الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتكليف الموظفين بالقيام بأعمال إضافية خارج أوقات الدوام الرسمية المعتمدة لهم، وتوثيق هذه التكاليف إدارياً ومالياً لضمان صرف مستحقاتهم بدقة، تهدف الشاشة إلى توفير رقابة كاملة على ساعات العمل الإضافي من خلال تحديد نوع التكليف (سواءً كان امتداداً للدوام اليومي أو عملاً مستقلاً في أيام العطلات والراحات)، وربطه ببيانات الحضور والانصراف الفعلية لضمان أن الصرف يتم بناءً على البصمة والتواجد الحقيقي، كما تتيح الشاشة ضبط قواعد الاحتساب الدقيقة (مثل التجاوز الزمني، واشتراط الالتزام بالدوام الأساسي) مما يضمن انضباط الأثر المالي وتوافقه مع سياسات المنشأة.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه إنشاء الوثيقة.
- نوع الحركة:يُستخدم لتحديد طبيعة التكليف، ويحتوي على:
- مرتبط بفترة الدوام: يُستخدم لتكليف الموظف بالبقاء ساعات إضافية قبل أو بعد فترة عمله الرسمية في أيام العمل العادية، ويتم في هذه الحالة الاعتماد على فترات الدوام المعرفة للموظف وجلب أوقاتها تلقائياً باعتبار التكليف امتداداً للدوام الرسمي.
- تكاليف العمل الإضافية:يُستخدم لتكليف الموظف بالعمل في أيام الراحة الأسبوعية أو الإجازات الرسمية، أو القيام بمهام إضافية مستقلة لا ترتبط بمواعيد دوامه المعتاد.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
- رقم الموظف: يُستخدم لتحديد الموظف المشمول بالتكليف.
- من تاريخ / إلى تاريخ: يُستخدملتحديد الفترة الزمنية التي يُسمح للموظف خلالها بالعمل الإضافي.
- مؤشر البصمة مطلوبة: يُستخدم هذا المؤشر إذا كان الموظف ملزم بإثبات بصمة حضوره وانصرافه ليتم اعتماد واحتساب التكليف بالعمل الإضافي.
- دوام العمل / رقم سياسة الدوام: يُستخدم لربط التكليف بنظام الدوام وسياسة الدوام التي تحدد كيفية احتساب قيمة الساعة الإضافية للموظف.
- فترة العمل: يُستخدم لتحديد فترة العمل التي سيتم تطبيقها على التكليف بالعمل الإضافي، ويشترط أن تكون فترة العمل من نوع “فترة دوام إضافي” حسب ما تم ترميزه في شاشة ” فترات العمل” في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد هذا الخيار تظهر الحقول الخاصة بأوقات بداية ونهاية الحضور والانصراف للفترة.
- بداية الحضور/وقت الحضور/نهاية الحضور/بداية الانصراف/وقت الانصراف/نهاية الانصراف/المدة بالأيام/المدة بالساعة:تظهر البيانات آلياً في هذه الأعمدة بناءً على فترة العمل المحددة مسبقاً، وتُستخدم هذه الحقول لتحديد الإطار الزمني الخاص بالتكليف الإضافي، حيث:
- وقت الحضور ووقت الانصراف يمثلان الوقت الفعلي الأساسي الذي يتم اعتماد احتساب التكليف بناءً عليه.
- أما حقول بداية ونهاية الحضور والانصراف فتمثل حدود السماحية الزمنية المسموح للموظف بالبصمة خلالها قبل أو بعد الوقت الأساسي المحدد.
ملاحظة: في حال اختيار نوع الحركة “تكاليف العمل الإضافية”، يتم تحديد وإدخال هذه الحقول يدوياً من قبل المستخدم، وذلك لتعريف الأوقات الزمنية والمدد الخاصة بالتكليف بشكل مستقل ومباشر بما يتناسب مع طبيعة العمل المطلوب خارج فترات الدوام الرسمية.
- أيام الأسبوع (السبت – الجمعة):تُستخدم هذه المؤشرات لتحديد أيام الأسبوع الفعلية التي يسري عليها هذا التكليف، حيث يقوم النظام باحتساب العمل الإضافي للموظف فقط في الأيام التي تم التأشير عليها (✓)، بينما يتجاهل احتساب أي وقت إضافي في الأيام غير المحددة حتى وإن وُجدت بصمة للموظف فيها.
- السماح بتجاوز المدة الزمنية للتكليف:يُستخدم هذا المؤشر لتحديد سقف احتساب الساعات الإضافية، ففي حال تفعيله (✓)، يقوم النظام باحتساب كامل الوقت الفعلي الذي قضاه الموظف في العمل بناءً على بصمته، حتى لو تجاوز المدة المحددة في التكليف، أما في حال عدم تفعيله، فيلتزم النظام باحتساب المدة المحددة في التكليف كحد أقصى ولا يتجاوزها.
- احتساب وقت الإضافي قبل وقت الحضور:يُستخدم هذا المؤشر لتوجيه النظام باحتساب الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل قبل موعد الحضور الرسمي، بحيث إذا قام الموظف بتسجيل بصمة الحضور قبل موعده المحدد، تُحتسب هذه الفترة ضمن ساعات العمل الإضافي المستحقة له.
- احتساب وقت الإضافي بعد وقت الانصراف:يُستخدم لتوجيه النظام باحتساب الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل بعد موعد الانصراف الرسمي، واعتباره ساعات عمل إضافية مستحقة للموظف.
- دوام العمل:يُستخدم هذا المؤشر لتحديد ما إذا كان يُسمح باحتساب العمل الإضافي خلال أيام العمل الرسمية للموظف؛ فعند تفعيله (✓)، يقوم النظام بالبحث عن ساعات إضافية (قبل أو بعد الدوام) في الأيام التي يُفترض أن الموظف لديه دوام رسمي فيها.
- يوم راحة:يُستخدم لتوجيه النظام باحتساب الوقت الإضافي إذا قام الموظف بالعمل في أيام عطلته الأسبوعية الرسمية (مثل الجمعة والسبت)، بحيث تُعتبر كافة ساعات بصمته في هذا اليوم ساعات عمل إضافية مستحقة.
- إجازة رسمية:يُستخدم للسماح باحتساب الوقت الإضافي في حال كُلف الموظف بالعمل خلال الإجازات والأعياد الرسمية المعتمدة في المنشأة (مثل الأعياد الوطنية)، وتُعامل ساعات عمله فيها كإضافي بناءً على السياسة المالية المطبقة.
- إهمال التكليف في حال وجود غياب:مؤشر رقابي هام؛ عند تفعيله (✓)، يقوم النظام آلياً بإلغاء واحتساب “صفر” ساعات إضافية لهذا اليوم إذا ثبت أن الموظف كان غائباً عن دوامه الرسمي الأساسي في نفس التاريخ، وذلك لضمان عدم صرف تعويضات إضافية لمن لم يلتزم بدوامه الأصلي.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية، أو تدوين أي ملاحظات إضافية تتعلق بتكليف العمل الإضافي والمهام المرتبطة به، مما يسهل عملية المراجعة والتدقيق اللاحقة.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.