توقيع الشيكات

الاستخدام

تستخدم هذه الشاشة في التفعيل والموافقة والسماح باستخدام مدى أرقام شيكات محددة أو دفاتر شيكات محددة -وليس المقصود هنا توقيع إلكتروني للشيكات- للصرف حتى يتسنى استخدام تلك الأرقام الموقعة في النظام، وذلك لتسجيل ومراقبة وتتبع تسلسل الشيكات في صرف المبالغ المقيدة على المنشأة من حساب البنك المحدد، فهي تعتبر الأرقام المرجعية لأرقام الشيكات التسلسلية في الواقع، ويقوم النظام بفحص أرقام الشيكات في شاشة سندات الصرف من نوع الدفع (بنكي) ويمنع التعامل مع أرقام شيكات إلا إذا كانت موقعة وذلك في حالة تم التأشير على المتغير “فحص الشيكات الموقعة في سند الصرف” في تهيئة إدارة الحسابات.

ملاحظة: المقصود بتوقيع الشيكات هنا ليس توقيع إلكتروني ولكن السماح بتفعيل أرقام الشيكات لاستخدامها.

طريقة الاستخدام للشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على إضافة سجل جديد أو زر(F6) على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم البيانات الرئيسية لفلترة البيانات التي سيتم إنزالها في حافظة الشيكات.

• رقم البنك: يستخدم هذا الحقل في تحديد رقم البنك الذي نريد إنزال دفاتر شيكات له، والتي تم تعريفها مسبقاً من شاشة “حافظة الشيكات”، مع الأخذ في الاعتبار أن حالة الشيكات التي يتم إنزالها تكون فقط بحالة “طلب جديد” أي لا يتم إنزال الشيكات التي تم استخدامها من قبل، ويمكن اختيار البنك بكتابة رقمه في الحقل أو النقر على زر (F9) لاختيار أحد البنوك التي تم ترميزها في شاشة “بيانات البنوك”.
• العملة: يتم تحديد عملة عن طريق كتابة رقم ترتيب العملة داخل الحقل أو النقر على (F9) لاختيار العملة.
• ح. التحليلي الفرعي: يقصد به رقم حساب البنك الذي تم ترميزه في شاشة “بيانات البنوك”، فيتم اختيار حساب البنك من القائمة بالنقر على زر (F9) أو بكتابة رقم الحساب.
• ملاحظة: إذا كان هناك رقم حساب واحد لنوع العملة الواحدة فيعمل الحقلان بالتبادل عند ملء أحدهما يُملأ الحقل الآخر بمعلومية الأول.
• المستلم: يتم في هذا الحقل إدخال اسم مستلم عدد شيكات معينة أو كل الشيكات لدفتر ما، وذلك كبيان مرجعي يتم إنزاله بناءً على ما تم تحديده من فلترات.
• رقم الدفتر: يتم في هذا الحقل إدخال رقم الدفتر المطلوب التوقيع عليه، والذي تم تعريفه مسبقاً من شاشة ” حافظة الشيكات”.
• الشخص الموقع: لتدوين اسم الشخص الموقع على الشيكات يدوياً كمعلومة مرجعية وإنزالها آلياً في البيانات التفصيلية لكي يتم تعميم الشخص الموقع على كافة أرقام الشيكات.
• من رقم شيك إلى رقم شيك: يتم إدخال المدى الخاص بأرقام الشيكات المراد عمل لها إجراء جماعي كإدخال اسم مستلم أو تاريخ توقيع أو حتى إجراء التأشير على مؤشر توقيع لعدة شيكات دفعة واحدة، ومن ثم الإنزال الآلي في البيانات التفصيلية.
• التوقيع: يوجد في هذا الحقل الخيارات التالية:
• نعم: في حالة الرغبة بإظهار الشيكات الموقعة أو إجراء تعديل جماعي بالتوقيع على تسلسل أرقام شيكات التي تخص دفتر ما بشكل آلي.
• لا: في حالة الرغبة بإظهار الشيكات الغير موقعة أو إجراء تعديل جماعي على تسلسل أرقام شيكات معين لإلغاء التوقيع عليه بشكل آلي.
• بدون اختيار: لإظهار جميع شيكات الدفتر الموقعة والغير موقعة.
• تاريخ التوقيع: يتم في الحقل تحديد تاريخ التوقيع في حال الرغبة بتعميم تاريخ التوقيع على كافة أرقام الشيكات التي سوف تظهر في البيانات التفصيلية حسب فلترة البيانات الرئيسية.
• تنفيذ: يتم النقر على هذا الزر من أجل إنزال البيانات التفصيلية حسب ما تم تحديده في حقول البيانات الرئيسية، وإذا لم تكن هناك بيانات في حقول البيانات الرئيسية فيقوم النظام بإنزال كافة دفاتر الشيكات المرمزة في حافظة الشيكات.

ثانياً: البيانات التفصيلية

• رقم واسم البنك –العملة -رقم واسم ح. التحليلي الفرعي– رقم الشيك –رقم الدفتر: تظهر بيانات هذه الحقول بشكل آلي بعد النقر على زر (تنفيذ) حسب ما تم تحديده في البيانات الرئيسية.
• حالة الشيك: تظهر في الحقل حالة الشيك وهي حالة ثابتة ” طلب جديد” أي لم يتم عمل أي إجراء على الشيك سواءً بالاستخدام أو إلغاء أو تعليق.
• التوقيع: يتم التأشير على هذا المؤشر للدلالة على أنه تم التوقيع على الشيك أي السماح باستخدامه في النظام، كما يمكن إنزال التوقيع بشكل آلي بعد النقر على زر (تنفيذ) إذا تم تحديد (نعم) في حقل التوقيع في البيانات الرئيسية، أو التعديل على التوقيع إذا كان بالفعل تم ضغط زر التنفيذ.
• تاريخ التوقيع: يظهر في الحقل تاريخ توقيع الشيك وهو نفس تاريخ يوم عملية التأشير على مؤشر التوقيع في حال تم إنزال التوقيع آلياً حسب الفلتر المحدد في البيانات الرئيسية، أو يتم إدخاله بصورة يدوية إذا كانت عملية التوقيع يدوية.
• الشخص الموقع: يتم تدوين الشخص الموقع على الشيكات مثلاً (المدير العام – المدير المالي) كمعلومة مرجعية، وفي حالة تحديد الشخص الموقع في البيانات الرئيسية فإن النظام يعمم الاسم على كافة تسلسل أرقام الشيكات التي تم إنزالها في البيانات التفصيلية.
• المستلم: يتم في هذا الحقل تدوين الشخص المستلم للشيك كمعلومة مرجعية وذلك إذا كان التوقيع بصورة يدوية، أما إذا تم تحديد الشخص المستلم في البيانات الرئيسية فإن النظام يعمم الاسم على كافة تسلسل أرقام الشيكات التي تم إنزالها في البيانات التفصيلية.
• الملاحظات: يتم في هذا الحقل تدوين أي ملاحظات خاصة بعملية التوقيع على الشيكات.
• تعديل: يتم النقر على زر تعديل من أجل التوقيع أو إلغاء التوقيع على شيك أو دفتر أو عدة شيكات بدفتر ما ثم النقر على زر حفظ أو زر (F12).