الأرصدة الافتتاحية للإجازات

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لإدخال أرصدة الموظفين عند تشغيل النظام لأول مرة، حيث يتم إثبات الرصيد المرحَّل من السنوات السابقة وتحديد استحقاقات السنة الحالية، كما توفر الشاشة مرونة عالية بإمكانية إدخال البيانات يدويًا أو استعراض الموظفين حسب معايير الفلترة (مثل الوحدة التشغيلية أو رقم الموظف) وإنزالهم في جدول لتعبئة أرصدتهم بسرعة، مع ربط كل رصيد بنوع الإجازة المناسب، كما تضمن الشاشة دقة الرقابة على الأرصدة من خلال احتساب الرصيد المتاح النهائي (الرصيد الافتتاحي + المستحق + المضاف – المخصوم)، ويرتبط “تاريخ الاستحقاق” في هذه الشاشة مباشرة بطريقة احتساب الرصيد الفعلي؛ حيث يقوم النظام بحساب الأيام المستحقة بناءً على هذا التاريخ:

• مثال:إذا تم إدخال (30 يوماً) في حقل “الرصيد المستحق للسنة”، وكان “تاريخ الاستحقاق” هو 01/07، فهذا يعني أن النظام سيقوم باحتساب 15 يوماً فقط كرصيد فعلي للموظف ابتداءً من هذا التاريخ.
• يقوم النظام عادةً بإنزال تاريخ التعيين بشكل مباشر في هذا الحقل، فإذا كان تاريخ التعيين سابقاً لبداية السنة المالية، سيتم إنزال تاريخ بداية السنة آلياً (01/01) لضمان دقة الحسابات السنوية.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
• الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها الموظفين الذين سيتم إدخال أرصدة إجازاتهم، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن شاشة “البيانات الأساسية”.
• رقم الموظف (من / إلى): يُستخدم لتحديد موظف واحد محدد أو نطاق من الموظفين، وذلك لإضافة أرصدتهم الافتتاحية، ويتم اختيار الموظف من قائمة الموظفين المعرفة مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”.
• رقم الإجازة: يُستخدم لاختيار نوع الإجازة المراد إدخال رصيدها للموظف، مثل إجازة سنوية، ويتم الاختيار من قائمة الإجازات المعرفة مسبقًا في شاشة “تعريف الإجازة”.
• الرصيد الافتتاحي: يُستخدم لإثبات رصيد الإجازات المتبقي للموظف والمرحّل من السنوات السابقة ليكون بمثابة نقطة البداية عند تأسيس النظام أو بدء التشغيل الفعلي له، ويمكن إدخال هذه القيمة في البيانات الرئيسية لتعميمها على مجموعة الموظفين المختارين عند الضغط على زر “إنزال البيانات”، كما يمكن إدخالها أو تعديلها يدوياً لكل موظف على حدة داخل تبويب “الأرصدة الافتتاحية للإجازات”.
• الرصيد المستحق للسنة: يُستخدم لتحديد رصيد الإجازة السنوي المخصص للموظف لهذا النوع من الإجازات، ويكون لهذا الحقل أولوية على الرصيد المحدد مسبقاً في شاشة “تعريف الإجازة”، مما يتيح تخصيص أرصدة مختلفة للموظفين حسب عقودهم أو درجاتهم الوظيفية، وفق القواعد التالية:
  • إذا كان رصيد الإجازة المعرّف في شاشة تعريف الإجازة 21 يومًا، وتم إدخال قيمة 30 يومًا في هذا الحقل، يصبح رصيد الإجازة السنوي للموظف 30 يومًا بدلًا من 21.
  • أما في حال ترك الحقل فارغًا، يعتمد النظام الرصيد الافتراضي المعرّف لنوع الإجازة، وهو 21 يومًا.
• زر (عرض / إنزال البيانات): يلعب هذا الزر دورًا مزدوجًا حسب حالة الشاشة:
  • في حالة “عرض”: يُستخدم لعرض البيانات والأرصدة التي تم حفظها مسبقًا لمراجعتها قبل البدء بأي إدخال جديد.
  • في حالة “إنزال البيانات”: يتحول الزر لهذه الحالة عند الرغبة في إضافة أرصدة جديدة، حيث يقوم بجلب قائمة الموظفين المحددين في الفلترة (مثل الوحدة التشغيلية أو رقم الموظف) وإنزالهم في الجدول أدناه، ليتمكن المستخدم من تعبئة أرصدتهم الافتتاحية دفعة واحدة.

ثانياً: الأرصدة الافتتاحية للإجازات

• #: يظهر الحقل رقمًا تسلسليًا آليًا غير قابل للتعديل.
• رقم الموظف: يعرض اسم ورقم الموظف المراد إضافة الرصيد له، ويتم اختياره من القائمة المنسدلة، أو يظهر تلقائيًا عند استخدام زر “إنزال البيانات” وفقًا لمعايير الفلترة المحددة.
• رقم الإجازة: يُستخدم الحقل إجبارياً لتحديد نوع الإجازة المراد إثبات رصيدها (مثل: إجازة سنوية، إجازة مرضية، إلخ)، ويتم اختياره من القائمة المنسدلة للإجازات المعرفة مسبقًا، أو يظهر تلقائيًا عند استخدام زر “إنزال البيانات” وفقًا لمعايير الفلترة المحددة.
• الرصيد الافتتاحي: حقل إجباري يُستخدم لإدخال عدد أيام الإجازة المتبقية والمرحلة للموظف من السنوات السابقة (رصيد ما قبل البدء على النظام)، ويتم إدخاله يدويًا أو يظهر تلقائيًا عند استخدام زر “إنزال البيانات” وفقًا لمعايير الفلترة المحددة.
• الرصيد المستحق للسنة: يُستخدم لتحديد عدد أيام الإجازة التي يستحقها الموظف خلال السنة الحالية وفقًا لنوع الإجازة، هذا الرصيد يُضاف إلى أي رصيد افتتاحي ليكوّن إجمالي الرصيد المتاح للموظف.

ملاحظة:

• إذا تم تحديد عدد أيام في حقل الرصيد المستحق للسنة في البيانات الرئيسية، سيظهر النظام هذا العدد مباشرة للموظف.
• أما إذا تُرك الحقل فارغًا، فسيأخذ النظام الرصيد الافتراضي المعرّف لنوع الإجازة في شاشة تعريف الإجازة.
• الرصيد المضاف: يُظهر الحقل إجمالي أيام الإجازات التي تم إضافتها للموظف كزيادة على رصيده السنوي، حيث يقوم النظام بجلب هذه القيمة آلياً من العمليات التي تمت في شاشة “تسوية الإجازة”إذا كان “نوع التسوية” هو “رصيد إجازة” و”طبيعة التسوية” هي “زيادة”، وتساهم هذه القيمة مباشرة في زيادة إجمالي الرصيد المتاح للموظف.
• الرصيد المخصوم: يُظهر إجمالي أيام الإجازات التي تم استهلاكها أو استقطاعها من رصيد الموظف، ويُحتسب هذا الرقم آلياً بناءً على الحالات التالية:
  • الأيام التي أخذها الموظف فعلياً عبر شاشة “منح الإجازة”.
  • الأيام التي تم خصمها من رصيده في شاشة “تسوية الإجازة”، وذلك عند اختيار نوع التسوية “رصيد إجازة” وتحديد طبيعتها كـ خصم، سواءً كان ذلك نتيجة جزاء إداري أو لتصحيح خطأ في الرصيد، مما يضمن ظهور الصافي الدقيق للاستهلاك في سجلات الموظف.
• الرصيد المتاح: يمثل إجمالي أيام الإجازة المتاحة للموظف حاليًا لطلبها، ويُحتسب وفق المعادلة التالية ((الرصيد الافتتاحي + الرصيد المستحق + الرصيد المضاف) – الرصيد المخصوم).
• تاريخ الاستحقاق: يقوم النظام آلياً بإنزال تاريخ التعيين في هذا الحقل بشكل مباشر، فإذا كان تاريخ التعيين سابقاً لبداية السنة المالية الحالية، فإن النظام يقوم تلقائياً بإنزال تاريخ بداية السنة 01/01/).

ملاحظة: يرتبط هذا التاريخ مباشرة بآلية احتساب الرصيد الفعلي المتاح للموظف؛ فمثلاً إذا تم إدخال رصيد مستحق قدره (30 يوماً) للسنة وكان تاريخ الاستحقاق في 01/07، فإن الموظف سيستحق 15 يوماً فقط ابتداءً من هذا التاريخ (نصف المدة).

• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.