الدليل المحاسبي

الاستخدام

تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:

• تعريف وترميز الدليل المحاسبي الذي تستخدمه المنشأة في تنظيم دفاترها وسجلاتها وقوائمها المالية.
• استخدام المبادئ المحاسبية المتعارف عليها عند بناء الدليل المحاسبي.
• التعبير عن النشاط الذي تزاوله المنشأة وينعكس ذلك في تفاصيل الدليل التي تختلف من منشاة إلى أخرى، ولهذا يجب الأخذ في الاعتبار نوع نشاط المنشاة أثناء بناء الدليل وما إذا كانت تجارية أو صناعية أو خدمية.

أسس إعداد الدليل المحاسبي

إعداد الدليل المحاسبي يخضع الى العديد من الأسس المحاسبية سواءً كانت أسس خاصة بالدول مثل النظام المحاسبي الموحد أو الأسس الخاصة بمعايير عرض البيانات المالية حسب المعايير المحاسبية الدولية، وغالباً ما ينقسم الدليل إلى أربعة أقسام أساسية هي:

• الأصول: تنقسم الأصول الى قسمين:
• القسم الأول: (الأصول المتداولة) مثل (النقدية، المخزون، المدينون …الخ) والأرصدة الانتقالية المدينة التي يجري تسويتها وإظهارها في قائمة الميزانية العمومية.
• القسم الثاني: (الأصول طويلة الأجل) وهي الأصول التي تعمر لأكثر من فترة محاسبية، وتنقسم الأصول طويلة الأجل إلى الأصول الثابتة وهي الأصول التي تقتنيها المنشأة من أجل ممارسة نشاطها وليس لغرض بيعها مثل (الأراضي، المباني، السيارات، الأثاث…الخ) والاستثمارات طويلة الأجل مثل الاستثمارات في الأسهم والسندات.
• الخصوم: تعرف الخصوم بأنها تعهدات اقتصادية على المنشأة يعترف بها وتقدر طبقاً لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها، وتنقسم الخصوم إلى (الخصوم المتداولة) وهي الالتزامات التي على الشركة تسديدها خلال عام من تاريخ قائمة المركز المالي وتشمل الديون قصيرة الأجل وحقوق الدائنين التي سيتم سدادها خلال الأشهر المقبلة وأية مصروفات مستحقة، و(الأصول غير المتداولة) وهي الالتزامات التي ستسددها المنشأة على المدى البعيد مثل الديون طويلة الأجل وحقوق الملكية أو المساهمين كما تشمل رأس المال مضافاً إليها الأرباح المرحلة (المحتجزة) والاحتياطيات.
• المصروفات: النفقات التي تنفقها المنشأة للحصول على الإيرادات التي تمكنها من تحقيق الأرباح المرجوة والنجاح والاستمرار في نشاطها (مرتبات، إيجارات، كهرباء …الخ).
• الإيرادات: هي المبالغ التي تحصل عليها المنشأة من جراء ممارستها لنشاطها (إيرادات المبيعات، إيرادات الخدمات …الخ).

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• الحساب الرئيسي: يستخدم هذا الحقل لإدخال المستوى الرئيسي الأعلى للحساب الذي يتم ترميزه، وإذا كان مستوى الحساب الذي يتم ترميزه في المستوى الأول يتم إدخال الرقم (صفر) كحساب رئيسي.
• رقم الحساب: يظهر رقم الحساب في هذا الحقل آلياً وفقاً لترتيب إدخاله تحت الحساب الرئيسي إذا كان متضمناً ما لم فيتم إدخاله يدوياً.

تلميح

• لا يسمح النظام بتعديل رقم الحساب بعد الحفظ كما لا يمكن حذفه إذا تمت عليه حركة أو إذا تفرع عنه حساب.
• يمكن التحكم بطول رقم الحساب من خلال خيارات المتغيرات العامة.
• في حالة ترميز حساب بموجب طلب من شاشة (طلب فتح حساب) يتم اختيار الحساب وإنزاله من الشاشة التي تظهر بواسطة (F5).
• اسم الحساب (محلي/أجنبي): يتم إدخال اسم الحساب باللغة المحلية واللغة الأجنبية.
• تصنيف الحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار التصنيف من القائمة وهي التصنيفات التي تم ترميزها في شاشة تهيئة الدليل وهو حقل اختياري.
• الرتبة: تظهر رتبة الحساب آلياً بمجرد إدخال الحساب الرئيسي، وتعبر عن مستوى الحساب الذي يتم ترميزه.
• نوع الحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الحساب حيث يتم اختيار النوع من بين الأنواع التي تظهر في القائمة وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة تهيئة الدليل المحاسبي في تهيئة النظام.

تلميح

• حسابات آخر رتبة في الدليل المحاسبي (المستوى الأخير) يتم ربطها بالنوع الذي يتأثر بالعمليات.
• الحسابات الرئيسية العليا يمكن أن تتفرع عنها حسابات بينما الحسابات الفرعية (المستوى الأخير) لا يمكن أن تتفرع عنه حسابات.
• سيتم ربط العملات بالحسابات الفرعية بينما الحسابات الرئيسية ستأخذ العملة المحلية.
• ربط مراكز التكلفة والمشاريع ونوع الحساب التحليلي ونوع التدفق سيتم ربطها على مستوى الحسابات الفرعية.
• منح الصلاحيات سيتم على مستوى الحسابات الفرعية.
• طبيعة الحساب (مدين / دائن): يستخدم هذا الحقل لتحديد طبيعة الحساب ما إذا كان مديناً أو دائناً، ويتم تحديد طبيعة الحساب للحسابات الرئيسية التي تقع في المستوى الأول وستنعكس هذه الطبيعة آلياً على الحسابات المتفرعة عن هذا المستوى.
• مجموعة الحسابات: يستخدم هذا الحقل (اختيارياً) لربط الحساب بمجموعة حسابات، فمن خلال هذا الربط يمكن تجميع حسابات متجانسة في مجموعة واحدة لغرض إصدار تقارير على مستوى حسابات المجموعة، فإذا تعذر استيعاب تلك الحسابات مع بعضها في شجرة دليل الحسابات يمكن تجميعها على مستوى المجموعة، ويتم تحديد المجموعة من بين المجموعات التي تظهر وهي المجموعات التي تم ترميزها في شاشة تهيئة الدليل المحاسبي في تهيئة النظام.
• نوع التقرير: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التقرير وما إذا كان ميزانية عمومية أو أرباح وخسائر، ويتم تحديد نوع التقرير للحسابات الرئيسية التي تقع في المستوى الأول وسينعكس هذه النوع آلياً على الحسابات المتفرعة عن هذا المستوى.
• نوع الحساب التحليلي: حقل (إجباري) يتم فيه ربط حسابات معينة في الدليل المحاسبي بأنواعها المعرفة بالنظام (عام – صندوق – بنك – عميل – مورد)، فحسابات الصناديق يتم ربطها بـ (صندوق) وحسابات العملاء يتم ربطها بـ (عميل) وهكذا في باقي الأنواع وما عدا ذلك فالنوع (عام) ترتبط به الحسابات الأخرى التي لم يتم ربطها بهذه الأنواع، ويستفاد من هذا الربط حصر استعراض الحسابات في شاشاتها المعنية وبالتالي سهولة الاستعلام والاختيار.

كما أن الحقل يحتوي على خيارات أخرى لها استخدامات خاصة فعلى سبيل المثال خيار (ذمم موظفين) إذا تم استخدامه مع الحساب سيتم التعامل مع الموظفين الذين تم ترميزهم في شاشة (بيانات الموظفين) على أنهم حسابات تحليلية لهذا الحساب وسيترتب على استخدامها في شاشات العمليات استعراض كشف حساب على مستوى الموظف كأن يتم استعراض ما تم صرفه للموظف من صيانة ومواد كتابية ومكتبية ووقود وغيرها من المصروفات أو الإيرادات.

كما توجد خيارات (مدينة أخرى) و (دائنة أخرى) إذا تم استخدامها مع الحسابات يستطيع المستخدم التعامل مع حسابات تحليلية لهذه الحسابات، فبدلاً من ترميز أكثر من حساب للإيجارات في الدليل المحاسبي يكفي ترميز حساب (إيجارات) وربطه بنوع التحليل (دائنة أخرى)، بينما في الشاشات المخصصة للحسابات المدينة والدائنة في مدخلات هذا النظام سيتم إضافة الحسابات التحليلية لهذا الحساب كإيجارات شقق سكنية وإيجارات محلات تجارية وإيجارات أراضي، وسيتم التعامل معها في النظام مثل حسابات العملاء، والموردين، والصناديق، والبنوك.

• تاريخ أخر مطابقة: يعرض النظام آلياً في هذا الحقل تاريخ أخر مطابقة للحساب.
• نوع التدفق: يتم من خلال هذا الحقل ربط الحساب بنوع التدفق النقدي (تشغيلي – استثماري – تمويلي).
• تحليل الحساب: يستخدم هذا الحقل لربط الحسابات بالبنود المكونة لعملية التحليل المالي لغرض الاستفادة منها في استعراض تقارير التحليل المالي باستخدام النسب في تقارير نظام إدارة المعلومات (تقرير بيانات إحصائية مالية).
• استخدام المراكز: لتحديد طريقة ربط مراكز التكلفة على مستوى الحساب التحليلي على النحو التالي:
• غير مستخدم: ويعني عدم ربط الحساب مع مراكز التكلفة.
• اختياري: ويعني أن عملية ربط الحساب مع مراكز التكلفة في العمليات تكون اختيارية.
• إجباري: ويعني أن عملية ربط الحساب مع مراكز التكلفة في العمليات تكون اجبارية ولن يسمح النظام بحفظ العملية التي استخدم فيها الحساب إلا إذا تم تحديد مركز التكلفة.

تلميح

• يعتمد استخدام خيارات ربط الحساب بمراكز التكلفة على طريقة استخدام مراكز التكلفة على مستوى النظام بشكل عام التي تم تحديدها في شاشة المتغيرات العامة فإذا كان استخدام المراكز اجبارياً على مستوى النظام فسيكون استخدامه هنا اجبارياً ولن يتاح للمستخدم تحديد خيار آخر.
• عند تفعيل متغير ربط الحسابات بمراكز التكلفة في شاشة المتغيرات العامة تظهر لنا ايقونة مقابلة لحقل استخدام المراكز من خلالها يمكن اختيار المراكز التي ستربط بالحساب.
• استخدام المشاريع: يهدف هذا الحقل إلى تحديد طريقة ربط المشاريع على مستوى الحساب التحليلي، وتستخدم بنفس آلية استخدام مراكز التكلفة التي تم شرحها في الفقرة السابقة.
• استخدام الأنشطة: يهدف هذا الحقل إلى تحديد طريقة ربط الأنشطة على مستوى الحساب التحليلي، وتستخدم بنفس آلية استخدام مراكز التكلفة التي تم شرحها سابقاً.
• الحسابات المفضلة: عند التأشير على مربع الحسابات المفضلة يظهر هذا الحساب ضمن الحسابات المفضلة في شاشة الحسابات المفضلة في الأنظمة المساعدة لغرض استعراض رصيد الحساب.
• الربط مع نظام الإنتاج: الغرض من المؤشر لتعريف الحساب المرتبط بنظام الإنتاج.
• استخدام خصم الضريبة من المصدر: يظهر هذا المؤشر إذا تم تفعيل متغير (استخدام خصم الضريبة من المصدر) والغرض منه تعريف الحسابات التي ستتأثر بقيمة خصم الضريبة من المصدر.
• العملات: عند القيام بإدخال حساب تحليلي (فرعي) ستظهر لنا العملات وهي عبارة عن مربعات يتم التأشير عليها لاختيار العملات التي سيتم التعامل بها مع الحساب.
• موقف: يستخدم هذا الخيار لإيقاف التعامل مع الحساب في مختلف شاشات النظام لأي سبب كان.
• الصلاحيات: يستخدم هذا الزر لغرض منح المستخدمين صلاحية التعامل مع الحساب في مختلف شاشات العمليات (إضافة) أو صلاحية استعراض في التقارير (عرض)، فبمجرد النقر على الزر يتم الانتقال إلى شاشة صلاحيات المدخلات التي من خلالها يتم منح الصلاحيات.
• استيراد من ملف أكسل: يستطيع المستخدم القيام بعملية استيراد الدليل المحاسبي من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال الحسابات إلى الشاشة، وتتم عملية الاستيراد من شاشة (الاستيراد من ملف أكسل) التي يتم اختيارها من القائمة التي تظهر بالنقر على أيقونة (الشاشات المرتبطة) في شريط الأدوات عندما تكون الشاشة في وضع (إضافة)، ويتم ترتيب ملف الإكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل إكمال عملية سحب الدليل وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الإكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف، وتتم عملية الاستيراد بعد تحديد المسار بواسطة النقر على زر (استيراد من ملف كسل).
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.