الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل حركات الحضور والانصراف يدويًا للموظفين في الحالات التي يتعذر فيها تسجيل البصمة، مثل نسيان الموظف للبصمة، أو حدوث عطل فني في أجهزة البصمة، أو إذا كانت طبيعة العمل تتطلب التواجد في مواقع لا تتوفر بها أجهزة بصمة، وتساعد هذه الشاشة على توثيق الحضور والانصراف بشكل صحيح، وضمان عدم احتساب غياب غير مبرر للموظف.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظف، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه إنشاء الوثيقة.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
ثانياً: الحضور اليدوي
يُستخدم التبويب لإدخال البصمات لكل موظف على حدة، وذلك على النحو التالي:
- #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
- رقم الموظف: يُستخدم لاختيار الموظف المراد تسجيل بصماته يدويًا، ويمكن إدخال رقم الموظف يدويًا أو اختياره من قائمة الموظفين المُعرّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”.
- التاريخ: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد اليوم الذي تمت فيه الحركة (حضور أو انصراف).
- الوقت: يُستخدم الحقل إجبارياً لإدخال الساعة والدقيقة والثانية الخاصة بالحركة بدقة.
- السبب: حقل إجباري لتوثيق سبب التحضير اليدوي (مثل: نسيان البصمة، عطل في جهاز بصمة).
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر للعملية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.