ترميز أنواع الوثائق

الاستخدام

تستخدم شاشة ترميز أنواع الوثائق بغرض ترميز مختلف أنواع وثائق العمليات التي تتم على نظام الحضور والانصراف المستخدمة في مختلف شاشات عمليات النظام مثل أنواع الأذن وأنوع المهام وأنواع التكليف بالعمل الإضافي وغيرها من الأنواع، وهي عبارة عن شاشة يتم فيها ترميز كل نوع من تلك الأنواع على حدة.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

البيانات الأساسية هي عبارة عن المسميات الرئيسية لكل نوع من أنواع العمليات، وهي عبارة عن مسميات مضمنة في النظام لا يتدخل المستخدم في ترميزها، ويتم تحديد النوع الذي سيتم ترميز تفاصيل له كأن يتم تحديد (أنواع منح الأذن) في حالة رغبة المستخدم ترميز أنواع للأذن، ويتم إدخال تفاصيل النوع في البيانات التفصيلية أسفل الشاشة.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• يتم تحديد نوع الترميز المطلوب في البيانات الأساسية أعلى الشاشة وهو النوع الذي سيتم ترميز أنواع تفصيلية له.
• الرمز الفرعي: يستخدم هذا العمود لإدخال الرقم التسلسلي لتفاصيل النوع المطلوب ترميزه.
• الاسم: يستخدم هذا العمود لإدخال أسماء الأنواع باللغة المستخدمة في النظام كأن يتم إدخال مسميات أنواع منح الأذن وأنواع المهام وغيرها من الترميزات.
• الاسم الأجنبي: يستخدم هذا العمود لإدخال أسماء الأنواع باللغة الأجنبية.
• الترتيب: يستخدم هذا العمود لترتيب الأنواع التفصيلية بحسب أهميتها أو بحسب كثرة استخدامها أو بما يراه مدير النظام، حيث يمكن منح الأنواع أرقاماً بموجبها تظهر تلك الأنواع مرتبة في الشاشات المعنية.
• ملاحظات: يستخدم هذا العمود لتدوين أية ملاحظات على ما يتم ترميزه.
• موقف: تستخدم هذه الخلية لتوقيف العمل بالنوع.
• سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف النوع.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.