الاستخدام
تستخدم شاشة منح الإجازة بغرض إصدار عمليات الإجازات التي يتم منحها للموظفين، ويتم منح الإجازات للموظفين بمختلف أنواعها بعد القيام بالتهيئات اللازمة للإجازات والمتمثلة بترميز أنواع الإجازات وربطها بالموظفين وإدخال ارصدتها بما في ذلك الأرصدة الافتتاحية وترميز لائحة الإجازات في حالة وجود لائحة للإجازات في المنشأة مع إمكانية إصدار عملية إجازة لأكثر من نوع من أنواع الإجازات، ويتم منح الإجازة وإدخال بياناتها إما بشكل مباشر من الشاشة أو بموجب طلب إجازة.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح الإجازة للموظفين.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتم منحه الإجازة، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
- رقم الطلب: يستخدم هذا الحقل في حالة إصدار إجازة بموجب طلبات الإجازة، ويتم فيه تحديد رقم طلب الإجازة الذي يرغب المستخدم تنفيذه وإنزال بياناته في الشاشة.
تلميح: في حالة استخدام حقل رقم الطلب تظهر البيانات في باقي الحقول آلياً بمجرد تحديد رقم الطلب، أما في حالة عدم استخدام الطلب فسيقوم المستخدم بإدخال البيانات يدوياً.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- سبب الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتدوين السبب الذي من آجلة تقدم الموظف بالإجازة.
- الإجازة تحتاج إلى مباشرة عمل: يستخدم هذا الخيار للإجازات التي تحتاج إلى مباشرة عمل بعد الانتهاء منها، ففي حالة استخدامه سيتطلب من المستخدم إصدار عملية مباشرة عمل من شاشة (مباشرة عمل).
تلميح: إذا تم استخدام هذا الخيار ولم يتم إصدار مباشرة عمل لن يقوم النظام باحتساب راتب الموظف وسيعتبره غائب.
- إجازة بالساعات: يستخدم هذا الخيار إذا كانت الإجازة سيتم منحها للموظف بالساعة، وبمجرد استخدامه تظهر بالبيانات التفصيلية أعمدة مخصصة لإدخال وقت بداية ونهاية الإجازة بالساعة.
- لها مستحقات: يظهر هذا المؤشر فعال لأنواع الإجازات التي لها مستحقات بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام وغالباً ما تكون إجازات سنوية، ويظهر فعال للدلالة على أن هذه الإجازة سيتم صرف مستحقات وراتب الموظف خلال فترة الإجازة بطريقة تختلف عن احتساب صافي الراتب، كما أن هذا النوع من الإجازات سيظهر في شاشة قيد احتساب مستحقات الموظفين في حالة احتساب وقيد مستحقات إجازة.
- صرف المستحقات مع الراتب: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي لها مستحقات، ويتم تحديده بإشارة (ü) في حالة رغبة المستخدم صرف المستحقات مع صرف الراتب، ويترتب على هذا التحديد إنشاء قيد محاسبي بتلك المستحقات مع قيد الراتب، أما في حالة عدم التحديد فسيتم صرفها بصورة مستقلة من شاشة صرف مستحقات الموظفين.
- تم صرف مستحقات الإجازة: تظهر في هذا الخيار إشارة (ü) فعال للدلالة على أن مستحقات هذه الإجازة قد تم صرفها في شاشة صرف مستحقات الموظفين.
- خصم أيام الإجازة من أيام العمل: تظهر في هذا الخيار إشارة (ü) لأنواع الإجازات التي هي بدون راتب ولن يكون لها مستحقات بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام، وبناءً على هذا الخيار سيقوم النظام بإهمال أيام الإجازة التي هي من هذا النوع ولن تدخل ضمن أيام احتساب الراتب وسيتم احتساب الراتب لأيام العمل فقط.
- نوع النقل السنوي: تظهر البيانات في هذا الحقل آلياً للإجازات التي تتداخل فيها السنوات وعلى النحو التالي:
- من سنة سابقة: يظهر هذا الخيار للإجازة التي تم إدخالها في سنة سابقة عند استعراضها في السنة التالية، فالإجازات التي تم إدخالها في سنة سابقة وهي تخص فترات متداخلة بين سنوات تظهر في السنة التالية.
- إلى سنة جديدة: يظهر هذا الخيار للإجازة التي تم إدخالها في السنة الحالية ولها امتداد إلى سنة تالية، فالإجازات التي يتم إدخالها في السنة الحالية وهي تخص فترات متداخلة بين سنوات تظهر بهذه الكيفية للدلالة إلى أن هذه الإجازة ممتدة إلى سنة تالية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم القسم الأسفل من الشاشة بغرض إدخال أنواع الإجازات التي سيتم منحها للموظف وعلى النحو التالي:
- نوع الإجازة: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع أو أنواع الإجازة التي سيتم منحها للموظف، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد النوع يظهر الرصيد الفعلي والرصيد الحالي للموظف لهذا النوع في الأعمدة المخصصة لها.
تلميح: تظهر الأنواع التي لا ترتبط برصيد بينما الأنواع التي تتعامل مع الأرصدة لن تظهر إلا إذا كان للموظف رصيد في تلك الأنواع.
- من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد بداية ونهاية فترة الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الإجازة تظهر فترة الإجازة بالأيام ورصيد الموظف حتى اليوم في الحقول المخصصة لها.
تلميح: يسمح النظام بتداخل السنوات في الإجازات حيث يمكن أن تكون بداية الإجازة (من تاريخ) في سنة ونهايتها (إلى تاريخ) في سنة تالية.
- من وقت / إلى وقت: تظهر هذه الأعمدة في حالة استخدام خيار (إجازة بالساعات) في البيانات الأساسية، وتستخدم لإدخال وقت بداية ونهاية الإجازة بالساعة.
- بيانات أخرى: يستخدم هذا التبويب لتدوين بعض البيانات المرتبطة بالإجازة كتحديد الموظف البديل الذي سيقوم بعمل الموظف المجاز.
- بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم إدخال أية بيانات إضافية للإجازة.
- إجازات الموظف: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها للموظف على مستوى نوع الإجازة.
- إجازات موظفي الهيكل الإداري للفترة: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها خلال الفترة للموظفين العاملين في نفس الهيكل الإداري الذي يعمل فيه الموظف الذي تم منحه الإجازة بغرض الاسترشاد بها قبل منح الموظف الإجازة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.