الاستخدام
تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:
- تصميم تقارير النظام.
- عرض التقارير المصممة.
- إنشاء تقرير جديد من تقرير سابق باستخدام النسخ.
- حذف التقارير.
تلميح: المرونة في تصميم تقارير نظام سير العمليات تعد ميزة يمتاز بها النظام.
طريقة استخدام الشاشة
بعد النقر على زر (إضافة تقرير) تظهر شاشة تتضمن العديد من التبويبات من خلالها يتم تصميم التقرير، وبعد حفظ التقرير تظهر قائمة بالتقارير المصممة كما في الصورة السابقة مع ملاحظة أنه يمكن القيام بالإجراءات التالية:
- نسخ: يستخدم هذا الزر لإنشاء تقرير جديد يحمل نفس الحقول والإعدادات من خلال استخدام ميزة النسخ لتوفير الوقت والجهد في تصميم التقارير حيث يتم بعد النسخ إجراء تعديلات على التقرير المنسوخ، عند النقر على زر (نسخ) تظهر رسالة تنبيه للمستخدم.
- حذف: يستخدم هذا الزر لحذف التقرير من القائمة.
تلميح: بالحذف سيختفي التقرير من القائمة ولن يتمكن المستخدم من استرداده.
ملاحظة: يمكن المستخدم تعديل أي تقرير تم تصميمه وذلك بتحديد التقرير في الشاشة ثم النقر المزدوج للدخول للتقرير المصمم واستعراضه وإجراء التعديلات ثم الحفظ.
طريقة تصميم التقارير
في الجزء التالي من هذا الدليل سيتم شرح كيفية تصميم التقارير بالتفصيل في نظام سير العمليات، وتتكون شاشة تصميم التقارير من عدة تبويبات سيتم تناول كل تبويب في عنوان مستقل.
- البيانات العامة
- الحقول
- التجميع حسب
- الشروط
- الترتيب حسب
- إعدادات
أولاً: البيانات العامة
في هذا التبويب يتم إضافة البيانات التالية:
- اسم التقرير: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم للتقرير، ويظهر هذا الاسم في قائمة التقارير المصممة، ويعد حقلاً إجبارياً يجب إدخاله، وفي حالة الانتقال إلى التبويب التالي بدون إدخاله تظهر للمستخدم رسالة تنبيه.
- الوصف: يستخدم هذا الحقل لإدخال وصف للتقرير على سبيل المثال (تقرير تحليلي/ إجمالي).
- العملية: يستخدم لتحديد العملية التي سيتم تصميم تقرير لها، ويعد حقلاً إجبارياً يجب إدخاله، وفي حالة الانتقال إلى التبويب التالي بدون إدخاله تظهر للمستخدم رسالة تنبيه.
- تاريخ الإنشاء/ تاريخ التعديل: تظهر بيانات هذه الحقول آلياً بناءً على عملية الإدخال والتعديل إذا تم التعديل على بيانات التقرير.
- الانتقال للتبويب: يستخدم هذا السهم للانتقال إلى التبويب التالي، ولا يمكن الانتقال إلا بعد تعبئة البيانات.
ثانياً: الحقول
يستخدم هذا التبويب لتحديد الحقول التي سيتم عرضها في التقرير، ويحتوي على حقول خاصة بالعملية مثل تاريخ إنشاء العملية، وحقول خاصة بالمرحلة مثل اسم المرحلة وتاريخ المرحلة، وحقول مراحل العمليات (الحقول المصممة) وحقول الجداول الخاصة بالنوع جدول.
في هذا التبويب يتم ما يلي:
- تحديد حقول التقرير: يتم تحديد الحقول التي سيتم عرضها في التقرير بتحديد الحقل أولاً في الجانب الأيمن ثم النقر على زر (إضافة) لينتقل إلى قائمة الحقول المختارة ونكرر نفس العملية لبقية الحقول.
- إلغاء حقول من التقرير: يمكن إلغاء أي حقل من التقرير بتحديده من قائمة الحقول المختارة ثم النقر على زر (حذف) لينتقل إلى قائمة الحقول في الجانب الأيمن.
- إعادة الترتيب: بالنقر على الأسهم يمكن إعادة ترتيب الحقول لعرضها في التقرير بالترتيب المحدد.
- الانتقال للتبويب التالي: يستخدم هذا السهم للانتقال إلى التبويب التالي، ولا يمكن الانتقال إلا بعد تحديد حقول التقرير.
- حقول فارغة: تتضمن قائمة الحقول حقول فارغة يتم اختيارها لتظهر في التقرير حسب الحاجة كحقل الملاحظات والتوقيع.
- حقول مميزة بلون: الحقول التي من نوع جدول والتي تم تصميمها في شاشة تصميم العمليات تظهر بلون مميز.
ثالثاً: التجميع حسب
يستخدم لتجميع التقرير بحسب حقل أو أكثر من الحقول المحددة في تبويب الحقول.
في هذا التبويب يمكن القيام بما يلي:
- تحديد حقول التجميع حسب: يتم اختيار الحقول التي سيتم اعتمادها في التجميع بتحديد الحقل أولاً في الجانب الأيمن ثم النقر على زر (إضافة) لينتقل إلى قائمة الحقول المختارة، ونكرر نفس العملية في حالة الاعتماد على أكثر من حقل في التجميع، ونشير هنا بأنه سيتم التجميع حسب الحقل الأول ثم الذي يليه.
- إلغاء حقول: يمكن إلغاء أي حقل بتحديده من قائمة الحقول المختارة ثم النقر على زر (حذف) لينتقل إلى قائمة الحقول في الجانب الأيمن.
- الانتقال للتبويب التالي: يستخدم هذا السهم للانتقال إلى التبويب التالي.
- عرض التقرير: إذا تم اختيار التجميع بحسب رقم العملية واسم العملية وتاريخ إنشاء العملية فإن التقرير سيظهر عند طباعته مرتباً حسب الحقول التي تم اختيارها كما في التقرير التالي، ونشير بأنه سيتم التجميع حسب الحقل الذي سيتم اختياره.
رابعاً: الشروط
يستخدم هذا التبويب لتحديد الشروط التي بموجبها سيتم عرض التقرير سواءً بقيم ثابتة يتم إدخالها هنا أو قيم يتم تحديدها عند الطباعة، وتظهر في الجانب الأيمن كل الحقول التي تم تحديدها في تبويب الحقول ليتم اختيار الشروط التي بموجبها سيتم عرض التقرير مع ملاحظة اختلاف حقول الشرط التي تظهر حسب الحقل الذي يتم اختياره.
في هذا التبويب يتم ما يلي:
- إضافة: يتم تحديد الحقل في الجانب الأيمن ثم النقر على زر (إضافة) لينتقل إلى قائمة الشروط.
- قيمة ثابتة: يستخدم لإدخال الشرط وقيمة ثابتة له، وبموجب الشروط المحددة سيتم عرض التقرير، على سبيل المثال نفترض أننا نريد تقرير للعمليات المؤرشفة فقط وتم إضافة حقل مؤرشف في تبويب الحقول يتم تحديد القيمة ثابتة للحقل (مؤرشف)، وفي حالة عدم تفعيل (قيمة ثابتة) سيكون متاحاً للمستخدم تطبيق الشرط أو عدم تطبيقه في شاشة التقارير المصممة عند استعراض التقرير.
- الحقل: يظهر إذا كان نوع الحقل الذي تم اختياره من نوع قائمة، ويتضمن أنواع تم تصميمها في شاشة تصميم القوائم.
- الشرط: يستخدم لتحديد الشرط الذي سيتم تطبيقه، ويتضمن العديد من الشروط (يساوي/ لا يساوي/ أكبر من أو يساوي) إلخ ذلك من الشروط المتوفرة.
- القيمة/ النوع: يستخدم هذا الحقل لإدخال قيمة الشرط حسب نوع الحقل (رقم – نص – إلخ)، وإذا كان من نوع قائمة يمكن تحديد الحقل (الاسم) ومن ثم يتم اختيار العنصر المراد وضعه في قيمة الشرط، أو إذا تم إدخال قيم للحقول (حقل1 -4) لعناصر القائمة في شاشة تصميم القوائم يمكن اختيار الحقل1-4 وإدخال القيمة بحيث يكون التقرير للعمليات التي تم اختيار العناصر التي تحمل قيمة شرط.
- حذف: يمكن استخدام زر سلة الحذف الذي يظهر أمام الحقل لحذف أي حقل تم إضافته إلى قائمة الشروط.
- الانتقال للتبويب التالي: يستخدم هذا السهم للانتقال إلى التبويب التالي مع العلم أنه يمكن الانتقال للتبويب حتى ولو لم يتم تحديد أي شروط.
- كيف يتم استخدام الشروط عند طباعة التقرير: إذا تم تفعيل قيمة ثابتة في تبويب الشروط ستبقى الحقول ثابتة، وبموجبها سيتم عرض التقرير، على سبيل المثال إذا تم تحديد أحد شروط نوع الإجازة وتم تحديد الاجازة السنوية أو أي نوع آخر سيتم عرض تقرير بالإجازة السنوية فقط أو النوع الآخر الذي تم تحديده عند طباعة التقرير.
وفي حالة عدم تفعيل قيمة ثابتة سيكون متاحاً للمستخدم استخدام هذه الشروط أو عدم استخدامها عند طباعة التقرير في شاشة التقارير المصممة حسب نوع التقرير والبيانات التي سيتم عرضها.
خامساً: الترتيب حسب
يستخدم هذا التبويب لتحديد الحقول التي بموجبها سيتم ترتيب التقرير، ويتضمن التبويب الحقول التي تم تحديدها في تبويب الحقول ليتم في هذا التبويب تحديد الحقل ثم النقر على زر (إضافة) لينتقل الحقل إلى قائمة الحقول المختارة التي سيتم الاعتماد عليها في ترتيب التقرير عند العرض، ولإلغاء أي حقل يتم تحديد الحقل ثم النقر على (حذف) ليتم إعادة الحقل إلى قائمة الحقول في الجانب الأيمن، مع ملاحظة أنه في حالة وجود أكثر من حقل فالأولوية للحقل الأول ثم الذي يليه وهكذا.
سادساً: إعدادات
يستخدم هذا التبويب لتحقيق الأهداف التالية:
- ضبط إعدادات التقرير الذي يتم تصميمه
- حفظ التقرير بعد الانتهاء من التصميم
- عرض التقرير بعد التصميم
طريقة استخدام التبويب
يتضمن التبويب العديد من الحقول والإعدادات سيتم شرحها كما يلي:
- تاريخ الطباعة: يستخدم هذا الحقل لتحديد أين سيظهر تاريخ الطباعة في التقرير ويتضمن الخيارات التالية:
- أسفل الورقة
- أعلى الورقة
- بجانب العنوان
- إضافة تسلسل: بتفعيل هذا المؤشر سيتم بناء تسلسل تراكمي للسجلات عند طباعة التقرير.
- كل مجموعة في ورقة منفصلة: بتفعيل هذا المؤشر سيتم طباعة كل مجموعة في ورقة منفصلة حسب التقرير الذي سيتم طباعته، فعلى سبيل المثال إذا كان التجميع حسب رقم العملية سيتم عرض كل عملية في ورقة منفصلة، وإذا كان التجميع حسب تاريخ إنشاء العملية سيتم عرض كل تاريخ في ورقة منفصلة.
- دمج العنوان ببيانات التجميع: هذا المؤشر مرتبط بالخيار (كل مجموعة في ورقة منفصلة) إذا تم تفعيله سيتم عرض عنوان التقرير لكل ورقة منفصلة بناءً على حقل التجميع المحدد في تبويب التجميع حسب، على سبيل المثال إذا تم التجميع حسب الموظف فإنه سيتم عرض العنوان في كل ورقة باسم التقرير إضافة إلى اسم الموظف.
- افقي/ عمودي: يستخدم لتحديد اتجاه التقرير (أفقي/ أو عمودي)، وبمجرد تفعيل أي اتجاه يظهر الأثر في الشاشة مع ملاحظة أنه في حالة وجود حقول كثيرة يفضل الوضع الأفقي.
- أفقي:
- عمودي:
- عرض التقرير: يعرض النظام الشكل الذي سيظهر به التقرير في الشاشة، مع إمكانية التحكم بمساحة كل حقل من حقول التقرير باستخدام الماوس وذلك بالنقر على حدود الحقل المحدد؛ وسيظهر سهم من خلاله يتم توسعة الحقل بالسحب والافلات، وهذا التعديل سيظهر في التقرير عنده طباعته.
ملاحظة: إمكانية التعديل على التقرير تعد من المزايا التي تميز نظام سير العمليات.
- عرض العملية لمنشأ العملية: بتفعيل هذا المؤشر تظهر فقط العمليات الخاصة بالمستخدم الذي أدخل العملية في النظام، وفي حالة عدم تفعيله تظهر كل العمليات.
- تعديل عنوان الحقل: يمكن تعديل عنوان أي حقل من الحقول بالنقر المزدوج على اسم أي حقل من الحقول ومن ثم تعديل الاسم، وسيظهر الاسم المعدل عند استعراض التقرير أو طباعته.
- توسيط: بتفعيل هذا المؤشر لأي حقل من الحقول سيتم توسيط بيانات هذا الحقل عند طباعته.
- مخفي: بتفعيل هذا المؤشر لأي حقل من الحقول سيتم إخفاء بيانات هذا الحقل عند الطباعة، أي أنه يمكن إدخال حقول في تبويب الحقول واستخدامها في الشروط أو الترتيب وعدم إظهارها في التقرير.
- إجماليات: تستخدم هذه الحقول لعرض إجماليات في التقرير عند طباعته حيث يمكن ضبط إجماليات على مستوى المجموعة بالخيارات المتاحة، مع إمكانية عرض إجمالي عدد السجلات المكونة للتقرير، وعرض إجمالي تفصيلي على مستوى النوع وحسب عناصر حقلين من نوع قائمة، مثال تقرير إجمالي العمليات حسب قائمة الموظفين والعدد لكل عنصر من قائمة نوع الإجازة.