طلب الإجازة

الاستخدام

تستخدم شاشة طلب الإجازة بغرض تقديم طلب إجازة، ويمكن تحرير طلب إجازة لأي نوع من أنواع الإجازات كما يمكن تحرير طلب لأكثر من نوع.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه تقديم طلب الإجازة.
• نوع طلب الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لطلب الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية طلب الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة.
• رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتقدم بطلب الإجازة، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان للعملية.
• السبب: يستخدم هذا الحقل لتدوين السبب الذي من آجلة تقدم الموظف بالإجازة.
• البديل: تستخدم هذه الحقول لتحديد الموظف البديل الذي سيقوم بالعمل بدلاً عن الموظف المجاز.
• مستخدم: يستفاد من هذ المؤشر معرفة ما إذا كان الطلب قد تم إنزاله واستخدامه في شاشة منح الإجازة أم لا، ويظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب قد تم استخدامه.
• حالة الاعتماد: يظهر في هذا الحقل آلياً حالة الطلب وما إذا كان معتمد أم لا أم أنه مرفوض.
• مدخل من نظام الويب: يستفاد من هذا الخيار في حالة الربط مع نظام الخدمة الذاتية بواسطة الويب، ويستفاد منه في معرفة ما إذا كان الطلب قد تم إدخاله بواسطة نظام الخدمة الذاتية ويب.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يستخدم القسم الأسفل من الشاشة بغرض إدخال أنواع الإجازات التي سيتضمنها الطلب وعلى النحو التالي:

• نوع الإجازة: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع أو أنواع الإجازة التي سيتقدم الموظف بطلبها، ويتم تحديده من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد النوع يظهر رصيد نوع الإجازة في الحقل المخصص له.

تلميح: تظهر الأنواع التي لا ترتبط برصيد بينما الأنواع التي تتعامل مع الأرصدة لن تظهر إلا إذا كان للموظف رصيد في تلك الأنواع.

• من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد بداية ونهاية فترة كل نوع من أنواع الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الإجازة تظهر فترة الإجازة بالأيام والرصيد المتبقي من الإجازة في الحقول المخصصة لها.
• موقف: تستخدم هذه الخلية في حالة رغبة المستخدم إيقاف الطلب.
• سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب التوقيف.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
• الاعتماد / الرفض: تستخدم هذه الأيقونات بغرض اتخاذ الإجراء المناسب للطلب، ومن خلالها يتم اعتماد الطلب ومن ثم إمكانية إنزاله واستخدامه في شاشة منح الإجازة أو رفض الطلب، وتتم عملية الاعتماد والرفض بموجب صلاحية تمنح للمستخدم المخول القيام بمثل تلك المهام.
• يمكن استعراض طلبات الإجازة الغير معتمدة وطلبات الإجازة المعتمدة والتي لم تستخدم في منح الإجازة وطلبات الإجازة المعتمدة التي تم منحها للموظف في التبويبات الخاصة بها.