مراكز التكلفة

الاستخدام

تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:

• تعريف مراكز التكلفة التي تساعد المنشأة في تنظيم ورقابة أنشطتها المختلفة.
• التحكم والتنوع في استخدام مراكز التكلفة في الأنشطة الصناعية والتجارية والخدمية والمقاولات سواءً كانت مراكز إنتاجية أو إدارية أو بيعية إلى غير ذلك من المراكز.
• استخدام مراكز التكلفة مكمل لاستخدام الحسابات فمن خلالها يتم الحصول على مخرجات وتقارير تفصيلية تلبي احتياجات المنشأة في معرفة إيرادات ومصروفات كل مركز.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الأساسية

• رقم مركز التكلفة: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم مركز التكلفة، ويعتمد استخدامه على التهيئة العامة للنظام وما إذا كان متضمناً لرقم المركز الرئيسي أم لا.
• المركز الرئيسي: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم المركز الرئيسي (المستوى الأعلى) للمركز الذي يتم ترميزه، فإذا كان مستوى المركز الذي يتم ترميزه في المستوى الأول يتم إدخال الرقم (صفر) كمركز رئيسي.
• اسم المركز (محلي/ أجنبي): يتم فيه تسجيل اسم مركز التكلفة باللغة المحلية والأجنبية.

ثانياً: مراكز التكلفة

• الرتبة: تظهر رتبة مركز التكلفة آلياً بمجرد إدخال المركز الرئيسي، وتعبر عن مستوى المركز الذي يتم ترميزه.
• التسلسل: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تسلسل الوثائق في مختلف شاشات الأنظمة إذا كان تسلسل تلك الوثائق على مستوى مراكز التكلفة، وما إذا كان تسلسل واحد لجميع المراكز أم سيكون لكل مركز أو عدة مراكز تسلسل مختلف عن المراكز الأخرى، فتكرار نفس الرقم وليكن الرقم (1) مع أكثر من مركز سيكون تسلسلها واحد، وإذا تم إدخال الرقم (2) في مراكز أخرى سيكون لهذه المراكز تسلسل مستقل ومختلف عن تسلسل المراكز السابقة وهكذا.
• نوع المركز: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع المركز حيث يتم اختيار النوع من بين الأنواع التي تظهر في القائمة وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة تهيئة مراكز التكلفة في تهيئة النظام.

تلميح

• مراكز آخر رتبة في دليل المراكز (المستوى الأخير) يتم ربطها بالنوع الذي يتأثر بالعمليات.
• مراكز التكلفة الفرعية هي التي سيتم ربطها بالمشاريع.
• مجموعة المراكز: يستخدم هذا الحقل لتحديد المجموعة التي ينتمي لها مركز التكلفة وهي اختيارية، ويتم اختيار المجموعة من بين المجموعات التي تظهر في القائمة وهي المجموعات التي تم ترميزها في شاشة تهيئة مراكز التكلفة في تهيئة النظام.
• توقيف المبيعات: يستخدم هذا الخيار لإيقاف التعامل مع مركز التكلفة في نظام المبيعات.
• موقف: يستخدم هذا الخيار لإيقاف التعامل مع مركز التكلفة في مختلف شاشات النظام مع تدوين سبب الإيقاف، وبمجرد الإيقاف يظهر تاريخ الإيقاف آلياً في الحقل المخصص له.
• استخدام المشاريع: يظهر هذا الحقل عند تفعيل خيار (ربط مراكز التكلفة بالمشاريع) في شاشة المتغيرات العامة ويستخدم لاختيار طبيعة الربط وما إذا كانت (غير مستخدم – اختياري – إجباري)، ويتم تحديد المشاريع التي سيتم ربطها بالمركز من خلال القائمة التي تظهر بمجرد النقر على الأيقونة التي تظهر نهاية الحقل.
• الاستيراد من أكسل: يستطيع المستخدم القيام بعملية استيراد دليل مراكز التكلفة من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال المراكز إلى الشاشة، فبمجرد النقر على أيقونة (الإكسل) في شريط المهام تظهر شاشة الاستيراد التي يتم استيراد الدليل من خلالها، ويتم ترتيب ملف الإكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب الدليل وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الإكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.

ثالثاً: حقول إضافية

يستخدم هذا التبويب إذا كان المطلوب تسجيل بيانات إضافية لمراكز التكلفة لا تستوعبها الشاشة مع إمكانية إعادة تسمية تلك الحقول حسب حاجة المستخدم لها من شاشة ترجمة النصوص في التهيئة العامة للنظام، ويستفاد من تلك البيانات في التقارير المختلفة عن مراكز التكلفة.

• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.