سجل البيانات هو عبارة عن تبويب يحتوي على عدة تبويبات تتضمن تفاصيل وبيانات أي فرع من فروع الشجرة سواءً كان من نوع مجلد أو وثيقة، ويعتبر من أكثر التبويبات التي يتم العمل عليها في نظام الأرشفة، ولعرض سجل البيانات لأي فرع من فروع شجرة الأرشفة يتم النقر على يمين الماوس واختيار (عرض سجل البيانات)، أو بالنقر المزدوج على أي فرع سيعرض النظام بيانات الفرع ومن ثم يتم الانتقال إلى تبويب سجل البيانات الذي يتضمن العديد من التبويبات وكل تبويب يحتوي على بيانات مختلفة سيتم شرحها كما يلي:
الرئيسية
يتضمن هذا التبويب الحقول الرئيسية في شاشة تصميم الحقول الأساسية في إدارة النظام، مع العلم أن هذه الحقول الافتراضية يمكن المستخدم تعديل مسمياتها لكل مستوى بما يناسب المنشأة عند التصميم.
- الاسم: يظهر اسم الفرع الذي تم إضافته عند إضافة فرع الشجرة ويمكن المستخدم تعديل اسم الفرع الظاهر في الشجرة.
- درجة الوصول: يستخدم لإدخال درجة الوصول لفرع الشجرة، والذي يحدد صلاحية درجة الوصول لفرع الشجرة المحدد.
- تاريخ الأرشفة: يعرض النظام تاريخ إنشاء فرع الشجرة ولا يمكن المستخدم تعديله.
- وقت الأرشفة: يعرض النظام وقت الأرشفة ولا يمكن المستخدم تعديله.
- تصفح/ فتح: يستخدم زر (تصفح) عند تحديد فرع من نوع (وثيقة) لأرشفة مسارات الملفات ذات الحجم الكبير، وبمجرد تحديد المسار يظهر المسار المحدد في حقل (الإصدار)، وعند الحاجة لعرض هذه الملفات يتم النقر على زر (فتح) للانتقال إلى موقعها بموجب المسار المحدد.
- التصنيف: يمكن تحديد تصنيف للفرع المحدد إذا لم يتم التحديد عند الإضافة، كما يمكن المستخدم إلغاء التصنيف باختيار (غير محدد) أو تغيير التصنيف باختيار (تغيير) ستظهر شاشة من خلالها يتم اختيار التصنيف المناسب لفرع الشجرة الذي يتم عرضه في الشاشة، وبعد اختيار التصنيف يتم النقر على زر حفظ.
- المسار: يظهر في هذا الحقل مسار الفرع في شجرة الأرشفة وهذا المسار يوضح موقع الفرع في الشجرة.
- تحميل قالب: يستخدم هذا الزر لاختيار قالب لفرع الشجرة الذي يتم عرضه في الشاشة، وذلك لتسهيل عملية إدخال بيانات فرع الشجرة في حالة وجود بيانات مشتركة للوثائق، فبدلاً من إضافة نفس البيانات لكل فرع جديد فإنه يتم بناء قالب يتم اعتماده للوثائق المتشابهة، وبالنقر على (تحميل قالب) تظهر شاشة يعرض فيها كل القوالب المحفوظة ليتم اختيار القالب الذي سيتم اعتماده ومن ثم النقر على زر (إضافة).
- حفظ قالب: يستخدم هذا الزر لإضافة قالب بيانات جديد، وبالنقر على زر حفظ كقالب ستظهر شاشة من خلالها تتم عملية الإضافة حيث يتم تحديد الحقول التي سيتم حفظها كقالب ثم يتم إدخال اسم ووصف القالب وتحديد ما إذا كان القالب عام لكل المستخدمين أو عام لكل المستويات.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن الحفظ.
الكلمات المفتاحية
يستخدم هذا التبويب لربط فرع الشجرة بالكلمات المفتاحية التي من خلالها يمكن الوصول إلى الفرع المحدد عبر الكلمات المفتاحية الخاصة به، حيث يمكن البحث عن الوثائق في شاشة البحث باستخدام الكلمات المفتاحية، حيث يمكن ربط الفرع بأكثر من كلمة مفتاحية، ويمكن للمستخدم استعراض تقرير بالوثائق التي تم ربطها بكلمات مفتاحية وتقرير بالوثائق غير المرتبطة من إدارة تقارير النظام.
تلميح: يتم إضافة الكلمات المفتاحية في إدارة النظام شاشة الكلمات المفتاحية.
- إضافة/ اختيار/ إلغاء: بمجرد النقر على زر إضافة تظهر شاشة يتم فيها عرض كل الكلمات المفتاحية، ليتم اختيار الكلمات المفتاحية المناسبة لفرع الشجرة الذي يتم عرضه في الشاشة بالنقر على زر اختيار أو بالنقر المزدوج عليها، وباختيار إلغاء سيتم إلغاء عملية الربط الحالية.
- حذف: يستخدم لحذف الربط بالكلمة المفتاحية بتحديد الكلمة أولاً ثم النقر على زر حذف.
إضافية
يستخدم هذا التبويب لإدخال بيانات الحقول الإضافية حسب حاجة المنشأة، مع العلم أنه يتم إضافة هذه الحقول في شاشة تصميم الحقول الإضافية (إدارة النظام)، كما يمكن تعديل مسميات هذه الحقول في نفس الشاشة، وقد يتم تحديد (إجباري) الإدخال لبعض الحقول وبالتالي سيكون إجبارياً إدخالها في هذا التبويب، ولمعرفة كيفية إضافة حقول جديدة وكيفية تعديل المسميات العودة إلى شرح شاشة الحقول الإضافية.
ملاحظة: تظهر بيانات الحقول الإجبارية جاهزة لإنه عند إضافة فرع الشجرة الجديد لن يتم حفظه إلا بعد إدخال تفاصيل الحقول الإجبارية.
- حفظ: بعد استكمال إدخال بيانات التبويب أو بيانات كل التبويبات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.
الأمن
يستخدم لتحديد مجموعات العمل التي يسمح لها بالوصول لفرع الشجرة.
- تحديد مجموعات العمل: بعد النقر على زر إضافة في تبويب الأمن تظهر شاشة تتضمن قائمة بمجموعات العمل ليتم من خلالها اختيار المجموعات التي يمكنها الوصول لفرع الشجرة ومن ثم النقر على زر الحفظ، مع إمكانية حذف أي مجموعة من المجموعات المضافة كما هو واضح في الصورة.
ملاحظة: يتم إضافة مجموعات العمل في شاشة مجموعات العمل في إدارة المستخدمين، مع العلم أنه يتم ربط المجموعة بالمستخدم في بيانات المستخدمين.
- التطبيق على صلاحيات الفروع الأبناء/ التطبيق على صلاحية الوثائق: يتم تحديد هذا الخيار لتعميم صلاحية الوصول للفروع الأبناء، مع العلم أنه يجب تحديد نوع الصلاحية التي سيتم تطبيقها وهي إما المجموعات، أو مستوى الوصول، أو كليهما معاً، ولتعميم صلاحية الوصول للفروع الأبناء من نوع وثيقة يتم اختيار (التطبيق على صلاحية الوثائق).
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.
مجلد
يظهر هذا التبويب عند تحديد فرع الشجرة من نوع (مجلد) الذي يحتوي على فروع من نوع وثيقة، ويستخدم لإضافة بيانات تفصيلية للمجلدات، حيث يمكن تقسيم فرع الشجرة من نوع مجلد إلى عدة مجلدات لنفس الفرع بحيث تطابق أرشفة الوثائق في المجلدات المادية للمؤسسة، مع العلم أنه يمكن تعديل مسميات هذه الحقول في شاشة تصميم الحقول الأساسية، وقد يتم تحديد (إجباري) الإدخال لبعض الحقول وبالتالي سيكون إجبارياً إدخالها في هذا التبويب، ولمعرفة كيفية تعديل المسميات يتم العودة إلى شرح الشاشة.
- جديد: يستخدم لإضافة عدة مجلدات فرعية للمجلد، حيث يتم إضافة بيانات مختلفة لكل مجلد، وبالتالي يعتبر المجلد الواحد مكون من عدة (نسخ) داخلية.
- حذف: يستخدم لحذف أي نسخة مجلد من هذا التبويب بتحديده أولاً ثم النقر على زر الحذف.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.
إخراج
يستخدم هذا التبويب لرصد عملية إدخال وإخراج الوثائق الأصلية (المجلدات المادية) من الأرشيف.
- جديد: يستخدم هذا الخيار للإضافة، وباختياره تظهر شاشة يتم فيها تحديد نوع العملية وهي إما عملية إدخال، أو إخراج، أو حجز، مع إدخال التاريخ والموظف الذي قام بالعملية.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
تلميح: بعد حفظ العملية يعرض النظام كل العمليات التي تمت في الشاشة.
- تعديل: يستخدم لإجراء عملية التعديل.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.
نسخة
يحتوي هذا التبويب على حقول تستخدم لإضافة بيانات تفصيلية لفروع الشجرة من نوع وثيقة، مع العلم أنه يمكن تعديل مسميات هذه الحقول في شاشة تصميم الحقول العامة، وقد يتم تحديد (إجباري) الإدخال لبعض الحقول وبالتالي سيكون إجبارياً إدخالها في هذا التبويب، ولمعرفة كيفية تعديل المسميات يتم العودة إلى شرح الشاشة.
- جديد: يستخدم لإضافة عدة نسخ من الوثيقة، حيث يتم إضافة بيانات مختلفة لكل نسخة، وبالتالي تعتبر الوثيقة الواحدة مكونة من عدة وثائق (نسخ) داخلية، ويمكن للمستخدم استعراض أي نسخة من تبويب الوثيقة، ويكون متاحاً للمستخدم اختيار أي نسخة لعرضها في الشاشة.
- حذف: يستخدم لحذف أي نسخة من هذا التبويب بتحديدها أولاً ثم النقر على زر الحذف.
- نهائي: يستخدم هذا الخيار لعرض النسخة بالصورة النهائية بعد الحفظ.
- عرض: يستخدم لعرض النسخة المحددة في تبويب الوثيقة.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.
التصنيف
يستخدم هذا التبويب لعرض بيانات تصنيف الوثيقة، مع العلم أنه عند إضافة فرع جديد يتم ربطه بالتصنيف المناسب له، مع إمكانية تغيير حقل التصنيف – من (غير محدد) إلى (محدد) في تبويب (الرئيسية) عند عرض سجل بيانات فرع الشجرة – بالنقر على زر تغيير ستظهر شاشة بكل التصنيفات ليتم اختيار التصنيف المناسب.
وبذلك فإن بيانات حقول التصنيف الظاهرة في هذا التبويب تعتمد على التصنيف الذي تم ربطه بالوثيقة، وفي هذا التبويب يتم تعبئة بيانات التصنيف أو إدخالها إذا كانت إجبارية عند إضافة فرع جديد.
- تعديل: يمكن للمستخدم تعديل بيانات حقول تصنيف للوثيقة المحددة بالنقر في الحقل الذي سيتم تعديله والبدء في عملية التعديل، مع الأخذ بعين الاعتبار بنوع بيانات الحقل (نص/ رقم/ تاريخ/ الخ)، ولا يسمح النظام بإدخال أي بيانات غير مطابقة لنوع بيانات الحقل.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تراجع: يستخدم للتراجع عن عملية الحفظ.