الاستخدام
تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:
- تعريف وترميز البنوك وتفاصيلها التي تستخدمها المنشأة وربطها بأرقام حساباتها في الدليل المحاسبي.
- تعريف الحسابات التحليلية الفرعية لكل بنك وتحديد العملات المستخدمة داخل كل حساب في البنك.
- التحكم في نوعية تسلسل دفاتر سندات “القبض والصرف” ذات النوع “بنكي”.
- ربط البنك بخدمات بطائق الائتمان لسهولة أتمتة مهام استلام النقود.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على إضافة سجل جديد أو زر(F6) على النحو التالي:
ملاحظة: إضافة وتعديل وحذف وطباعة السجلات يكون بناءً على إعدادات صلاحيات المستخدم من شاشة إدارة المسئوليات بإدارة النظام، كما أنه يوجد زر انتقال سريع لشاشة المسئوليات أعلى الشاشة على يمين فلتر عرض القائمة، كما يمكن استعراض رسم بياني لحركات البنك من زر الرسم البياني يسار زر الخروج.
أولاً: البيانات الرئيسية
هي البيانات في القسم الأعلى من الشاشة:
- رقم البنك: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي للبنك، ويمكن التحكم في طول رقم التسلسل وطريقة عرض التسلسل سواءً آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله حسب ضبط شاشة تهيئة تسلسل المدخلات بإدارة النظام، ويتيح الزر بجانب الحقل الانتقال لشاشة حركة الحسابات لعمل استعلام عن الحركات التي تخص البنك المحدد مع إمكانية تصدير بيانات تلك الحركات لملف اكسيل أو طباعتها كتقرير مخصص.
- اسم البنك/ الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لتدوين اسم البنك باللغة الافتراضية للمنشأة، وكذلك الاسم باللغة الثانوية.
- حساب البنك: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم حساب البنك من قائمة دليل الحسابات التي تظهر بواسطة ضغط زر(F9) وهي الحسابات التي تم تمييزها في الدليل المحاسبي على أنها حسابات “بنوك” في حقل “نوع الحساب التحليلي” في الدليل المحاسبي، والغرض من هذا الربط هو التأثير على الحساب المحدد عند قيد العمليات على البنك.
ملاحظة: يظهر أسفل يسار الشاشة مفاتيح اختصار لغرض الانتقال السريع مثل (CTRL+I) للانتقال السريع لرقم الحساب في شاشة الدليل المحاسبي، (CTRL+T) للانتقال لشاشة حركة الحسابات لنفس الحساب المُختار، كذلك مفتاح (F8) والذي يتيح قائمة الحسابات بتسلسل أبجدي للحروف.
- التسلسل: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل سندات القبض والصرففي العمليات، وما إذا كانت المنشأة ترغب بتسلسل واحد لجميع البنوك أم أنها تريد تسلسل خاص بكل بنك، ففي حالة تكرار رقم محدد في هذا الحقل وليكن الرقم (1) في جميع البنوك سيقوم النظام بمنح السندات – لجميع البنوك – تسلسلاً واحداً، وبالتالي لا يمكن أن يقبل النظام إدخال سندين بنفس الرقم، وذلك لأن التسلسل واحد في كل البنوك بمعنى أن كل السندات كأنها في دفتر واحد، أما إذا كانت المنشأة ترغب منح سندات كل بنك من البنوك تسلسلاً مستقلاً عن باقي البنوك فعلى المستخدم أن يدخل في هذا الحقل عند ترميز كل بنك رقماً مختلفاً عن الرقم الذي تم إدخاله للبنوك الأخرى.
- الموقع الجغرافي: يتم في هذا الحقل تحديد الموقع الجغرافي للبنك من قائمة الهيكل الجغرافي الذي تم ترميزه في المدخلات العامة بنظام الإعدادات العامة.
- النوع: يتم في هذا الحقل تحديد نوع البنك من قائمة الأنواع التي تظهر عند النقر على زر (F9) والتي تم ترميزها في شاشة التهيئة العامة لإدارة الحسابات.
- رقم المجموعة: يستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة البنوك التي سيتم ربط البنك بها من قائمة مجموعات البنوك التي تظهر عند النقر على زر (F9) والتي تم ترميزها في شاشة التهيئة العامة لإدارة الحسابات.
ثانياً: البيانات الإضافية
- حساب أوراق القبض /أوراق الدفع: تستخدم هذه الحقول عند تخصيص حسابات وسيطة لأوراق القبض وأوراق الدفع على مستوى كل بنك، أما في حالة ترميز حساب وحيد لكل من هذه الأوراق أو في حالة عدم تخصيص حساب، ففي هذه الحالة يتم تحديدها في شاشة الحسابات الوسيطة، ويتم تحديد الحساب بواسطة النقر على زر (F9).
- حساب وسيط صرف الشيكات: يستخدم في حال عدم رغبة المنشأة التأثير على حساب المورد عند إصدار سندات صرف شيكات مع طريقة ترحيل الشيكات “توسيط أوراق”، حيث يتم فيه تحديد الحساب الوسيط المقابل لأوراق الدفع عند عدم التأثير على المورد، ويشترط لذلك عدم تفعيل متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف” في متغيرات إدارة الحسابات.
- حساب وسيط شيكات المقاصة: يستخدم في حالة إيداع الشيكات في مقاصة البنك وذلك ينتج عنه خفض رصيد حساب أوراق القبض وزيادة رصيد حساب شيكات المقاصة لحين استحقاقه وانعكاس الرصيد بداخل الحساب البنكي لينتج عنه زيادة حساب نقدية البنك وخفض رصيد حساب شيكات المقاصة.
- البنك الوسيط: يستخدم هذا المؤشر لتحديد البنك الحالي كبنك وسيط.
- يستخدم بطائق الائتمان: يستخدم هذا المؤشر لتفعيل تعامل البنك مع وظيفة بطائق الائتمان المصرفية حيث يتم تفعيل تبويب “عمولات بطائق الائتمان” في الشاشة، لتحديد أنواع البطائق والعمولات وغيرها من البيانات، وفي حالة عدم التأشير لن يتعامل البنك مع وظيفة البطائق الائتمانية في النظام، وتظهر بيانات ذلك التبويب من واقع ما تم ترميزه سابقاً في شاشة “أنواع بطائق الائتمان”.
- حساب وسيط بطائق الائتمان: يظهر ذلك الحقل عندما يتم التأشير على الحقل السابق “يستخدم بطائق ائتمان”، ويستخدم لإدخال الحساب الخاص بتسجيل الحركات الخاصة ببطاقة الائتمان.
- من/ إلى تاريخ التفعيل: يستخدم لتحديد تاريخ تفعيل البنك لفترة معينة.
- من/ إلى تاريخ التوقيف: يستخدم لتحديد تاريخ توقيف البنك لفترة معينة.
ثالثاً: العملات
يستخدم هذا التبويب في تحديد العملات التي سوف يتعامل بها البنك.
- رمز / اسمالعملة: يتم تحديد العملات التي سيتم التعامل بها مع البنك في هذا الحقل ويتم اختيار العملة أو العملات من القائمة التي تظهر بالنقر على زر (F9) وهي العملات التي تم ربطها بحساب البنك في الدليل المحاسبي ليتم تحديد العملة المطلوبة ويسمح النظام بتكرار العملة مع أكثر من حساب داخل البنك.
- رقم الحساب في البنك: يستخدم هذا الحقل لتدوين رقم حساب المنشأة في البنك وسوف ينعكس في شاشات النظام التي تتعامل مع البنك، وذلك في حقل “رقم الحساب في البنك”، أما في حالة التعامل على حساب بنكي في البيانات التفصيلية فيكون التعامل من خلال حقول العمود الخاص بـ “رقم الحساب التحليلي الفرعي”.
- الوصف المحلي /الأجنبي: يتم إدخال اسم الحساب في البنك باللغة الرئيسية واللغة الأجنبية.
- الملاحظات: لتدوين أي ملاحظات خاصة بالحسابات.
- نوع الحساب: لتحديد نوع الحساب البنكي من القائمة المنسدلة مثل إذا كان حساب جاري أو ودائع أو اعتماد بنكي…إلخ وذلك كمعلومة مرجعية.
- افتراضي: لتحديد أي حساب بأي عملة يظهر افتراضياً عند التعامل مع البنك المستخدم.
- موقف: لإيقاف التعامل على حساب معين من حسابات البنك المستخدم.
رابعاً: تصنيفات
يتم في هذا التبويب تحديد التصنيفات التي ينتمي لها البنك وهي التصنيفات التي تم إدخالها في شاشة التهيئة العامة لإدارة الحسابات.
- رقم التصيف/ اسم التصنيف: تظهر قائمة التصنيفات بالنقر على زر (F9)، ومن هذه القائمة يتم تحديد التصنيفات المطلوب ربط البنك بها، وتفيد التصنيفات بوجه عام في استخراج تقارير وعمل استعلامات تخص البنوك ذات التصنيف المماثل.
خامساً: الوحدات المالية
يستخدم هذا التبويب لاختيار الوحدات المالية التي ستتعامل مع البنك.
- الوحدة المالية / الاسم: يتم في هذا الحقل النقر على زر (F9) لتظهر قائمة الوحدات المالية ليقوم المستخدم بتحديد الوحدات المالية المطلوب ربط البنك بها وحصر استخدام الحساب بتلك الوحدات المالية أو “الفروع” فقط.
سادساً: الفروع
يستخدم هذا التبويب في إدخال فروع البنك التي يتم التعامل معها في النظام.
- رقم / اسم الفرع: يتم في هذا الحقل إدخال أرقام وأسماء الفروع الخاصة بالبنك التي تتعامل معها المنشأة كمعلومات مرجعية.
سابعاً: عمولات بطائق الائتمان
- عدد الكسور العشرية للعمولة والضريبة: يستخدم الحقل لتحديد عدد الخانات العشرية عند احتساب العمولة والضريبة لبطاقة الائتمان الحالية.
- طريقة ترحيل مبلغ بطائق الائتمان: تستخدم لتحديد إحدى الطريقتين في ترحيل المبالغ إما بالصافي بعد احتساب الضريبة أم بالإجمالي قبل الضريبة.
- نوع / اسم البطاقة: يستخدم هذا الحقل لاختيار بطائق الائتمان التي سيتم التعامل بها مع البنك، والتي تم ترميزها من شاشة “أنواع بطائق الائتمان” ويتم تحديدها بالنقر على زر (F9).
- نوع العمولة: يستخدم هذا الحقل في تحديد نوع العمولة (شرائح – نسبة)، ففي حالة اختيار (شرائح) يتم تحديد الشرائح في الحقول التي تظهر في الجزء الأسفل من الشاشة التي يتم فيها تحديد مدى معين من مبلغ وإلى مبلغ لشرائح العمولات، أما في حال اختيار نسبة فيتم تحديدها في الحقل التالي “نسبة العمولة”.
- نسبة العمولة: يستخدم هذا الحقل لإدخال نسبة العمولة الثابتة على أي مبلغ والتي سيحصل عليها البنك عند تعامل المنشأة مع هذا النوع من البطائق.
- مدة الاستحقاق باليوم: يستخدم هذا الحقل لإدخال مدة استحقاق العمولة بالأيام بعد تاريخ طلب أو سند القبض، وبمجرد انتهاء هذه المدة يتم قيد العمولة والتأثير على الحسابات آلياً وكذلك عكس القيد الناتج من حفظ العملية في حساب بطائق الائتمان الوسيط -الذي تم تحديده في تبويب البيانات الإضافية-ليؤثر بذلك في حساب البنك الفعلي.
- حساب العمولة: يتم تحديد رقم حساب العمولة الذي ستقيد فيه قيمة العمولة بالنقر على زر (F9) لتظهر قائمة الحسابات وتحديد الحساب المطلوب.
- احتساب العمولة: عند التأشير على هذا الخيار فإن النظام يحتسب عمولة البطاقة على العميل ويقوم بإضافتها على قيمة الفاتورة، أما في حالة عدم التأشير فيتم تحميل قيمة العمولة على المنشأة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات عن طريق الضغط حفظ أو زر(F12).