المحصلين

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لإدخال وتوثيق كافة البيانات المتعلقة بـالمحصلين بالمنشأة، بما يشمل (اسم المحصل، ونوعه، والحسابات المرتبطة به كالعمولات أو العهد المؤقتة، والمجموعة التابعة له، ونسبة العمولة، وربطه بالمحصل الرئيسي (إن وجد)، وتُمكّن هذه البيانات من ربط كل عملية تحصيل نقدي أو بنكي بمُحصل محدد، مما يسهل تتبع عملية التحصيل، وحساب العمولات المستحقة عن المبالغ المُحصلة، كما تتيح ربط المُحصل بالمناطق الجغرافية المسندة إليه، واستخدام تلك البيانات في شاشات العمليات المرتبطة بالعملاء والمبيعات بالنظام.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:

أولاً: البيانات الأساسية

• رقم المحصل: يُولد النظام رقم المُحصل آلياً مع إمكانية تعديله، وذلك حسب ما تم تهيئته في شاشة ” تسلسلات المدخلات”ç الإعدادات والتحكمç إدارة النظام.

ملاحظة: لا يمكن إدخال رقم للمُحصل قد سُبق وتم إدخاله وحفظه لمُحصل آخر.

• المحصل الرئيسي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد المُحصل الرئيسي للمُحصل الجاري تعريفه بشكل اختياري، ويُترك فارغًا إذا كان المحصل هو الرئيسي نفسه، ويتم الاختيار من القائمة المنسدلة المرتبطة بشاشة “المحصلين”.
• اسم المحصل/الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لإدخال اسم المُحصل باللغتين الافتراضية للنظام إجبارياً وباللغة الأجنبية بشكل اختياري.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي سيتم ربطها بالمُحصل، ويتم اختيار الوحدة من القائمة المنسدلة، والتي تم تهيئتها مسبقاً شاشة “الوحدات التشغيلية”ç البيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• رقم الحساب: يُستخدم لربط المُحصل بالحسابات المرتبطة به (مثل حساب عهد المحصلين أو عمولاتهم)، من قائمة الحسابات وهي الحسابات التي تم ترميزها في “دليل الحسابات”، وهو الحساب الذي سيتأثر آلياً بالقيود المحاسبية عند تنفيذ عمليات التحصيل.
• الحساب التحليلي: يُستخدم لربط المُحصل بحسابه في النظام إذا كان المحصل موظفًا بالمنشأة، ويتم اختياره من قائمة الموظفين المُعرَّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”çنظام رأس المال البشري، مما يتيح متابعة مستحقاته بشكل مستقل وظهور بياناته منفصلة في التقارير وكشوفات الحساب.
• النوع: يُستخدم هذا الحقل لاختيار نوع المُحصل (تجزئة أو جملة) من قائمة الأنواع المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• المجموعة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة المُحصلين التي ينتمي إليها من قائمة المجموعات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• نسبة العمولة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال نسبة العمولة المستحقة للمحصل، ويقوم النظام باحتسابها آلياً في شاشات العمليات والتقارير المتعلقة بعمولات بالمحصلين.
• حدد الصورة: يتم إضافة صورة للمُحصل الذي يتم تعريفه حسب رغبة المستخدم.

ثانياً: التوقيف

يُستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع المحصل لفترة زمنية محددة، ويمنع النظام التعامل معه خلال هذه الفترة، وإذا تُركا فارغين، يبقى العمل مع المحصل فعالاً في أي وقت.

ثالثاً: بيانات الاتصال الافتراضية

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل بيانات الاتصال الأساسية للمُحصلين، ويشمل (العنوان التفصيلي والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف مع رمز الدولة أو المدينة، وغيرها)، وتُستعمل هذه البيانات، لتكون مرجعًا للتواصل وإرسال المراسلات أو التقارير عند الحاجة.

رابعاً: البيانات الرئيسية

• التصنيف: يُستخدم هذا الحقل لتحديد التصنيف المناسب للمُحصلين، والذي تم تهيئته من شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• الموقع الجغرافي: يتم في هذا الحقل تحديد الموقع الجغرافي للمُحصل من قائمة الهيكل الجغرافي الذي تم ترميزه في شاشة “الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• ملاحظات: يتم في هذا الحقل كتابة أي ملاحظات تخص المحصل في الشاشة.

خامساً: الأدلة الفرعية

يُستخدم هذا التبويب لربط بالمُحصلين بالأدلة الفرعية (كالمراكز التكلفة والمشاريع) المعرفة مسبقاً في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، من خلال اختيار نوع الدليل وتحديد رقمه واسمه، كما يتيح النظام تفعيل مؤشر “الافتراضي” ليظهر الدليل تلقائياً في شاشات العمليات، أو مؤشر “موقف” لإيقاف التعامل به للعميل مؤقتاً مع أرشفة سجل توثيقي يتضمن (اسم المستخدم، وتاريخ وسبب التوقيف).

سادساً: بيانات الاتصال

يستخدم هذا التبويب لإدخال بيانات الاتصال بالمُحصلين، فبمجرد النقر على زر إضافة في التبويب تظهر شاشة يتم من خلالها إدخال جميع بيانات التواصل مع المُحصل لسهولة التواصل مثل: الاسم والتصنيف -العنوان – الهاتف – مواقع التواصل الإلكترونية الخاصة بالمحصل …إلخ.

• حفظ: يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.

قائمة عمليات الشاشة

• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.