غرف

الاستخدام

تُستخدم هذه الشاشة لتعريف وإدارة الغرف داخل الفندق، وتمثل الطبقة النهائية في الهيكل التنظيمي للفندق (مجموعات المباني ← المباني ← الطوابق ← أنواع الغرف ← الغرف)، وتتكون من قسمين رئيسيين: تفاصيل الغرف لتحديد بيانات الغرفة وربطها بالمبنى والطابق ونوع الغرفة، مع عرض بيانات السعة وعدد الأسرّة والمرافق والمميزات، وسمات الغرفة لعرض حالتها التشغيلية مثل الإشغال والنظافة والصيانة والمؤشرات الخاصة بها، ويتم تحديث السمات تلقائياً من الشاشات المرتبطة، بما يدعم عمليات الحجز والتسكين والمغادرة، ويسهم في تحسين إدارة التدبير المنزلي والصيانة من خلال توفير بيانات دقيقة ومحدثة عن الغرف.

طريقة استخدام الشاشة

يمكن استخدام الشاشة بطريقتين:

• الطريقة اليدوية: يتم إدخال البيانات يدوياً من خلال زر (إضافة غرفة +)، عبر نافذة الإدخال المخصصة.
• الطريقة الآلية: يتم استيراد البيانات بشكل جماعي من خلال ملف جاهز مثل (Excel)، يحتوي على مجموعة السجلات، ليتم رفعه على النظام وإدخاله دفعة واحدة بشكل تلقائي.

الطريقة الأولى: الطريقة اليدوية

تُستخدم شاشة الغرف من خلال زر (إضافة غرفة +) لإضافة غرفة جديدة، حيث يتم إدخال بيانات الغرفة عبر نافذة الإدخال المخصصة، مع إمكانية التعديل أو الحذف من خلال أيقونة الإجراءات (⋮) وتتيح الحقول التالية:

القسم الأول: تفاصيل الغرف

أولاً: الحقول الرئيسية للغرفة

• المبني/ الطابق: يُستخدم هذا الحقل لربط الغرفة بالمبنى والطابق التابعين لها، ويتم اختيارهما من القوائم المنسدلة المعرفة مسبقاً في شاشتي المباني والطوابق.
• الاسم/ الاسم الأجنبي: يُستخدمان لإدخال اسم الغرفة باللغة الافتراضية واللغة الأجنبية للنظام.
• نوع الغرفة: يُستخدم لربط الغرفة بالتصنيف المعرف مسبقًا في شاشة “أنواع الغرف” (رباعية/خماسية/ثنائية).
• تصميم الغرف/ مواقع الغرفة: يُستخدم لتحديد تصميم الغرفة وموقعها من القوائم المنسدلة المعرفة مسبقاً في شاشة الترميزات العامة ç تهيئة النظام.
• رقم الغرفة: يُستخدم لإدخال رقم الفريد المستخدم للتعريف بالغرفة في النظام.
• مؤشر وهمية: عند تفعيله، تُعرّف الغرفة كغرفة وهمية تُستخدم لأغراض تنظيمية أو إدارية، ويتم إخفاء قسم تفاصيل أنواع الغرف تلقائياً.
• عدد الغرف المكونة: يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل مؤشر ” جناح” في شاشة ” أنواع الغرف” لنوع غرفة محددة (ثنائية، فردية، ثلاثية، إلخ)، لتحديد عدد الغرف أو الوحدات الداخلية التي يتكون منها الجناح.
• صورة: تُستخدم عند رغبة المستخدم لرفع صور الغرفة بهدف توضيح مواصفاتها ومميزاتها.

ثانياً: تفاصيل أنواع الغرف

• السعة (الافتراضية/ الحد الأدنى/ الحد الأقصى/ الحد الأقصى للبالغين/ الحد الأقصى للأطفال): تظهر هذه الحقول آلياً بناءً على اختيار نوع الغرفة المعرف مسبقاً في شاشة ” أنواع الغرف”.
• المميزات: تشمل بيانات إضافية مثل رقم الهاتف الداخلي، ورمز المفتاح الإلكتروني، ومساحة الغرفة.
• العدد: لتحديد أعداد مكونات الغرفة مثل الأسرّة والأبواب ووحدات الإضاءة.
• المؤشرات الخاصة: تُستخدم لتحديد الخصائص والخدمات المتاحة بالغرفة، مثل تخصيصها للنزلاء غير المدخنين أو تجهيزها لاستقبال ذوي الاحتياجات الخاصة.
• العرض (إطلالات الغرفة): يُستخدم لتحديد نوع الإطلالة المتاحة للغرفة (مثل: بحرية، مدينة، حديقة، مسبح أو داخلية)، مما يساعد في تصفية الغرف أثناء الحجز وفقاً لتفضيلات النزلاء.
• مؤشر مركبة: يظهر هذا المؤشر عند اختيار نوع غرفة تم تفعيل مؤشر “جناح” له في شاشة أنواع الغرف، ويُستخدم للدلالة على أن الغرفة تُدار كوحدة مركبة تتكون من عدة غرف أو مرافق داخلية.
• تفاصيل الغرفة المركبة: يُستخدم لتحديد وربط الغرف الفرعية المكونة للجناح المركب، حيث يتيح للمستخدم اختيار الغرف المرتبطة بالجناح من القائمة المنسدلة.

القسم الثاني: سمات الغرفة

قسم مخصص للعرض فقط، حيث يتم جلب بياناته تلقائياً من الشاشات المرتبطة (الحجوزات، الإشراف الداخلي، والصيانة)، ويعرض الحالة التشغيلية الفعلية للغرفة بشكل آلي، ويتضمن السمات التالية:

• رقم/ الاسم / الاسم الأجنبي/ النوع: تُعرض هذه الحقول تلقائياً، وفقاً للبيانات المُسجلة للغرفة في قسم تفاصيل الغرف.
• حالة الغرفة: تعرض حالة الإشغال الخاصة بالغرفة (شاغرة/مشغولة)، وتتغير تلقائياً عند تسكين نزيل أو مغادرته من شاشة الحجوزات.
• حالة الإشراف الداخلي: تُعرض حالة النظافة للغرفة (نظيفة/متسخة/صيانة)، وتتغير تلقائياً عند تحديث حالة التدبير المنزلي من شاشة الإشراف الداخلي.
• مركبة/ تفاصيل الغرف المركبة: يتم تفعيل هذا المؤشر للغرفة المركبة، ويعرض تفاصيل الغرف أو الوحدات الداخلية المكوِّنة لها وعددها.

الطريقة الثانية: الطريقة الآلية

تُعد هذه الميزة من الأدوات الفعّالة في شاشة الغرف، حيث تتيح إدخال بيانات عدد كبير من الغرف وتفاصيلها دفعة واحدة من خلال ملف إكسيل، مما يقلل الجهد والوقت ويُسهّل عملية تهيئة النظام، خاصة في الفنادق الكبيرة.

خطوات الاستيراد الجماعي لبيانات الغرف:

• تنزيل القالب: يتم النقر على زر “تنزيل قالب” لتحميل ملف Excel جاهز يحتوي على الأعمدة المطلوبة وفق تنسيق النظام.
• تعبئة البيانات: يتم إدخال بيانات الغرف في القالب مع الالتزام بالحقول الإلزامية ومطابقة أسماء المباني والطوابق وأنواع الغرف كما هي معرفة مسبقاً في النظام.
• رفع الملف: يتم النقر على زر “استيراد ملف” واختيار ملف Excel من الجهاز لعرض البيانات داخل جدول المراجعة.
• مراجعة البيانات: يقوم النظام بالتحقق تلقائياً من صحة البيانات، مع إظهار الأخطاء أو التنبيهات في حال وجود قيم غير صحيحة.
• مسح الجدول (عند الحاجة): يمكن استخدام زر “مسح الجدول” لإفراغ البيانات الحالية وإعادة رفع ملف جديد.
• حفظ البيانات: بعد التأكد من صحة جميع البيانات وعدم وجود أخطاء، يتم النقر على زر “حفظ” لاعتماد الغرف وإضافتها إلى النظام.