إدارة الشيكات صرف

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل وتوثيق جميع الشيكات الصادرة عند سداد التزامات المنشأة (مثل مستحقات الموردين، المصروفات، أو الرواتب)، بما يضمن الرقابة ومتابعة حالة الشيكات تحت التحصيل خلال فترة محددة.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم باستخدام حقول البيانات الرئيسية كمعايير للفلترة لاستدعاء سندات الصرف المُدخلة والمُرحلة من شاشة “سندات الصرف”، ثم الضغط على زر “إنزال البيانات” لعرضها في البيانات التفصيلية وتغيير حالة الشيكات.

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً ولا يمكن تعديلها.
• الوحدة التشغيلية: يستخدم لفترة الشيكات بالوحدة التشغيلية التي دخل عليها المستخدم، مع إتاحة إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحية.
• نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لفلترة الشيكات بنوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: يُعرض رقم وتسلسل الوثيقة بعد حفظ الوثيقة، وذلك وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
• البنك في الوثيقة: يستخدم لفلترة الشيكات بتحديد البنك المرتبط بوثيقة سند الصرف من شاشة ” سند الصرف”.
• رقم الشيك: يُستخدم لفلترة الشيكات المُرحلة برقم الشيك المحدد بوثيقة سند الصرف.
• حالة الشيك: يستخدم هذا الحقل في فلترة الشيكات حسب آخر حالة لها سواءً كانت (تحت التحصيل، مستحق، مرتجع، مؤجل، ملغي) وسيتم شرحها تفصيلاً في البيانات التفصيلية
• بنك التحصيل: يُستخدم لتحديد البنك الذي سيتم صرف الشيك للمورد، لتسهيل متابعة الشيكات الصادرة.
• رقم الحساب البنكي: يُستخدم لاختيار الحساب البنكي للمنشأة المرتبط بسند الصرف.
• الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم مستند يدوي المقابل للرقم الآلي ويُستخدم في البحث والاستعلام.
• رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم مستند يدوي، لتسهيل عمليات البحث.
• البيان: يستخدم لتدوين أي ملاحظات تخص إجراء العملية.
• زر إنزال البيانات: يُستخدم لإنزال الشيكات المُرحلة حسب المعايير المحددة في البيانات الرئيسية، مع عرض الشيكات مرتبة حسب تاريخ العملية.
• رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب من القائمة المنسدلة لفلترة الشيكات.
• رقم الحساب التحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب التحليلي إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل “رقم الحساب”السابق له حساباً تحليلياً لفلترة الشيكات.
• رقم البنك: يتم استخدامه لفلترة الشيكات حسب البنك المستخدم في سند الصرف.
• نوع الوثيقة: يظهر حقل نوع الوثيقة كمعلومة مرجعية ثابتة لا يمكن تغييرها وهي سندات الصرف حيث إن سندات الصرف هي ما يتم ترحيل الشيكات منها إلى شاشة إدارة الشيكات-صرف.
• من/ إلى رقم شيك، من/ إلى تاريخ استحقاق، من/ إلى تسلسل الوثيقة، من/إلى رقم الوثيقة: يتم استخدامه لفلترة الشيكات المرحلة في مدى البنوك المحدد بالتسلسل والخاص بوثائق الشيكات.
• حالة الشيك: يستخدم هذا الحقل لفلترة الشيكات حسب آخر حالة لها سواءً كانت (تحت التحصيل-مستحق-مرتجع-مؤجل-ملغي) وسيتم شرحهم تفصيلاً في البيانات التفصيلية.
• طريقة ترحيل الشيك: يستخدم لفلترة الشيكات حسب طريقة الترحيل إما تاريخ استحقاق أو توسيط أوراق.
• زر عرض: يستخدم هذا الزر بغرض إنزال البيانات حسب المحدد في البيانات الرئيسية حيث تظهر الشيكات مرتبة حسب تاريخ العملية، ويمكن إعادة ترتيبها من الشريط الأدوات أعلى الشاشة وتحديد الترتيب تصاعدي أم تنازلي.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تستخدم حقول البيانات التفصيلية لتحديث حالة الشيك.

• رقم الوثيقة: يعرض النظام آلياً رقم جديد مع كل شيك تم ترحيله، حتى لو تم ترحيل شيكات متعددة بسند صرف واحد، يأخذ كل شيك رقم وثيقة منفرد كحركة منفردة، كذلك إذا تم تغيير حالة الشيك لحركة جديدة ذات تأثير مالي مختلف يتم تسجيلها في رقم وثيقة جديد.
• تسلسل الوثيقة: يعكس آلياً تسلسل الوثيقة في سند الصرف.
• تاريخ الوثيقة: يعكس آلياً تاريخ إدخال الشيك في سند الصرف.
• رقم الشيك: يعكس آلياً رقم الشيك المحدد في سند الصرف.
• حالة الاستحقاق: يتم اختيار الإجراء المناسب للشيك حسب حالته الحالية:
• تحت التحصيل:الشيك مازال تحت التحصيل ولم يستحق بعد سواءً كانت طريقة ترحيل الشيك (بتاريخ الاستحقاق أو توسيط أوراق الصرف).
• مستحق: يتم تحديد هذا الخيار عندما يكون الشيك قد تم تنفيذه من قبل البنك، وتختلف المعالجة المحاسبية حسب طريقة ترحيل الشيك (بتاريخ الاستحقاق أو توسيط أوراق الصرف)، كما تختلف المعالجة المحاسبية أيضاً طبقاً لضبط تفعيل/عدم تفعيل متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف”.
• أولاً بتاريخ الاستحقاق: إذا كانت طريقة الترحيل بتاريخ الاستحقاق فإن النظام يولد قيد الإثبات في سند الصرف فقط ولا يتولد قيد من شاشة “إدارة الشيكات صرف” وهو كما يلي:

في سند الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	Xx	إلى حـ/ البنك الفعلي

في إدارة الشيكات -صرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
لا يوجد قيد – فقط متابعة إدارية لحالة استحقاق الشيك.

• ثانياً توسيط أوراق الصرف: بموجب ذلك يولد النظام القيود المحاسبية التالية:

استحقاق شيكات الصرف: مع استخدام أوراق الصرف يقوم النظام بتوليد قيد يتم فيه التأثير على البنك وأوراق الصرف على النحو التالي:

القيد الذي يتكون في شاشة سندات الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	Xx	إلى حـ/ أوراق الدفع

ثم يتم عكس القيد الأول لغلق أوراق الدفع، وذلك عند تغيير حالة استحقاق الشيك إلى “مستحق” من شاشة “إدارة الشيكات -صرف” لتخفيض رصيد البنك كالآتي:

القيد الذي يتكون في شاشة إدارة الشيكات –صرف.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ أوراق الدفع	بتاريخ استحقاق الشيك
	Xx	إلى حـ/ البنك

• مرتجع: عند استخدام هذا الخيار يحذف النظام قيد سند الشيك المثبت بموجب سند الصرف ولا تظهر هذه الطريقة إذا كانت طريقة ترحيل الشيك (تاريخ الاستحقاق).
• مؤجل: عند استخدام هذا الخيار يعمل النظام على تأجيل استحقاق الشيك إلى تاريخ استحقاق آخر عن طريق تعديل تاريخ الاستحقاق السابق الذي يظهر في عمود تاريخ الشيك، ولا تظهر هذه الطريقة إذا كانت طريقة ترحيل الشيك (تاريخ الاستحقاق).
• ملغي: عند استخدام هذا الخيار يعكس النظام قيد سند الشيك المثبت بموجب سند الصرف، سواءً كانت طريقة ترحيل الشيك “”تاريخ استحقاق” أو “توسيط أوراق”.
• البيان الشيك: يظهر تلقائياً البيان الخاص بسند الصرف مع إمكانية التعديل عليه حسب صلاحية المستخدم.
• البنك-رقم/ اسم الحساب-الحساب التحليلي-العملة-المبلغ-المبلغ المحلي: تظهر البيانات بالحقول السابقة من واقع سند الصرف.
• مؤشر تجيير “تظهير”: استخدام مؤشر التجيير أو ما يعرف أيضاً “بالتظهير للشيك” يسمح باختيار حساب جديد مستفيد من الشيك.
• تاريخ التجيير: يتم تدوين تاريخ التجيير بعد التأشير على مؤشر التجيير.
• الحساب المجير له / الحساب التحليلي: يستخدم هذا الحقل لاختيار الحساب المستفيد من عملية تجيير الشيك مع اختيار الحساب التحليلي إن وجد، وسيترتب على ذلك التأثير على حساب المستفيد (المجير له الشيك) بدلاً عن حساب البنك في تاريخ الاستحقاق.
• رقم الوثيقة المصدر/ تاريخ الوثيقة المصدر/ البنك في الوثيقة/ تاريخ الشيك المصدر: تظهر البيانات في هذه الحقول من واقع سند الصرف.
• رقم المرجع/ الرقم اليدوي: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع الوثيقة مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث.
• مؤشر “تاريخ الإلغاء”: يظهر هذا المؤشر آلياً إذا تم إلغاء الشيك في سند الصرف.
• الحساب في البنك: يظهر من واقع سند الصرف.
• السنة-الوحدة التشغيلية-رقم /اسم المندوب والمحصل: تظهر البيانات في هذه الحقول من واقع سند الصرف.
• التاريخ اليدوي: يستخدم هذا الحقل في إدخال التاريخ اليدوي المقابل للرقم الآلي وذلك في حالة التعامل مع مستندات يدوية بالإضافة إلى مستندات النظام.
• حفظ: يتم حفظ البيانات عن طريق الضغط على حفظ.