الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتوثيق وتسجيل عمليات السلف التي تمنحها المنشأة لموظفيها، وتحديد قيمتها، وكيفية صرفها، وجدولة استردادها عبر أقساط شهرية، تهدف الشاشة إلى الربط الآلي بين إدارة شؤون الموظفين ونظام الرواتب؛ حيث يتم توليد جدول زمني للأقساط ليقوم النظام بخصمها آلياً من راتب الموظف في الفترات المحددة، مما يضمن دقة الرقابة على المديونيات وسرعة تحصيلها وفقاً للسياسة المالية المتبعة.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظفين، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه منح السلفة.
- رقم الموظف:حقل إجباري لاختيار الموظف المستفيد من السلفة من قائمة الموظفين المعرفين مسبقاً في شاشة “بيانات الموظفين”.
- الهيكل التنظيمي: يظهر هذا الحقل تلقائياً بمجرد اختيار رقم الموظف؛ ليوضح الإدارة أو القسم الذي يتبع له.
- طريقة صرف السلفة:تُستخدم لتحديد آلية تسليم مبلغ السلفة للموظف، وتتضمن الخيارات التالية:
- سند صرف:يتم صرف المبلغ مباشرة عبر الصندوق أو البنك بإصدار مستند مالي (سند صرف).
- راتب:تُضاف قيمة السلفة كمبلغ مستحق في كشف راتب الموظف للشهر المحدد.
- رقم البند:يُستخدم لربط السلفة بـ “بند استقطاع” (تصنيفه سلف) المعرف مسبقاً في شاشة بنود الراتب، ليظهر هذا البند في كشف الراتب عند استقطاع الأقساط.
- المبلغ والعملة: يُستخدم الحقلان إجباري لتسجيل إجمالي قيمة السلفة الممنوحة وتحديد العملة المستخدمة.
- سعر التحويل: يُعرض هذا الحقل تلقائيًا سعر تحويل العملة الأجنبية إلى العملة المحلية، وفقًا لما تم تحديده في شاشة “العملات”.
ملاحظة: يمكن تعديل سعر التحويل فقط إذا مُنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل سعر تحويل العملة في العمليات” في شاشة “صلاحيات العمليات”.
- عدد الأقساط:يُستخدم لتحديد عدد الشهور التي سيتم استرداد السلفة خلالها بالكامل.
- مبلغ القسط:يتم احتسابه آلياً (المبلغ ÷ عدد الأقساط)، مع إمكانية تعديله يدوياً.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
- زر “إنزال من”: عند النقر على زر “إنزال”، تظهر نافذة فرعية بعنوان “إنزال الأقساط — بداية الفترة والسنة”، وتتكون من الحقول التالية:
- الفترة:تُستخدم لاختيار الشهر المالي الذي يرغب المستخدم في أن يبدأ فيه خصم أول قسط من راتب الموظف (مثلاً: اختيار شهر يونيو ليبدأ الخصم منه).
- السنة:يُسجل فيها السنة المالية التي سيتم فيها خصم أول قسط.
- زر “تطبيق”:عند النقر عليه، يقوم النظام فوراً بإنزال صفوف الأقساط في جدول البيانات التفصيلية بالأسفل، موزعةً بالتسلسل الزمني ابتداءً من الشهر والسنة اللذين تم اختيارهما في هذه النافذة.
- زر “إلغاء”:لإغلاق النافذة والعودة للشاشة الرئيسية دون توليد الأقساط.
ثانياً: البيانات الإضافية
- طريقة خصم السلفة:يُستخدم لتحديد الوعاء المالي الذي سيتم استقطاع الأقساط منه، وتتضمن الخيارات (الراتب، مستحقات نهاية الخدمة، مستحقات الموظفين).
ملاحظة: يرتبط تنفيذ هذا الحقل آلياً بمتغير “طريقة خصم قسط السلفة” المعرّف في إعدادات النظام؛ حيث يحدد هذا المتغير السياسة التي سيتبعها النظام عند الاحتساب في حال كان مبلغ القسط المطلوب خصمه أكبر من صافي راتب الموظف المتاح (مثل: عدم الخصم، أو الخصم بما يساوي صافي الراتب فقط، أو خصم القسط كاملاً، حتى لو أصبح الراتب بالسالب).
- طريقة احتساب السلف:يحدد كيفية تعريف قيمة السلفة في النظام:
- المبلغ:إذا كانت السلفة قيمة مالية ثابتة (مثلاً 5000 جنيه).
- النسبة:إذا كانت السلفة تُحتسب كنسبة مئوية من راتب الموظف.
- النسبة:يظهر هذا الحقل عند اختيار طريقة الاحتساب “النسبة”، حيث يتم إدخال القيمة المئوية المطلوبة (مثلاً 10%).
- نوع الحساب التحليلي:يُستخدم الحقل لتحديد التصنيف المالي للحساب الذي ستتم عليه حركة الصرف أو القيد المحاسبي للسلفة في النظام المالي، وتتضمن خيارات الحقل ما يلي (عام، الصندوق، البنك، ذمم موظفين، العميل، المورد، المرضى).
- رقم الحساب/ الحساب التحليلي: يُستخدم الحقلان لتحديد الحساب المالي الرئيسي والفرعي الذي سيتم صرف مبلغ السلفة منه، ويمثل الحساب المختار الطرف الدائن في القيد المحاسبي.
- البند المحتسب منه:يُستخدم لتحديد بند الراتب الذي ستُطبق عليه النسبة (مثلاً نسبة 10% من “الراتب الأساسي”).
- مستخدم مالياً: يُستخدم هذا الحقل لعرض الحالة المالية لوثيقة السلفة، حيث يوضح ما إذا كانت السلفة قد أُدرجت ضمن سند صرف مالي أم لا؛ فتظهر الحالة (غير منفذ) طالما لم يتم إصدار “سند صرف” للمبلغ، وتتحول الحالة آلياً بمجرد تنفيذ عملية الصرف المحاسبي في النظام، مما يشير إلى أن السلفة قد تم صرفها فعلياً للموظف وتحميلها على الحسابات المختصة.
- مستخدم: يُستخدم هذا الحقل لتوضيح الحالة التشغيلية للوثيقة وما إذا كانت قد أُدرجت ضمن شاشة “تسوية السلف”أم لا، حيث تظهر الحالة (منفذ) في حال تم إجراء أي عملية تسوية (مثل السداد النقدي) على هذه السلفة.
- يصرف إلى بند:يُستخدم في حال كانت طريقة الصرف عبر “الراتب”، لتحديد بند الاستحقاق الذي ستظهر فيه قيمة السلفة داخل كشف الراتب.
- مؤشر سلفة افتتاحية:يُستخدم هذا المؤشر (✓) عند إدخال سلفة قديمة للموظف بدأت قبل العمل على النظام، وذلك لمتابعة تحصيل باقي أقساطها فقط دون التأثير على الحسابات المالية الحالية.
- مؤشر سلفة منتهية:مؤشر آلي يقوم النظام بتفعيله (✓) بمجرد سداد الموظف لكامل أقساط السلفة، ليوضح أن المديونية قد أُغلقت تماماً.
ثالثاً: البيانات التفصيلية
يُعرض في هذا التبويب جدول تفصيلي يوضح كيفية استرداد السلفة من الموظف، ويتم توليد بيانات هذا الجدول آلياً بمجرد النقر على زر “إنزال”، مع إمكانية التعديل اليدوي على بعض الحقول.
- السنة / الفترة:يوضح العام والشهر المالي الذي سيتم فيه خصم القسط من الموظف.
- رقم القسط:يظهر تسلسل الأقساط تصاعدياً (1، 2، 3…) لسهولة تتبع عدد الدفعات.
- تاريخ القسط:التاريخ المحدد لاستحقاق خصم القسط، وعادة ما يكون في نهاية الشهر المالي المختار.
- مبلغ القسط:يمثل القيمة المالية التي سيتم استقطاعها من راتب الموظف في تلك الفترة.
ملاحظة: هذا الحقل قابل للتعديل يدوياً؛ مما يتيح للمستخدم إمكانية توزيع مبالغ السلفة بشكل غير متساوٍ بين الشهور إذا تطلبت سياسة المنشأة ذلك
- المسدد:يُظهر المبالغ التي تم تحصيلها فعلياً من الموظف، وتكون قيمته (0) عند بداية منح السلفة، ثم تتحدث قيمته آلياً بناءً على الخيار المحدد في حقل “طريقة خصم السلفة”؛ فإذا تم اختيار “الراتب” يتم تحديث هذا الحقل عند اعتماد كشوف الرواتب الشهرية، أما إذا تم اختيار “مستحقات نهاية الخدمة” أو “مستحقات أخرى” فيتم التحديث عند إجراء التسويات المالية الخاصة بتلك البنود، مما يعكس الرصيد المتبقي على الموظف بدقة في كل حالة.
- البيان: يقوم النظام بجلب الوصف المدون في حقل “البيان” الموجود بالبيانات الرئيسية وتنزيله تلقائياً أمام كل قسط عند النقر على زر “إنزال”.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.