الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتعريف وتوثيق كافة البيانات المتعلقة بمندوبي المبيعات بالمنشأة، بما في ذلك (اسم المندوب، نوعه، الحسابات المرتبطة به كالعمولات أو العهد المؤقتة، أو السلف، المجموعة التابعة له، ونسبة العمولة، وربطه بالمندوب الرئيسي (إن وجد)، وتُمكّن هذه البيانات من ربط كل عملية بيع بمندوب محدد، مما يسهل تتبع الأداء البيعي، وحساب العمولات المستحقة، واستخدام تلك البيانات في شاشات العمليات المرتبطة بالعملاء والمبيعات بالنظام.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:
أولاً: البيانات الأساسية
- رقم المندوب: يُولد النظام رقم المندوب آلياً مع إمكانية تعديله، وذلك حسب ما تم تهيئته في شاشة ” تسلسلات المدخلات”ç الإعدادات والتحكمç إدارة النظام.
ملاحظة: لا يمكن إدخال رقم للمندوب قد سُبق وتم إدخاله وحفظه لمندوب آخر.
- المندوب الرئيسي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد المندوب الرئيسي للمندوب الجاري تعريفه بشكل اختياري، ويُترك فارغًا إذا كان المندوب هو الرئيسي نفسه، ويتم الاختيار من القائمة المنسدلة المرتبطة بشاشة “مندوبي المبيعات”.
ملاحظة: يتم تحديد آلية ترحيل المندوب عبر متغير “ترحيل المندوب إلى جميع أطراف القيد” في تهيئة النظام، حيث يؤدي تفعيله إلى ترحيله لكافة حسابات القيد، وعدم تفعيله يقتصر على حساب العميل فقط.
- اسم المندوب/الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لإدخال اسم مندوب المبيعات باللغتين الافتراضية للنظام إجبارياً وباللغة الأجنبية بشكل اختياري.
- الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي سيتم ربطها بمندوب المبيعات، ويتم اختيار الوحدة من القائمة المنسدلة، والتي تم تهيئتها مسبقاً شاشة “الوحدات التشغيلية”ç البيانات الأساسية çتهيئة النظام.
- رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار الحسابات المرتبطة بالمندوب (كعمولات المندوبين، العهد المؤقتة) من قائمة الحسابات وهي الحسابات التي تم ترميزها في “دليل الحسابات”، وهو الذي سيتأثر بالعمليات المرتبطة بالمندوب، مما يضمن ترحيل العمولات والتحصيلات بشكل آلي.
- الحساب التحليلي: يُستخدم لربط المندوب بحسابه في النظام إذا كان المندوب موظفًا بالمنشأة، ويتم اختياره من قائمة الموظفين المُعرَّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”çنظام رأس المال البشري، مما يتيح متابعة مستحقاته بشكل مستقل وظهور بياناته منفصلة في التقارير وكشوفات الحساب.
- النوع: يُستخدم هذا الحقل لاختيار نوع مندوب المبيعات (تجزئة أو جملة) من قائمة الأنواع المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
- المجموعة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة المندوبين التي ينتمي إليها من قائمة المجموعات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
- رقم الموظف: يُستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الموظف إذا كان مندوب المبيعات موظفًا بالمنشأة، ويتم اختياره من قائمة الموظفين المُعرَّفين مسبقًا في شاشة “بيانات الموظفين”çنظام رأس المال البشري.
- نسبة العمولة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال نسبة العمولة المستحقة لمندوبي المبيعات، ويقوم النظام باحتسابها آلياً في شاشات العمليات وإظهارها التقارير المتعلقة بعمولات مندوبي المبيعات.
- مؤشر مشرف: عند تفعيل هذا المؤشر سيقوم النظام بجعل المندوب الحالي مشرف على مجموعة المندوبين الذين تم تحديدهم في حقل “المجموعة”.
- حدد الصورة: يتم إضافة صورة للمندوب الذي يتم تعريفه حسب رغبة المستخدم.
ثانياً: التوقيف
يُستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع مندوب المبيعات لفترة زمنية محددة، ويمنع النظام التعامل معه خلال هذه الفترة، وإذا تُركا فارغين، يبقى العمل مع المندوب فعالاً في أي وقت.
ثالثاً: بيانات الاتصال الافتراضية
يُستخدم هذا التبويب لتسجيل بيانات الاتصال الأساسية لمندوبي المبيعات، ويشمل (العنوان التفصيلي والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف مع رمز الدولة أو المدينة، وغيرها)، وتُستعمل هذه البيانات، لتكون مرجعًا للتواصل وإرسال المراسلات أو التقارير عند الحاجة.
رابعاً: البيانات الرئيسية
- التصنيف: يُستخدم هذا الحقل لتحديد التصنيف المناسب لمندوب المبيعات، والذي تم تهيئته من شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
- رقم السائق: يُستخدم هذا الحقل لاختيار اسم سائق السيارة الخاصة بالمندوب.
- الموقع الجغرافي: يتم في هذا الحقل تحديد الموقع الجغرافي للمندوب من قائمة الهيكل الجغرافي الذي تم ترميزه في شاشة “الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسية çتهيئة النظام.
- ملاحظات: يتم في هذا الحقل كتابة أي ملاحظات تخص المندوب في الشاشة.
خامساً: بيانات الضامنين
يستخدم هذا التبويب لإضافة معلومات حول ضامنين المندوبين وذلك لمزيد من إجراءات الرقابة والتحكم.
- رقم الضامن: يُستخدم هذا الحقل لإدخال اسم الشخص أو الجهة الضامنة لمندوب المبيعات، ويستدعي بياناته من شاشة “الضامنين”ç بتهيئة النظام.
- نوع الضمان: يتم تحديد نوع الضمان (اعتباري، تجاري، بنكي، عقاري) الذي سيضمنه الضامن للمندوب، وذلك من خلال القائمة المنسدلة.
- تاريخ بداية الضمان/تاريخ نهاية الضمان/ مبلغ الضمان: تُستخدم هذه الحقول لإدخال نطاق سريان فترة الضمان، بالإضافة إلى لإدخال مبلغ الضمان.
- تاريخ توثيق الضمان: يُستخدم لتسجيل تاريخ التوثيق الرسمي لمستند الضمان لدى الجهات المختصة (مثل المحكمة أو الغرفة التجارية).
- رقم التسجيل في المحكمة/ رقم التسجيل في الغرفة التجارية: يُستخدمان لإدخال أرقام التوثيق الرسمية الصادرة عن الجهات الحكومية أو التجارية.
- ملاحظات: يُستخدم لتدوين أي ملاحظات إضافية متعلقة ببيانات الضمان.
سادساً: الأدلة الفرعية
يُستخدم هذا التبويب لربط مندوب المبيعات بالأدلة الفرعية (كالمراكز التكلفة والمشاريع) المعرفة مسبقاً في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية”، من خلال اختيار نوع الدليل وتحديد رقمه واسمه، كما يتيح النظام تفعيل مؤشر “الافتراضي” ليظهر الدليل تلقائياً في شاشات العمليات، أو مؤشر “موقف” لإيقاف التعامل به للعميل مؤقتاً مع أرشفة سجل توثيقي يتضمن (اسم المستخدم، وتاريخ وسبب التوقيف).
سابعاً: بيانات الاتصال
يستخدم هذا التبويب لإدخال بيانات الاتصال بمندوب المبيعات، فبمجرد النقر على زر إضافة في التبويب تظهر شاشة يتم من خلالها إدخال جميع بيانات التواصل مع المندوب لسهولة التواصل مثل: الاسم والتصنيف -العنوان – الهاتف – مواقع التواصل الإلكترونية الخاصة بالمندوب …إلخ.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
- التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.