تهيئة الإجازات الرسمية

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتعريف وجدولة جميع العطلات الرسمية المعتمدة في المنشأة (سواءً الدينية أو الوطنية أو الدورية)، مع تحديد نطاقها الزمني وآلية تكرارها (أسبوعية، شهرية، أو سنوية)، وتهدف إلى إنشاء مرجع زمني دقيق يعتمد عليه النظام في استثناء هذه الأيام من احتساب أيام العمل الفعلية، وعدم خصمها من أرصدة إجازات الموظفين عند تداخلها مع طلبات الإجازة (حسب التهيئة)، بما يضمن دقة معالجة الحضور والانصراف والرواتب وفقًا للوائح المعتمدة داخل كل دولة أو وحدة تشغيلية.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الإجازة: يظهر رقم تسلسلي آلياً، غير قابل للتعديل.
• الاسم / الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لتدوين اسم الإجازة باللغة الافتراضية للنظام (إجبارياً) وباللغة الأجنبية (اختيارياً).
• نوع الإجازة: حقل إجباري لتحديد نوع الإجازة الرسمية، خيارات القائمة:
  • أيام محددة في الأسبوع: يتم اختيار هذا الخيار للعطلات التي تتكرر أسبوعياً في أيام ثابتة (مثل يوم الجمعة أو السبت)، وعند اختياره يصبح تحديد أيام الأسبوع (في أسفل الشاشة) إجبارياً.
  • أيام محددة في الشهر: يتم اختيار هذا الخيار للعطلات الرسمية التي تحدث في شهر معين من السنة (مثل العيد الوطني أو عيد العمال).

ملاحظة: عند اختيار هذا النوع، يصبح إدخال بيانات حقل “اليوم” وحقل “الشهر” إجبارياً لتحديد التاريخ الفعلي للإجازة.

• أيام محددة في السنة:يتم اختيار هذا الخيار للعطلات التي تحدث لمرة واحدة في السنة، مثل الأعياد الوطنية والدينية التي تتغير تواريخها سنوياً.

ملاحظة: عند اختيار هذا النوع، يصبح إدخال بيانات حقل اليوم وحقل الشهر والسنة إجبارياً لتحديد التاريخ الفعلي للإجازة.

• عدد الأيام: يُستخدم لتحديد عدد نطاق الأيام لهذه الإجازة (مثلاً3 أيام لعيد الفطر).
• الدولة: يُستخدم لتحديد الدولة التي تتبعها الإجازة الرسمية، مما يتيح للنظام تطبيق هذه الإجازات فقط على الموظفين أو الفروع التابعة لتلك الدولة، وهو ما يسهل إدارة العطلات الرسمية في المنشآت التي تمتلك فروعاً في دول متعددة تختلف فيها المواعيد والأنظمة القانونية.
• يوم/شهر/سنة: يتم إدخال بيانات هذه الحقول بناءً على حقل ” نوع الإجازة”، وذلك لتحديد تاريخ الإجازة بدقة وفقًا لما هو معرّف في حقل نوع الإجازة الرسمية، كما يلي:
  • أيام محددة في الأسبوع: لا يتم إدخال أي بيانات في هذه الحقول، إذا كان نوع الإجازة أيام محددة في الأسبوع، حيث يتم تحديد الإجازة بناءً على أيام الأسبوع.
  • أيام محددة في الشهر: إذا كانت الإجازة من هذا النوع تدون بيانات الحقلين اليوم والشهر فقط ولا تدون بيانات السنة.
  • أيام محددة في السنة: يُستخدم هذا الخيار للعطلات التي تقع في تواريخ متغيرة أو محددة بسنة معينة (مثل الأعياد الدينية أو المناسبات التي تُحدد بقرار سنوي)، ويتم التعامل مع التاريخ وفق الحالتين التاليتين:
    • إذا كانت الإجازة يوماً واحداً:يتم إدخال التاريخ (اليوم/الشهر/السنة) في خانة “من تاريخ” فقط، أو تكرار نفس التاريخ في خانتي “من” و “إلى”.
    • إذا كانت الإجازة فترة ممتدة:يتم تحديد نطاق الإجازة بإدخال تاريخ أول يوم في الخانات المخصصة لـ (يوم / شهر / سنة) “من”، وتاريخ آخر يوم في خانات (يوم / شهر / سنة) “إلى”، مثال: إجازة عيد الفطر من 1/4/2026 إلى 3/4/2026.
    • مثال:إذا كانت إجازة العيد تبدأ من نهاية شهر مارس وتنتهي في مطلع أبريل، يتم إدخال تاريخ البدء 31/03/2026 وتاريخ الانتهاء 05/04/2026، وسيقوم النظام تلقائياً باحتساب كافة الأيام الواقعة ضمن هذا النطاق كإجازة رسمية.
  • الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) المرتبطة بالإجازة، من بين الوحدات المُعَرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية” ضمن البيانات الأساسية.
  • حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.