الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض تسجيل الاشتراكات الجديدة للأعضاء في النادي سواءً كان اشتراك في الباقات حسب الفئة العمرية أو اشتراك في الخدمات مباشرةً مع إمكانية تحديد أكثر من خدمة في نفس الاشتراك، ويمكن أن يكون لكل خدمة في الاشتراك مدة مختلفة وتنتهي بوقت مختلف على أن تنتهي الاشتراكات خلال فترة محددة أو تنفيذ عدد من الزيارات، ويمكن من خلال الشاشة دفع مبلغ الاشتراك على أجزاء مع تحديد تاريخ الدفع القادم، ويصدر النظام تنبيهات عن وقت السداد.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: الاشتراكات
تنويه: يمكن إنزال بيانات الاشتراكات الجديدة من واقع الاشتراكات السابقة بالنقر على زر البحث المبين عليه علامة (+) فيعرض النظام قائمة بالاشتراكات السابقة لاختيار أي منها كاشتراك جديد مالم فيتم إضافة البيانات يدوياً بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- الفرع: يعرض النظام الفرع الذي دخل فيه المستخدم كفرع افتراضي لإضافة الاشتراك مع إمكانية تعديل الفرع وفقاً للصلاحيات الممنوحة للمستخدم.
- رقم الاشتراك: يولد النظام رقم تسلسلي آلي للاشتراك يتكون من ثلاثة مقاطع من اليمين إلى اليسار الرقم الأول والثاني يعبر عن السنة، والرقم الثالث والرابع يعبر عن الفرع، وبقية الأرقام تسلسل تراكمي آلي، مع إمكانية التحكم بمقاطع الرقم حسب رغبة المنشأة من شاشة تسلسلات الفاتورة الإلكترونية إذا تم تفعيلها.
- التاريخ: يعرض النظام آلياً تاريخ ووقت الإضافة.
- البيان: يسجل المستخدم بيان توضيحي بشأن الاشتراك إذا تطلب الأمر.
- نوع الاشتراك: يتضمن نوع الاشتراك الخيارات التالية:
- باقات: إذا كان نوع الاشتراك باقات تحتوي كل باقة على أكثر من خدمة يتم تفعيل المؤشر، ويشترط أن يتم ترميز الباقات في الإعدادات -إعدادات الخدمات – حتى يتم التعامل معها في الاشتراكات.
- خدمات: إذا كان نوع الاشتراك في الخدمات مباشرة يتم تفعيل المؤشر، ويشترط أن يتم ترميز الخدمات وتسعيرها في الإعدادات -إعدادات الخدمات – حتى يتم التعامل معها في الاشتراكات.
- نموذج الطباعة: يختار المستخدم نموذج الطباعة من قائمة النماذج التي يتضمنها النظام.
- طريقة الدفع: يختار المستخدم طريقة دفع قيمة الاشتراك على مستوى كل مشترك من قائمة طرق الدفع المتاحة.
- نقداً: يدفع المشترك قيمة الاشتراك نقداً إلى صندوق المنشأة.
- شيك: يدفع المشترك قيمة الاشتراك بشيك.
- بطاقة ائتمان: يدفع المشترك قيمة الاشتراك خصماً على حساب.
- تحويل بنكي: يدفع المشترك قيمة الاشتراك عبر تحويل بنكي.
- آجل: يقيد مبلغ الاشتراك على حساب المشترك.
- متعدد: يدفع المشترك قيمة الاشتراك بأكثر من طريقة دفع من الطرق السابقة.
- العملة: تمثل عملة الاشتراك، ويعرض النظام العملة المحلية آلياً كعملة افتراضية قابلة للتعديل حسب عملة الدفع.
- المقابل المحلية: يعرض النظام آلياً السعر المقابل للعملة المحلية للعملة المختارة في حقل العملة.
- اسم العضو: إذا كان العضو من الأعضاء المشتركين بالنادي وتم إضافته في شاشة بيانات الأعضاء ففي هذه الحالة يمكن البحث عن العضو بالاسم، أو الرقم، أو رقم الجوال ،أو رقم الجوال الآخر، أما إذا كان العضو جديد لم يتم تسجيله من قبل يتم النقر على علامة (+) المبينة أمام حقل اسم العضو فيعرض النظام شاشة لإضافة بيانات العضو الجديد:
نشير إلى أن النظام عند إضافة بيانات العضو لا يسمح بتكرار نفس الاسم أو تكرار رقم الجوال إلا إذا تم تفعيل متغير (السماح بتكرار رقم الهاتف للأعضاء) أو تكرار رقم الهوية وذلك بالمقارنة مع بيانات الأعضاء المحفوظة في شاشة بيانات العضوية، وعند إضافة البيانات في هذه الشاشة يضيف النظام بيانات المشترك في شاشتي (اشتراك جديد) و (بيانات العضوية).
تلميح: يشيك النظام عند اختيار المشترك على المشتركين الذين تم إضافتهم في القائمة السوداء بحيث لا يقبل عمل اشتراك لهم، ويظهر النظام رسالة أن هذا المشترك مضاف في القائمة السوداء.
- الفئة: يعرض النظام آلياً الفئة العمرية للعضو المشترك وفقاً للعمر، وتتعدل التسعيرة آلياً حسب الفئة العمرية للمشترك.
- مدة الاشتراك: يختار المستخدم مدة الاشتراك من القائمة.
- تاريخ بداية/ نهاية الاشتراك: يعرض النظام التاريخ في الحقلين بناءً على مدة الاشتراك المختارة، ويمكن تعديل تاريخ بداية ونهاية الاشتراك إذا تم تفعيل المتغير (السماح بتعديل تاريخ البدء والانتهاء للاشتراكات)، ويظهر تاريخ بداية الاشتراك آلياً تاريخ اليوم الحالي، ويمكن تعديل تاريخ بداية الاشتراك ليكون قبل التاريخ الحالي، أو بعد التاريخ الحالي ويكون في هذه الحالة (اشتراك انتظار)، ويظهر تاريخ نهاية الاشتراك آلياً حسب المدة المختارة، ولا يسمح النظام أن يكون تاريخ نهاية الاشتراك قبل التاريخ الحالي.
- الباقة: يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان نوع الاشتراك المختار هو (باقات)، وفيه يتم اختيار الباقة التي سيشترك فيها العضو من قائمة الباقات، ويترتب على اختيار الباقة عرض بيانات الباقة في البيانات التفصيلية للشاشة، مع ملاحظة أن عمود الحد الأعلى لعدد الزيارات سيختفي في حالة تفعيل خيار (عدم تحديد عدد الزيارات في الاشتراك)، وسيختفي أيضاً عمود الفترة في حالة تفعيل خيار (عدم تحديد فترة الدوام في الاشتراك).
- خدمات: يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان نوع الاشتراك المختار هو (خدمات)، وفيه يتم اختيار الخدمات التي سيشترك فيها العضو من قائمة الخدمات مباشرةً، ولن تظهر الخدمات في القائمة إلا إذا تم ترميز مدد الاشتراك للخدمات المطلوبة في (إعدادات الاشتراكات)، ومن ثم تسعير الخدمات في (إعدادات الخدمات)، ويترتب على اختيار خدمات عرض بيانات الخدمات في البيانات التفصيلية للشاشة مع ملاحظة أن عمود الحد الأعلى لعدد الزيارات سيختفي في حالة تفعيل خيار (عدم تحديد عدد الزيارات في الاشتراك)، وسيختفي أيضاً عمود الفترة في حالة تفعيل خيار (عدم تحديد فترة الدوام في الاشتراك)، ويعرض في بيانات الموقع المجموعة وعدد التمارين المرتبطة بها حسب الفترة المحددة للاشتراك.
- بيانات الموقع: سواءً كان نوع الاشتراك (باقات أم خدمات) فإنه يتم إضافة بيانات الموقع في البيانات التفصيلية للشاشة عن طريق اختيار البيانات من القوائم.
- الخصم: سواءً كان نوع الاشتراك (باقات أم خدمات) يفعل العمل في حقول الخصم إذا تم تفعيل خيار استخدام الخصم في شاشة المتغيرات، وتحديد صلاحية الخصم في صلاحيات العمليات على مستوى المستخدم.
- تفاصيل الخصم: لتوضيح العمل في حقول الخصم:
- (1) القيمة: يعرض النظام آلياً إجمالي قيمة الباقات أو الخدمات المبينة في تفاصيل الشاشة.
- (2) تعميم الخصم: المبلغ المسجل في هذا الحقل يدوياً يوزعه النظام بالتساوي على مستوى كل الخدمات في التفاصيل.
- (3) الخصم على مستوى الخدمة: المبلغ في هذا الحقل يظهر آلياً بعد حفظ المتغيرات أسفل الشاشة وهو عبارة عن إجمالي مبالغ الخصم المضافة في التفاصيل على مستوى الخدمة.
- (4) الخصم: يعرض النظام آلياً إجمالي الخصم وهو عبارة عن إجمالي الحقلين (2+3).
- (5) الخصم%: يعرض النظام آلياً نسبة الخصم (4) قسمة (1).
- (6) إجمالي: يعرض النظام آلياً صافي الخصم (1) مطروح من (4).
- نسبة الضريبة: يعرض النظام آلياً نسبة الضريبة على مستوى الخدمة في تفاصيل الشاشة، وتظهر الضريبة إذا تم تفعيل خيار (تفعيل الضريبة)، ويعتبر سعر الخدمة شامل للضريبة إذا تم تفعيل خيار (السعر شامل الضريبة) أما إذا لم يتم تفعيل الخيار فإن الضريبة تضاف على سعر الخدمة، ويظهر حقل الضريبة قبل حقول الخصم.
- الدفع: بعد استكمال إدخال بيانات الاشتراكات يتم النقر على رمز الدفع المبين بعلامة $ في شريط المهام حيث يعرض النظام شاشة لاستكمال إجراءات الدفع وفقاً لطريقة الدفع المختارة في الشاشة، ويمكن استخدام أكثر من طريقة للدفع في نفس الوقت إذا تم اختيار طريقة الدفع (متعدد) ولكل طريقة حقولها الخاصة في شاشة الدفع، ويمكن أيضاً تنفيذ الدفع الجزئي من خلال تفعيل (صلاحية السماح بالدفع الجزئي في الاشتراك) في صلاحيات العمليات.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ، ويترتب على ذلك حفظ بيانات الاشتراك الجديد للعضو في الملخص وأيضاً حفظ بيانات العضو في شاشة بيانات العضوية إذا كان المشترك جديد، ويمكن بالتالي طباعة عقد الاشتراك بالنقر على زر الطباعة الأول الذي يظهر في الشاشة بعد الحفظ، وطباعة سند القبض بالنقر على زر الطباعة الثاني الذي يظهر أيضاً في الشاشة بعد الحفظ، وكذلك إرسال رابط الحجز آلياً إذا تم تفعيل خيار (إرسال رابط الحجز آلياً بعد إضافة الاشتراك).
ثانياً: الملخص
يتضمن الملخص بيانات الأعضاء المشتركين الذين تم إضافتهم وسددوا رسوم الاشتراك، ويمكن للمستخدم من خلال الملخص تعديل تاريخ بداية ونهاية الاشتراك حسب الصلاحيات أو حذف أي منهم إذا تطلب الأمر ذلك إذا كان الاشتراك فعال ولم يتم تسجيل الدخول ولم يتم تفعيل الفاتورة الإلكترونية مالم فيتم إلغاء الاشتراك من شاشة إلغاء الاشتراك، ويمكن من خلال الملخص تنفيذ عمليات الترقية للباقات أو الخدمات التي تم التسميح لها بإجراء عمليات الترقية والتنازل في شاشة تسعير الخدمات أو في شاشة باقات الاشتراك في إعدادات النظام كما سيأتي بيانه في شاشتي الترقية والتنازل.
- تعديل: بالنقر على زر تعديل أمام العضو المطلوب تعديل اشتراكه يعرض النظام الشاشة التالية لتنفيذ التعديل.
- حذف: بالنقر على زر حذف أمام العضو المطلوب حذف اشتراكه يعرض النظام شاشة لتأكيد الموافقة على الحذف.
الترقية
الاستخدام: الغرض من الشاشة تمكين نقل المشترك من خدمة أو باقة إلى خدمة أو باقة أخرى على أن تتوفر في الترقية الشروط التالية:
- أن يكون الاشتراك فعالاً في النظام أثناء تنفيذ عملية الترقية.
- أن يكون سعر الخدمة أو الباقة الجديدة أكبر أو يساوي سعر الخدمة أو الباقة القديمة.
- أن يتم تسميح الترقية عند تعريف الخدمة القديمة في شاشة تسعير الخدمات أو عند تعريف الباقة القديمة في شاشة باقات الاشتراك في الإعدادات.
- ألا يتم تجاوز الأيام المحددة للترقية للخدمة أو الباقة في شاشة تسعير الخدمات أو في شاشة باقات الاشتراك في الاعدادات.
- خطوات تنفيذ الترقية
- الخطوة الأولى: إذا كان الاشتراك باقة يظهر زر الترقية على مستوى الاشتراك بجانب زر الطباعة، ويتم الترقية للاشتراك مع كافة خدماته، وإذا كان الاشتراك خدمة يتم النقر على السهم الصغير المبين بداية الاشتراك المطلوب ترقيته في تبويب ملخص في شاشة اشتراك جديد.
ملاحظة: يمكن ترقية الاشتراك من باقة إلى خدمة أو من خدمة إلى باقة بحسب الشروط السابقة، ويمكن الترقية لخدمة والإبقاء على الخدمات الأخرى إذا كان الاشتراك خدمات.
- الخطوة الثانية: بعد تنفيذ الخطوة الأولى يعرض النظام الشاشة التالية التي من خلالها يتم النقر نقراً مزدوجاً على السهم المبين في عمود الترقية.
- الخطوة الثالثة: بعد تنفيذ الخطوة الثانية يعرض النظام شاشة الترقية التي من خلالها يتم تنفيذ عملية الترقية.
طريقة استخدام الشاشة
تم تقسيم الشاشة إلى جزئين كما هو مبين في صورة الشاشة أعلاه الجزء الأعلى يعرض النظام فيه بيانات الحقول آلياً بمجرد دخول المستخدم إلى الشاشة، والجزء الأسفل يتم إدخال البيانات فيه على النحو التالي:
- الخدمات: بالنقر على زر الخدمات يعرض النظام قائمة الخدمات لاختيار الخدمة التي سيتم الترقية إليها شريطة أن يكون سعر الخدمة أكبر أو يساوي سعر الخدمة السابقة، وأن يتم تسميح الترقية عند تعريف الخدمة القديمة، وألا يتم تجاوز الأيام المحددة لإجراء الترقية.
تنويه: بعد اختيار الخدمة يعرض النظام بيانات التاريخ، والبيانات المالية، وبيانات الموقع آلياً وننوه هنا أن احتساب سعر الخدمة التي تم الترقية إليها تأخذ بالاعتبار سعر الخدمة القديمة حيث يتم خصم قيمة الخدمة القديمة على اعتبار أنها مدفوعة القيمة كذلك يتم احتساب رسوم الترقية إن وجد واحتساب الخصم.
- الدفع وحفظ البيانات: بعد استكمال إدخال البيانات يتم النقر على زر $ الموضح أعلى يمين شاشة الترقية لتنفيذ عملية الدفع إذا كان هناك رسوم للترقية، وحفظ البيانات، ويترتب على ذلك تنفيذ عملية الترقية باشتراك جديد وتحول الاشتراك السابق إلى اشتراك تم ترقيته ويحتفظ به النظام لغرض التقارير فقط.
التنازل
الاستخدام: الغرض من الشاشة السماح للعضو المشترك أن يتنازل عن الخدمة أو الباقة المشترك فيها إلى مشترك آخر أو إلى مشترك جديد على أن تتوفر أن تتوفر في التنازل الشروط التالية:
- أن يكون الاشتراك الخاص بالمتنازل فعالاً في النظام أثناء تنفيذ عملية التنازل.
- أن يتم تسميح التنازل عند تعريف الخدمة المتنازل عنها في شاشة تسعير الخدمات أو عند تعريف الباقة
- في شاشة باقات الاشتراك في الإعدادات.
- ألا يتم تجاوز الأيام المحددة للتنازل للخدمة أو الباقة في شاشة تسعير الخدمات أو في شاشة باقات
- الاشتراك في الاعدادات.
- خطوات تنفيذ التنازل:
- الخطوة الأولى: إذا كان الاشتراك باقة يظهر زر التنازل على مستوى الاشتراك بجانب زر الطباعة، ويتم التنازل للاشتراك مع كافة خدماته، وإذا كان الاشتراك خدمة يتم النقر على السهم الصغير المبين بداية الاشتراك المطلوب التنازل منه في تبويب ملخص في شاشة اشتراك جديد.
ملاحظة: إذا كان الاشتراك خدمات يمكن التنازل عن خدمة معينة والإبقاء على بقية الخدمات.
- الخطوة الثانية: بعد تنفيذ الخطوة الأولى يعرض النظام الشاشة التالية التي من خلالها يتم النقر نقراً مزدوجاً على الرمز المبين في عمود التنازل.
- الخطوة الثالثة: بعد تنفيذ الخطوة الثانية يعرض النظام شاشة التنازل التي من خلالها يتم تنفيذ عملية التنازل.
طريقة استخدام الشاشة
تم تقسيم الشاشة إلى جزئين كما هو مبين في صورة الشاشة أعلاه الجزء الأعلى والجزء الأسفل يعرض النظام فيه بيانات الحقول آلياً بمجرد دخول المستخدم إلى الشاشة، والجزء الأوسط يتم إدخال بيانات فيه على النحو التالي:
- اسم المشترك: إذا كان المشترك المتنازل له عضواً في النادي يتم البحث عنه في حقل الاسم، أما إذا كان المشترك جديداً فيتم تسجيل اسمه وبياناته بالنقر على زر إضافة.
تنويه: ننوه هنا أن الخدمة التي سيتم التنازل عنها تظهر بدون قيمة على اعتبار أنها مدفوعة الثمن سلفاً من قبل المشترك السابق (المتنازل)، كذلك يتم احتساب رسوم التنازل إن وجد.
- حفظ البيانات: بعد استكمال إدخال البيانات يتم النقر على زر $ الموضح أعلى يمين شاشة التنازل لتنفيذ حفظ البيانات، ويترتب على ذلك تنفيذ عملية التنازل باشتراك جديد وتحول الاشتراك السابق إلى اشتراك (تم التنازل)، ويحتفظ به النظام لغرض التقارير فقط.
- تعديل: يمكن تعديل بعض البيانات بعد النقر على زر تعديل أمام الاشتراك مثل تاريخ بداية الاشتراك تاريخ نهاية الاشتراك، عدد الزيارات، الموقع …. الخ.
- حفظ: بعد استكمال تعديل البيانات يتم الحفظ.
- حذف: بالنقر على زر حذف أمام العضو المطلوب حذفه يعرض النظام شاشة لتأكيد الموافقة على حذف العضو إذا كان الاشتراك فعالاً، ولم يتم تسجيل الدخول ولم يتم تفعيل الفاتورة الإلكترونية، مالم فيتم إلغاء الاشتراك من شاشة إلغاء الاشتراك.
- طباعة تقرير تعديل الاشتراكات: النظام يتابع التعديلات التي تطرأ على الاشتراكات من خلال تقرير تم تصميمه لهذا الغرض حيث بالنقر على زر طباعة الموضح في آخر عمود في الملخص أمام المشترك يصدر النظام تقرير حركة تعديل الاشتراكات.