الاستخدام
تُستخدم الشاشة لإثبات حضور الموظف وبدء عمله فعلياً في المنشأة، سواءً كان موظفاً جديداً أو عائداً من إجازة، تكمن أهمية الشاشة في أنها تُعلم النظام بأن الموظف أصبح “على رأس العمل” ليتم احتساب راتبه بشكل صحيح، وبدون تسجيل هذه الوثيقة قد يتوقف راتب الموظف آلياً. كما تُستخدم لمعالجة حالات العودة المبكرة من الإجازة (قطع الإجازة) أو العودة المتأخرة، بالإضافة إلى إعادة تفعيل ملفات الموظفين الذين عادوا للعمل مرة أخرى بعد نهاية خدمة سابقة
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظفين، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “آلي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل “تاريخ الوثيقة” وهو الشهر الذي سيتم فيه مباشرة العمل.
- نوع المباشرة: يُستخدم لتحديد سبب العودة للعمل من خلال الخيارات التالية:
- موظف جديد:يُختار للموظف الذي يبدأ عمله في المنشأة لأول مرة.
- إلغاء إجازة:يُختار في حال تم إلغاء الإجازة بالكامل قبل أن تبدأ.
- قطع إجازة:يُختار عندما يقطع الموظف إجازته ويعود للعمل قبل الموعد المحدد لانتهاء الإجازة.
- مباشرة بعد إجازة:هو الخيار الطبيعي عند عودة الموظف للعمل فور انتهاء مدة إجازته الرسمية.
- مباشرة بعد العودة من الخدمة: يُختار هذا النوع للموظف الذي سبق وأن غادر المنشأة (انتهت خدمته سابقاً) ثم عاد للعمل فيها مرة أخرى.
- عام: يُستخدم هذا الخيار لإجراء تحديث إداري عام لتاريخ مباشرة الموظف، حيث يقوم النظام عند اختيار “عام” بتحديث حقل “تاريخ آخر مباشرة عمل” في ملف الموظف الشخصي كمعلومة توثيقية فقط، ويُستخدم عندما يرغب المستخدم في إثبات حضور الموظف وتعديل تاريخ مباشرته يدوياً دون الحاجة لربط العملية بإجازة محددة أو إجراءات تعيين جديدة.
- رقم الموظف:يُستخدم لاختيار الموظف المطلوب إثبات مباشرته للعمل من قائمة الموظفين.
- تسلسل الوثيقة المصدر:يظهر هذا الحقل إذا كان نوع مباشرة العمل “إلغاء إجازة” أو “قطع إجازة”، ويُستخدم لتحديد الوثيقة التي تم إنشاؤها للموظف مسبقاً في شاشة “منح الإجازة” لربط عملية المباشرة بها.
- تاريخ مباشرة العمل:يُستخدم لتحديد التاريخ الفعلي الذي حضر فيه الموظف للعمل وبدأ ممارسة مهامه.
- الأيام المستردة: عدد الأيام التي لم يستهلكها الموظف في حال قطع أو إلغاء الإجازة (العودة المبكرة)
- الأيام المستقطعة:يعرض هذا الحقل عدد الأيام في حال تم عمل مباشرة عمل بنوع “مباشرة بعد إجازة” وكان تاريخ المباشرة الفعلي بعد تاريخ انتهاء الإجازة بأيام (العودة المتأخرة)، لتوضيح مدة الانقطاع غير المبرر.
- بند الاستقطاع:يُستخدم هذا الحقل في حالة اختيار نوع المباشرة “مباشرة بعد إجازة”، ويُستخدم لاختيار البند المالي الذي سيتم خصم “الأيام المستقطعة” من خلاله في كشف الراتب (مثل بند غياب أو بند تأخير)، حيث يتم الاختيار من قائمة بنود الاستقطاع المعرفة مسبقاً في النظام.
- من تاريخ / إلى تاريخ:يُستخدم هذان الحقلان لعرض تاريخ بداية ونهاية الإجازة المرتبطة بوثيقة المصدر المختارة، ويظهران تلقائياً (للعرض فقط) لتمكين المستخدم من التأكد من صحة فترة الإجازة التي يتم إجراء المباشرة عليها.
- المدة بالأيام:يعرض هذا الحقل إجمالي عدد أيام الإجازة الأصلية الموثقة في وثيقة منح الإجازة (الوثيقة المصدر)، ويظهر تلقائياً بمجرد اختيار الوثيقة.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
- مؤشر “تؤثر على رصيد الإجازة”:عند تفعيل هذا المؤشر (✓)، يقوم النظام بإعادة “الأيام المستردة” (وهي الأيام التي لم يستهلكها الموظف بسبب عودته المبكرة أو إلغاء إجازته) إلى رصيد إجازاته مرة أخرى، لكي يتمكن الموظف من استخدامها وطلبها في وقت لاحق، أما إذا لم يتم تفعيل المؤشر، فلن تضاف هذه الأيام لرصيد الموظف المتاح.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يُستخدم هذا الجدول لعرض تفاصيل وثيقة الإجازة التي تم اختيارها في حقل “تسلسل الوثيقة المصدر”، حيث يقوم النظام باستدعاء البيانات وعرضها تلقائياً بمجرد تحديد الوثيقة، وذلك لتمكين المستخدم من مراجعة كافة تفاصيل الإجازة الأصلية والتأكد من مطابقتها قبل اعتماد المباشرة.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.