل إلى حساب الذمم: تُستخدم عند وجود مبلغ مستحق على العميل ولم يتم سداده عند المغادرة، يتم ترحيل قيمة المديونية من حساب الفوليو إلى حساب العميل في الذمم المدينة، بحيث يظهر المبلغ كرصيد مدين مستحق على العميل لصالح المنشأة.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ ذمم النزلاء- اسم النزيل	بتاريخ يوم المغادرة
	××	إلى ح / النزلاء بالفندق (حساب الفوليو)	بتاريخ يوم المغادرة

• الحالة الثانية: تسوية الرصيد الدائن للعميل إلى حساب الذمم: حيث يتم تحويل المبلغ الزائد إلى حساب النزيل في الذمم عند المغادرة، ويُثبت كرصيد دائن لصالح النزيل.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ مديونية النزلاء	بتاريخ يوم المغادرة
	××	إلى ح / النزيل	بتاريخ يوم المغادرة

حساب شركات

تتيح النافذة إمكانية تعديل بيانات الشركة عند الضغط على زر “تعديل”، حيث يمكن تغيير نوع الحساب إلى نزيل أو تحويله إلى حساب شركة أخرى، بالإضافة إلى تعديل طريقة الدفع (نقداً، شيك، آجل، تحويل بنكي) ونوع الفاتورة الضريبية (شخصي / أعمال)، وتنقسم الحالات إلى حالتين:

• في حالة وجود مديونية على الشركة: تُستخدم هذه الحالة عند وجود مبلغ مستحق على الشركة ولم يتم سداده عند المغادرة، حيث يتم ترحيل قيمة المديونية من حساب الفوليو إلى حساب الشركة في الحسابات المدينة، لتسجيل المبلغ كرصيد مستحق على الشركة لصالح المنشأة، ويتم ذلك وفقًا لآلية الدفع الآجل.
• في حالة وجود رصيد دائن للشركة: تُستخدم هذه الحالة عند قيام الشركة بسداد مبلغ يزيد على القيمة المستحقة للحجز، بحيث يظهر رصيد دائن في حساب الفوليو، عند المغادرة يتم تحويل المبلغ الزائد إلى حساب الشركة في الذمم المدينة، وإثباته كرصيد دائن لصالح الشركة، وذلك من خلال التسوية اليدوية أو تلقائيًا وفقًا لإعدادات النظام.

إجراءات المغادرة

• تسوية إلى حساب الذمم: يُستخدم عند وجود مبلغ مسدد يزيد على قيمة الحجز، حيث يتم عند المغادرة تحويل المبلغ المتبقي إلى حساب الشركة في الذمم المدينة وإثباته كرصيد دائن للشركة.
• إغلاق: عند الضغط عليه، يتم إغلاق النافذة دون تنفيذ عملية المغادرة.
• المغادرة: يُستخدم لإتمام إجراءات المغادرة النهائية بعد تسوية الرصيد بالكامل، سواء بالسداد أو بالترحيل إلى الذمم، حيث يتم ترحليه إلى تبويب ” تم المغادرة”، كما يتم تغير حالته في شاشة ” مخطط الغرف”.
• طباعة الفوليو: يُستخدم لطباعة كشف الحساب النهائي متضمناً جميع العمليات المالية والمدفوعات.
• إرسال الفواتير: يُستخدم لإرسال كشف حساب النزيل إلكترونيًا عبر الواتساب إلى رقم الجوال المسجل في النظام، مما يتيح تسريع إجراءات المغادرة.

ملاحظة: يتحكم متغير “تسوية فواتير الشركات تلقائيًا عند المغادرة إذا كان هناك رصيد” في آلية ترحيل الأرصدة المستحقة على حسابات الشركات إلى نظام الذمم المدينة عند تنفيذ إجراءات المغادرة، فعند تفعيله تتم عملية الترحيل وتسوية الفوليو تلقائيًا، بينما عند تعطيله تُنفذ العملية يدويًا من خلال زر “تسوية إلى حساب الذمم”.

قيد اليومية الناتج عن هذه العملية:

• الحالة الأولى: تسوية الرصيد الدائن إلى حساب الذمم: تُستخدم هذه الحالة عند قيام الشركة بسداد دفعة مقدمة تزيد عن القيمة المستحقة للحجز، بحيث يظهر رصيد دائن في حساب الفوليو، عند المغادرة يتم تحويل المبلغ المتبقي إلى حساب الشركة في الذمم، ويُثبت هناك كرصيد دائن لصالح الشركة يمكن استخدامه في تسوية فواتير أو حجوزات لاحقة.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ مديونية النزلاء	بتاريخ يوم المغادرة
	××	إلى ح / الشركة	بتاريخ يوم المغادرة

• الحالة الثانية: ترحيل المديونية إلى الحسابات المدينة: تُستخدم عند وجود مبلغ مستحق على الشركة ولم يتم سداده عند المغادرة، حيث يتم ترحيل قيمة المديونية من حساب الفوليو إلى حساب الشركة في الحسابات المدينة، لتسجيل المبلغ كرصيد مستحق على الشركة لصالح المنشأة.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من ح/ الذمم المدينة (اسم الشركة/ العميل)	بتاريخ يوم المغادرة
	××	إلى ح / النزلاء بالفندق (حساب الفوليو)	بتاريخ يوم المغادرة

رابعاً: الحجوزات

يُستخدم هذا التبويب لإدارة ومتابعة الحجوزات المؤكدة التي يكون تاريخ وصولها لاحقاً للتاريخ الفندقي الحالي، بما يتيح الاطلاع على الحجوزات القادمة والاستعداد لاستقبال النزلاء، كما يمكن تنفيذ المغادرة لجميع الحجوزات بعد سداد المبالغ المستحقة عليها بالكامل بحيث يصبح رصيدها صفراً.

ملاحظة: يتيح التبويب عرض تفاصيل الحجز، وتعديل بيانات النزلاء، وإجراء الإلغاء، إضافة إلى تنفيذ الحركات المالية مثل الدفعات المقدمة ومرتجعاتها قبل التسكين، وإدارة الباقات والخدمات وتعديل تفاصيل الغرف عبر التبويبات المتخصصة (الفوليو، بيانات النزلاء، تفاصيل الغرف، الباقات، الدفع المقدم)، كما سبق شرحه في التبويب القادمون.

يتضمن التبويب مجموعه من العمليات عبر أعلى الشاشة

• حجز جديد: عند اختياره، ينتقل مباشرة إلى شاشة حجز جديد.
• طباعة مذكرة الحجز: عند اختياره، تظهر نافذة لاختيار نوع ونموذج التقرير لطباعة تفاصيل الحجز.
• دفع مقدم: عند اختياره، تظهر نافذة لإضافة دفعه مقدمة جديدة قبل التسكين.
• مرتجع دفع مقدم: عند اختياره، تفتح نافذة لعمل مرتجع لاسترداد المبالغ التي دفعها النزيل مسبقاً في حال الحاجة لذلك (مثل إلغاء الحجز).
• إلغاء الحجز: عند اختياره، يتم إلغاء الحجز وإدخال السبب ويظهر ضمن تبويب حجوزات ملغية.

خامساً: غير مؤكد

يُستخدم لعرض الحجوزات الواردة من منصات الحجز الخارجية (OTA) قبل اعتمادها، حيث يتيح مراجعة بيانات الحجز والتحقق من توافقها مع الإشغال والأسعار وسياسات الفندق، ثم تأكيد الحجز لإدراجه ضمن الحجوزات المؤكدة أو إلغاؤه، ليُحفظ ضمن سجل الحجوزات الملغاة، ويسهم ذلك في منع تعارض الحجوزات، وتحسين إدارة إشغال الغرف.

سادساً: مجموعات

يُستخدم لإدارة حجوزات المجموعات والشركات التي تضم عدة غرف ضمن حجز موحد، ويتيح عرض بيانات المجموعة وملخص الحجز، بما في ذلك عدد الغرف وفترة الإقامة وإجمالي القيمة، مع إمكانية إضافة حجوزات جديدة، وطباعة مذكرة الحجز، وإغلاق المجموعة بعد مغادرة جميع حجوزاتها وتسوية حساباتها، كما يوفر إدارة الغرف التابعة للمجموعة وتنفيذ الإجراءات الجماعية مثل تعيين الغرف وتسجيل الوصول الجماعي، بالإضافة إلى استخدام حساب Post Master لتجميع الرسوم المركزية، وإدارة خطط الأسعار وفترة الإقامة والملاحظات الخاصة بالمجموعة.

سابعاً: ملغية

يُستخدم لعرض وأرشفة جميع الحجوزات التي تم إلغاؤها، مع الاحتفاظ بكامل بياناتها لأغراض المراجعة والتدقيق، ويُتيح البحث في الحجوزات الملغاة واسترجاع بياناتها، كما يدعم متابعة أسباب الإلغاء وتحليلها بما يُسهم في تحسين إدارة الحجوزات والسياسات التشغيلية.

يتضمن التبويب مجموعه من العمليات عبر أعلى الشاشة

• حجز جديد: عند اختياره، ينتقل مباشرة إلى شاشة حجز جديد.
• طباعة مذكرة الحجز: عند اختياره، تظهر نافذة لاختيار نوع ونموذج التقرير لطباعة تفاصيل الحجز.
• إلغاء حجز ملغي: يُستخدم لاستعادة الحجز الملغى وإعادته إلى قائمة الحجوزات المؤكدة.
• طباعة العقد: يُستخدم لإصدار وطباعة عقد الإقامة الرسمي بين الفندق والنزيل، مع توقيع النزيل عليه كإثبات رسمي للموافقة، وإتاحة اختيار نموذج العقد المفضل.

ثامناً: تم المغادرة

يُستخدم هذا التبويب كأرشيف للحجوزات التي أتمت إجراءات المغادرة وتسوية حساباتها المالية، حيث ينتقل الحجز إليه تلقائياً بعد المغادرة، وتُحدَّث حالة الغرفة إلى “شاغرة” من قبل موظفي الإشراف الداخلي، كما يتيح مراجعة بيانات النزيل وكشف الحساب (الفوليو) وطباعة الفواتير والعقود ومذكرات الحجز، واستعراض سجل الأحداث والملاحظات، مع إمكانية إنشاء حجز جديد أو إعادة فتح غرفة مغلقة عند تفعيل متغير “إعادة غرفة مغلقة”.

ملاحظة: لا يظهر خيار “إعادة الغرفة المغلقة” إلا عند تفعيل المتغير “إعادة غرفة مغلقة” من إعدادات النظام، وعند استخدامه، يقوم النظام بإنشاء فاتورة مردود للفاتورة الأصلية، ثم يتيح إصدار فاتورة جديدة للنزيل، وذلك بشرط ألا تكون الغرفة مشغولة من نزيل آخر، وألا يوجد عليها حجز مؤكد، وألا تكون في حالة “تحت الصيانة”.

تاسعاً: الأدوات المساعدة والاختصارات (الشريط العلوي)

• اضغط مفاتيح غير متصلة- اضغط لإعادة الاتصال: مؤشر يوضح حالة الاتصال بجهاز إصدار مفاتيح الغرف الإلكترونية، ويظهر باللون الأحمر عند انقطاع الاتصال، وعند النقر عليه، يحاول النظام إعادة الاتصال بالجهاز تلقائياً لاستئناف إصدار وتفعيل بطاقات الغرف.
• بحث سريع: أداة تتيح الوصول السريع إلى أي شاشة في النظام من خلال كتابة اسمها في حقل البحث، حيث يعرض النظام النتائج المطابقة مع بيان النظام التابع لكل شاشة، ويمكن الانتقال إليها مباشرة دون مغادرة الشاشة الحالية عبر القائمة المنسدلة، كما يمكن إغلاق نافذة البحث بالضغط على مفتاح (ESC).
• اختصارات لوحة المفاتيح:

مفتاح	البيان	مفتاح	البيان
F2		Ctrl +Alt +c	إدارة الشركات
Ctrl +Alt +r	حجوزات	Ctrl +Alt +u	إدارة المستخدمين
Ctrl +Alt +q	إدارة الأسعار	Ctrl +Alt +g	مجموعات الحجوزات
Ctrl +Alt +b	جدول الغرف	Ctrl +Alt +a	إدارة الوتمنت
Ctrl +Alt +p	إدارة النزلاء	Ctrl +Alt +I	مخطط الغرف
Alt +r	رف الغرف	Ctrl +p	إدارة شجرة الأذونات
Ctrl +e	مهام الموظفين	Ctrl +t	طلبات المهام

• اللغة: يُستخدم للتبديل بين اللغتين العربية والإنجليزية، مع تحديث واجهة النظام ومحتوياتها وفقاً للغة المختارة.
• حالات الغرف: يُستخدم لعرض ملخص الحالة التشغيلية للغرف الواردة من نظام الإشراف الداخلي، مما يساعد موظف الحجوزات على التعرف على الغرف المتاحة قبل إجراء الحجز، كما يعرض إحصائيات حالات الغرف (نظيفة، متسخة، شاغرة، مشغولة) وملخص الحجوزات والنزلاء (مقيم، متوقع الوصول، محجوز)، مع استخدام ألوان وأيقونات توضيحية لتسهيل متابعة الإشغال واتخاذ القرارات التشغيلية.
• الحاسبة: أداة مدمجة تتيح إجراء العمليات الحسابية السريعة دون مغادرة الشاشة، مما يساعد في احتساب الأسعار والضرائب والمبالغ المستحقة.
• جدول الغرف: شاشة تخطيطية تعرض حالة الغرف والحجوزات ضمن جدول زمني، مع تمييز الحالات بألوان مختلفة، وتتيح إنشاء حجز جديد مباشرة من التواريخ المتاحة، مع إمكانية التنقل بين الأيام والأسابيع والأشهر.
• الحجوزات: يُستخدم للانتقال مباشرة إلى شاشة الحجوزات الرئيسية، التي تعرض الحجوزات حسب مراحلها المختلفة مثل القادمون والمقيمون والمغادرون، مع إمكانية تنفيذ الإجراءات المناسبة لكل مرحلة.
• الإشعارات: يعرض التنبيهات والرسائل المهمة للمستخدم، مثل تذكير بالحجوزات الواردة أو التنبيهات التشغيلية أو رسائل النظام، مع إظهار عدد الإشعارات غير المقروءة عند وجود تنبيهات جديدة.
• إظهار المساعد الذكي: يُستخدم لإظهار أو إخفاء واجهة المساعد الذكي عند تفعيل متغير ” استخدام المساعد الذكي” في الإعدادات، مما يتيح للمستخدم الحصول على المساعدة والإجابة عن الاستفسارات المتعلقة بالنظام.
• حسابي: قائمة المستخدم الشخصية التي تتيح الوصول إلى بيانات الحساب وإعدادات الملف الشخصي، وتشمل خيارات تعديل كلمة المرور، الصفحات المفضلة، مراجعة سجل نشاطات المستخدم، وتسجيل الخروج من النظام.