الاستخدام
تستخدم شاشة تعريف الفترات الإدارية لتحديد الفترات الزمنية لاحتساب مرتبات الموظفين والفترات الزمنية لاحتساب البصمة فمن خلال الشاشة يمكن ترميز فترات لاحتساب الراتب وأخرى لاحتساب البصمة، ويجب أن تكون الفترات الإدراية في إطار الفترة الزمنية للنظام المحاسبي سواءً كانت 12 شهر أو أكثر أو أقل، وبالإضافة إلى تحديد السنة سيتم تحديد عدد الفترات وبداية ونهاية كل فترة، وفي الوقت الذي يسمح فيه النظام تحديد سنة يمكن أيضاً تداخل السنوات بحيث تكون أول فترة في سنة وآخر فترة في سنة تالية مع إمكانية تداخل الأشهر بحيث تكون بداية الفترة في شهر ونهايتها في شهر آخر.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي:
- نوع الفترة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع فترة الاحتساب.
- من سنة / إلى سنة: تستخدم هذه الحقول لتحديد السنة الفعالة بداية ونهاية حيث يمكن التعامل مع تداخل السنوات ويجب أن تكون في إطار الفترة الزمنية للنظام المحاسبي.
- من شهر / إلى شهر: تستخدم هذه الحقول لتحديد مدى الأشهر بحيث يتم تحديد أول وآخر شهر في الفترة الفعالة.
- عدد الفترات: يتم التعامل مع هذا الحقل على ضوء نوع الفترة، فإذا كان نوع الفترة شهري سيظهر عدد الفترات بحسب البيانات التي تم إدخالها في حقلي (من شهر / إلى شهر)، أما إذا كان نوع الفترة (فترات يحددها المستخدم) ففي هذه الحالة يتم إدخال عدد الفترات يدوياً.
- إنزال البيانات: يستخدم هذا الزر لتوجيه النظام إنزال بيانات الفترة فبمجرد النقر على الزر تظهر البيانات التفصيلية للفترات في الجدول بناءً على التهيئة المحددة في الحقول السابقة.
- تظهر البيانات في الجدول – أسفل الشاشة – بناءً على التهيئة التي تمت في الحقول السابقة وعلى النحو التالي:
- رقم الفترة: يظهر في هذا العمود – آلياً – الأرقام التسلسلية للفترات.
- اسم الفترة: يظهر في هذا العمود – آلياً – أسماء الفترات.
- من تاريخ: يظهر في هذا العمود – آلياً – تاريخ بداية كل فترة حيث يظهر – افتراضياً – تاريخ أول يوم في الشهر مع إمكانية تعديل التاريخ بحيث يكون أكبر من تاريخ نهاية الفترة السابقة.
- إلى تاريخ: يظهر في هذا العمود – آلياً – تاريخ نهاية كل فترة حيث يظهر – افتراضياً – تاريخ آخر يوم في الشهر مع إمكانية تعديل التاريخ بحيث يكون أصغر من تاريخ بداية الفترة التالية.
تلميح: يستطيع مدير النظام تكييف النظام بالطريقة التي يراها مناسبة للمنشأة في تحديد بداية ونهاية كل فترة مع إمكانية تداخل الفترات بين الأشهر، فإذا افتراضنا أن نوع الفترة التي تم تحديدها (شهري) فهذا لا يعني أن الشهر يبدأ بتاريخ (1) حيث يمكن أن يحدد بداية الفترة – بداية شهر فبراير مثلاً – بتاريخ (25 يناير) وينتهي بتاريخ (24 فبراير) بغرض المرونة في احتساب الراتب.
- أيام العمل: يظهر في هذا العمود – آلياً – عدد أيام الفترة وهي الأيام التي تقع بين تاريخ بداية وتاريخ نهاية الفترة.
- فترات احتساب الراتب: تستخدم أعمدة فترات احتساب الراتب (من تاريخ / إلى تاريخ / أيام العمل) لتحديد طريقة ترميز فترات احتساب الراتب وهي بداية ونهاية الفترة التي سيتم احتساب رواتب الموظفين خلالها.
- فترات احتساب البصمة: تستخدم أعمدة فترات احتساب البصمة (من تاريخ / إلى تاريخ / أيام العمل) لتحديد طريقة ترميز فترات احتساب البصمة وهي بداية ونهاية الفترة التي سيتم احتساب بصمات الموظفين خلالها.
- زر مؤشرات الفترة: عند النقر على هذا الزر الموجود مقابل كل فترة إدارية تنبثق شاشة.
يمكن من خلالها توقيف فرع معين أو إيقاف خصم السلف لفرع معين في فترة إدارة معينة.
تلميح: تم تخصيص فترات لاحتساب الراتب وأخرى لاحتساب البصمة كي تكون هناك مرونة في عملية الاحتساب فقد تختلف بداية ونهاية فترة احتساب الراتب عن بداية ونهاية فترة احتساب البصمة، فقد تكون فترة احتساب الراتب في المنشأة من بداية الشهر وحتى نهايته بينما احتساب فترات البصمة قد تكون من تاريخ (21) في الشهر وحتى تاريخ (20) من الشهر التالي أو من تاريخ (25) وحتى (24) وهكذا.
- فترات الأقساط المستقبلية: يستخدم هذا التبويب في الجهات التي تتعدى فيها فترات تقسيط السلف فترات السنة الفعالة إلى سنوات قادمة إذا كان نوع الفترة (حسب المستخدم)، ويتم فيه إدخال الفترات التي سيتم فيها إثبات أقساط السلف إذا كانت تلك الفترات خارج الفترات التي حددها المستخدم، حيث يمكن إدخال عدد فترات بما يتناسب مع سياسة المنشأة، وبموجبها سيسمح النظام بإثبات السلفة إذا تعدت فترات التقسيط الفترات (حسب المستخدم).
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: يتم إقفال الفترة من شاشة الإقفال الشهري / الفتري للشئون الإدارية في إدارة النظام، وبموجب ذلك الإقفال – الذي يتم بعد احتساب الراتب – سيتم إيقاف العمل للشهر أو الفترة الحالية، مع العلم أن الإقفال يتم على مستوى كل فرع على حدة.