العملاء

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتعريف وترميز البيانات الأساسية للعملاء لدى المنشأة، مثل اسم العميل ورقم حسابه والمجموعة التابعة له، مع إمكانية ربطه بدليل الحسابات والأدلة الفرعية والعملات المعتمدة للتعامل، كما تُمكّن من تسجيل بيانات الفوترة الإلكترونية مثل العناوين الوطنية والأرقام والتصنيفات الضريبية، وتحديد طريقة عرض السعر، وتدعم إدارة الائتمان من خلال تحديد فترات السداد وحدود المديونية وإمكانية إيقاف التعامل مع العميل، بالإضافة إلى تنظيم العمليات البيعية واللوجستية عبر ربط العميل بالمندوبين والمحصلين والمناطق الجغرافية، وذلك وفقاً للإعدادات المحددة في شاشة “متغيرات إدارة المبيعات”ç إعدادات إدارة المبيعاتç تهيئة النظام.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:

أولاً: البيانات الأساسية

• رقم العميل: يُولد النظام رقم العميل آلياً مع إمكانية تعديله، وذلك حسب ما تم تهيئته في شاشة ” تسلسلات المدخلات”ç الإعدادات والتحكمç إدارة النظام.
• العميل الرئيسي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد العميل الرئيسي للعميل الجاري تعريفه بشكل اختياري (إن وجد)، ويُترك فارغًا إذا كان هو العميل الرئيسي، ويُحدد من القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقاً من شاشة “بيانات العملاء”.
• اسم العميل/ الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لإدخال اسم العميل المراد تعريفه باللغة الأساسية للنظام إجبارياً، وباللغة الأجنبية بشكل اختياري.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي سيتم ربطها بالعميل، ويتم اختيار الوحدة التشغيلية من القائمة المنسدلة، والتي تم تهيئتها مسبقاً شاشة “الوحدات التشغيلية”ç البيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• رقم الحساب: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم حساب العميل من قائمة الحسابات وهي الحسابات التي تم ترميزها في “دليل الحسابات” وهو الحساب الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على العميل.
• النوع: يُستخدم هذا الحقل لاختيار نوع العميل (جملة، تجزئة، وغيرها) من قائمة الأنواع المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• المجموعة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة العميل التي ينتمي إليها من قائمة المجموعات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• الدرجة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار درجة العميل التي ينتمي إليها من قائمة الدرجات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• مؤشر مرتبط بمستفيدين: عند تفعيل هذا المؤشر، يمكن تعريف مستفيدين فرعيين للعميل الجاري تعريفه في شاشة “المستفيدين” إذا كان العميل رئيسيًا، مع إلزام المستخدم باختيار مستفيد عند إجراء العمليات المرتبطة به.
• العملة: يُستخدم هذا الحقل لتحديد العملات التي سيتم التعامل بها، والمرتبطة برقم حساب العميل المُدخل في حقل “رقم الحساب” والمُعرف في شاشة “دليل الحسابات”.
• حدد الصورة: يُستخدم لإضافة صورة للعميل الذي يتم تعريفه حسب رغبة المستخدم.

ثانياً: التوقيف

يُستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع العميل لفترة زمنية محددة، ويمنع النظام التعامل معه خلال هذه الفترة، وإذا تُركا فارغين، يبقى العمل مع العميل فعالاً في أي وقت.

ثالثاً: العنوان الوطني

يُستخدم هذا التبويب لإدخال بيانات الموقع الجغرافي للعميل بدقة، ويضم مجموعة من الحقول (الشارع، رقم المنزل، الحي، المدينة، الرمز البريدي) وفق معايير العنوان الوطني، ويُعد هذا الإدخال إلزامياً للامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية.

رابعاً: البيانات الرئيسية

• تصنيف العميل: يُستخدم هذا الحقل لتحديد التصنيف المناسب للعميل، من التصنيفات المُعرفة مسبقاً للعملاء من شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• مندوب المبيعات: يُستخدم هذا الحقل لتحديد مندوب المبيعات الذي سيتم ربطه بالعميل، بحيث يظهر تلقائياً عند استخدام العميل في الشاشات المرتبطة به، ويتم استدعاء بياناته من شاشة ” مندوبي المبيعات”.

ملاحظة: يتم تحديد آلية ترحيل المندوب عبر متغير “ترحيل المندوب إلى جميع أطراف القيد” في تهيئة النظام، حيث يؤدي تفعيله إلى ترحيله لكافة حسابات القيد، وعدم تفعيله يقتصر على حساب العميل فقط.

• رقم السائق: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم السائق الذي سيتم ربطه بالعميل، بحيث يظهر تلقائياً عند استخدام العميل في الشاشات المرتبطة به، ويتم استدعاء بياناته من شاشة ” بيانات السائقين”.
• الهيكل الجغرافي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الهيكل الجغرافي للعميل، بتحديده من قائمة المواقع الجغرافية والمعرفة مسبقاً من شاشة ” الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسيةç بتهيئة النظام.
• المحصل: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم المُحصل الذي سيتم ربطه بالعميل، بحيث يظهر تلقائياً عند استخدام العميل في الشاشات المرتبطة به، ويتم استدعاء بياناته من شاشة ” بيانات المحصلين”.
• رقم المسوق: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم المُسوق الذي سيتم ربطه بالعميل، بحيث يظهر تلقائياً عند استخدام العميل في الشاشات المرتبطة به، ويتم استدعاء بياناته من شاشة ” بيانات المسوقين”.
• فترة الائتمان: يُستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الأيام المسموح بها للعميل للسداد بعد تاريخ الفاتورة، وتؤثر فترة الائتمان الممنوحة على حجم المبيعات والتكاليف.
• النطاق الضريبي: يُستخدم لتصنيف العميل قانونياً وضريبياً وضمان الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية، مع تحديد نوع الفاتورة والمعالجة المحاسبية للضريبة تلقائياً، ويشمل الخيارات (أعمال للفواتير الضريبية الكاملة، شخصي للفواتير المبسطة، وأجانب لعمليات التصدير والجهات غير المقيمة)، وتظهر كمعلومة.
• تصنيف الضرائب: يُستخدم لتحديد التصنيف الضريبي للعميل من قائمة التصنيفات المُعرفة مسبقًا في شاشة ” تصنيف الضرائب”ç إعدادات الضرائبç بتهيئة النظام، ويظهر افتراضيًا في شاشات العمليات مع إمكانية التعديل، حيث تُحدد نسبة الضريبة وطريقة احتسابها وسياسة استخدامها ونوع الوثيقة (مبيعات/مشتريات) في شاشة “نسب الضرائب”، ثم تُجمع وترتبط ضمن تصنيف واحد في شاشة “تصنيف احتساب الضرائب”، وهو ما يظهر في حقل “رقم التصنيف”.
• طريقة عرض السعر: يستخدم الحقل لتحديد طريقة عرض السعر في البيانات التفصيلية في شاشات العمليات:
• السعر بدون ضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض عمود “السعر” في البيانات التفصيلية في شاشات العمليات بالقيمة الصافية (قبل الضريبة)، ويقوم النظام باحتساب الأصناف الخاضعة للضريبة منفصلة، ثم تجميع إجمالي مبالغ الضرائب ويُعرض في حقل الإجماليات بأسفل الشاشة.
• السعر شامل الضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض السعر متضمنًا الضريبة في شاشات العمليات، وتُحتسب الضريبة ضمن سعر البيع دون إضافتها مرة أخرى في الإجمالي، مع إمكانية عرض قيمة الضريبة كمعلومة مرجعية فقط.

ملاحظة: يظهر هذا الحقل عند تفعيل متغير “استخدام السعر شامل الضريبة” في شاشة متغيرات نظام إدارة المبيعات”ç بتهيئة النظام.

• الرقم الضريبي: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم الضريبي الخاص بالعميل، لتحديد هويته الضريبية.
• الحساب الضريبي الدائم (PAN): يُستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم الضريبي الدائم الخاص بالعميل المعروف.
• باركود العميل: يُستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الباركود الخاص بالعميل (إن وجد).

خامساً: البيانات الأخرى

يُخصص هذا التبويب لإضافة معلومات تعريفية وإدارية للعميل، حيث يتيح تسجيل البيانات الأساسية والسياسات البيعية والمالية (مثل طرق الدفع، مستويات التسعير، وشروط التسليم)، كما يوفر إدارة المخاطر (القائمة السوداء، توقيف التعامل)، مع إمكانية ربط العميل برقم المورد وتدوين الملاحظات العامة.

• تاريخ التعامل: يُستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ أول تعامل للعميل مع المنشأة في النظام.
• مستوى التسعيرة النقدي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد مستوى تسعير المبيعات النقدية، سواءً بسعر التجزئة، بسعر الجملة، أو غيرها من خلال القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقاً من شاشة “مستويات التسعيرة”çتهيئة النظام.
• مستوى التسعيرة الآجل: يُستخدم هذا الحقل لتحديد مستوى تسعير المبيعات الآجلة، سواءً بسعر التجزئة، الجملة، أو غيرها من خلال القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقاً من شاشة “مستويات التسعيرة”çتهيئة النظام.
• الدولة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الدولة التي يوجد بها العميل، من خلال قائمة الدول المُعرفة مسبقاً من شاشة “الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• اللغة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار اللغة الافتراضية عند التعامل مع العميل من القائمة المنسدلة.
• طريقة الدفع: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة الدفع الافتراضية للعميل سواءً (آجل، نقداً).

ملاحظة: عند تحديد طريقة الدفع “نقدي”، يمنع النظام إصدار فاتورة آجلة، بينما يتيح إصدار فواتير نقدية أو آجلة عند اختيار طريقة الدفع “آجل”.

• شروط التسليم/ عن طريق: يُستخدمان لتحديد شروط التسليم المتفق عليها مع العميل مثل: (مباشر، FOB، CIF، CRF، أو C&F) عند توفرها، بالإضافة إلى تحديد وسيلة أو جهة الشحن المعتمدة لتسليم البضائع.
• تاريخ آخر مطابقة: يُظهر هذا الحقل تاريخ آخر مرة تم فيها مطابقة كشف حساب العميل.
• رقم الهوية/ رقم الترخيص/ مالك الترخيص: يُستخدم هذا الحقل لإدخال البيانات الرسمية الخاصة بالعميل، مثل رقم الهوية الوطنية أو رقم السجل التجاري، وتحديد اسم مالك الترخيص إن وجد.
• لقب/ اسم المدير التنفيذي: يُستخدمان لتسجيل بيانات المدير التنفيذي لدى العميل، وذلك من خلال اختيار اللقب المناسب (مثل: سيد أو سيدة) وإدخال الاسم في الحقل المخصص.
• سنة التأسيس: يُستخدم هذا الحقل لإدخال سنة تأسيس منشأة العميل أو سنة بداية نشاطه في النظام.
• رقم المورد: يُستخدم إذا كان العميل يعمل كمورد للمنشأة أيضاً، يتم ربطه برقم حسابه في نظام الموردين، وذلك لتمكين المقاصة بين الحسابات.
• مؤشر القائمة السوداء/ سبب القائمة السوداء: عند التفعيل، يُدرج العميل في القائمة السوداء لإيقاف التعامل، نتيجة تعثر أو مشاكل في التعامل، مع إمكانية كتابة سبب القائمة السوداء في الحقل المخصص.
• مؤشر مندوب المبيعات: عند تفعيله، يتعامل النظام مع العميل كمندوب، ويترتب عليه احتساب عمولة له.
• التوقيف في طلب العميل: عند تفعيله، يقوم النظام بإيقاف التعامل مع العميل في شاشة “طلب العملاء”.
• التوقيف في فاتورة المبيعات: عند تفعيله، يقوم النظام بإيقاف التعامل مع العميل في شاشة ” فاتورة المبيعات”.
• ملاحظات: يتم في هذا الحقل كتابة أي ملاحظات تخص العميل في الشاشة.

سادساً: بيانات الضامنين

يُستخدم هذا التبويب لإضافة معلومات حول ضامني العميل لمزيد من إجراءات الرقابة والتحكم.

• رقم الضامن: يُستخدم لاختيار رقم أو اسم الشخص أو الجهة الضامنة للعميل، ويتم استدعاء بياناته من القائمة المعرفة مسبقاً في شاشة “الضامنين”ç بتهيئة النظام.
• نوع الضمان: يتم تحديد نوع الضمان (اعتباري، تجاري، بنكي، عقاري) الذي سيضمنه الضامن للعميل، وذلك من خلال القائمة المنسدلة.
• تاريخ بداية الضمان/تاريخ نهاية الضمان/ مبلغ الضمان: تُستخدم هذه الحقول لإدخال نطاق سريان فترة الضمان، بالإضافة إلى لإدخال مبلغ الضمان.
• تاريخ توثيق الضمان: يُستخدم لتسجيل تاريخ التوثيق الرسمي لمستند الضمان لدى الجهات المختصة (مثل المحكمة أو الغرفة التجارية).
• رقم التسجيل في المحكمة/ رقم التسجيل في الغرفة التجارية: يُستخدمان لإدخال أرقام التوثيق الرسمية الصادرة عن الجهات الحكومية أو التجارية.
• ملاحظات: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات إضافية متعلقة ببيانات الضمان.
• التوقيف: عند الضغط عليه، تنبثق شاشة تتيح إيقاف الضامن الذي تم تعريفه، مع الاحتفاظ بسجل يتضمن اسم المستخدم الذي قام بعملية الإيقاف، وتاريخ الإيقاف، وسبب الإيقاف الذي يتم إدخاله من قبل المستخدم.

سابعاً: الأدلة الفرعية

يُستخدم هذا التبويب لربط العميل بالأدلة الفرعية (كالمراكز التكلفة والمشاريع) المعرفة مسبقاً في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، من خلال اختيار نوع الدليل وتحديد رقمه واسمه، مع إمكانية ربط الحساب الواحد بعدة أدلة فرعية وتحديد درجة إلزامية الحقل (إجباري/اختياري) وآلية ترحيله، كما يتيح النظام تفعيل مؤشر “الافتراضي” ليظهر الدليل تلقائياً في شاشات العمليات، أو مؤشر “موقف” لإيقاف التعامل به للعميل مؤقتاً مع أرشفة سجل توثيقي يتضمن (اسم المستخدم، وتاريخ وسبب التوقيف).

ثامناً: بيانات الاتصال

يُستخدم هذا التبويب لتوثيق معلومات التواصل الجغرافي والهاتفي للعميل، بما يشمل بيانات المسؤول (الاسم، اللقب، المسمى الوظيفي، القسم)، العنوان التفصيلي مع إمكانية تحديد الموقع على الخريطة، ووسائل التواصل الهاتفي والاجتماعي، مع إمكانية إضافة عدة جهات اتصال وتحديد جهة الاتصال الافتراضية للمراسلات الرسمية، ثم يتم الضغط على زر “حفظ” لتخزين البيانات.

• حفظ: يتم حفظ البيانات بالنقر على زر “حفظ”.

قائمة عمليات الشاشة

• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.
• إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.