الاستخدام
تستخدم شاشة نماذج التقييم بغرض ترميز النماذج المستخدمة في المنشأة لتقييم الموظفين وفقاً لمعايير محددة، ويتم ترميز نماذج التقييم حسب طبيعة نشاط كل منشأة فمن المنشآت من تستخدم نموذج واحد ومن المنشآت من تستخدم أكثر من نموذج يحتوي كل نموذج على معايير مختلفة عن النماذج الأخرى، فمعايير تقييم مدراء الإدارات غير معايير تقييم الإداريين غير معايير تقييم الفنيين غير معايير تقييم العمال، وسيتم تحديد درجة نهائية لكل نموذج تقييم وتوزيع تلك الدرجة على المعايير التقصيلية إن وجدت.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- رقم النموذج: يستخدم هذا الحقل لمنح نماذج التقييم أرقاماً تسلسلية.
- رمز النموذج: يستخدم هذا الحقل لمنح نماذج التقييم رموزاً مختصرة تدل عليها مع إمكانية استخدام الحروف والأرقام.
- الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم نموذج التقييم باللغة المحلية للنظام.
- الاسم الأجنبي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم نموذج التقييم باللغة الأجنبية للنظام.
- رقم اللائحة: يستخدم هذا الحقل لاختيار لائحة التقديرات التي سيتم تطبيقها على النموذج.
- إجمالي درجة النموذج: يظهر في هذا الحقل إجمالي درجات النموذج بناءً على اللائحة التي تم اختيارها في حقل (رقم اللائحة).
- طريقة احتساب درجة النموذج الكلية: يستخدم هذا الحقل لاختيار طريقة احتساب وعرض نتائج درجات النموذج بعد الاحتساب على النحو الآتي:
- جمع قيم الأهداف مع قيم عناصر التقييم: يتم تحديد هذا الخيار – وهو الخيار الافتراضي – إذا كان المستخدم يرغب بجمع درجات عناصر التقييم مع درجة الأهداف القيمية (صافي المبيعات) وإظهارها كدرجة واحدة، فإذا افترضنا أن درجة الأهداف القيمية (7) درجات ودرجة عناصر التقييم (84) درجة ستظهر (91)..
- قيم الأهداف قيم صحيحة وقيم عناصر التقييم قيم عشرية: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان المستخدم يرغب بإظهار درجة الأهداف القيمية (صافي المبيعات) كقيمة صحيحة ودرجات عناصر التقييم كقيمة عشرية، فإذا افترضنا أن درجة الأهداف القيمية (7) درجات ودرجة عناصر التقييم (84) درجة ستظهر (7.84).
- عناصر التقييم قيم صحيحة وقيم الأهداف قيم عشرية: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان المستخدم يرغب بإظهار درجات عناصر التقييم كقيمة صحيحة ودرجة الأهداف القيمية (صافي المبيعات) كقيمة عشرية، فإذا افترضنا أن درجة عناصر التقييم (84) ودرجة الأهداف القيمية (7) درجات ستظهر (84.7).
- السماح بتجاوز درجة لائحة النموذج: يستخدم هذا الخيار للسماح بتجاوز أعلى قيمة للائحة التقديرات المستخدمة في نموذج التقييم، على اعتبار أن النظام لن يسمح بالحفظ – إذا تم التجاوز – إلا إذا استخدمنا هذا الخيار، وهذا التجاوز سيتم معالجته في حقل (وزن درجة العنصر الفرعي من النموذج) التالي بحيث نحصل على التقدير حسب اللائحة.
- وزن درجة العنصر الفرعي من النموذج: يرتبط استخدام هذا الحقل بخيار (السماح بتجاوز درجة لائحة النموذج) السابق، فإذا افترضنا أن أعلى درجة في اللائحة (100) درجة وفي هذه الشاشة أدخلنا قيم لعناصر النموذج بـ (200) درجة، فإنه سيتم قسمة درجة اللائحة على درجة النموذج (100/200) = (0.5) وهذا هو الوزن الذي سيتم التعامل معه، ففي هذه الحالة إذا تم إدخال تقييم الموظف في شاشة (تقييم الموظفين) وحصل الموظف على (170) درجة في مختلف عناصر التقييم، سيعمل النظام على ضرب درجات الموظف (170) على الوزن (0.5) وسنحصل على درجة الموظف ومن ثم التقييم الذي حصل عليه وهكذا في باقي الحالات.
- خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب لفلترة البيانات التي سيتم إنزالها في البيانات التفصيلية، فبعد إدخال رقم اللائحة ومن ثم النقر على زر (إنزال البيانات) تنزل البيانات آلياً.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يتم التعامل مع البيانات التفصيلية بطريقتين، إما بإنزالها آلياً بواسطة خيارات الإنزال مع إمكانية حذف بعض العناصر، أو بإدخالها يدوياً على النحو الآتي:
- العنصر الرئيسي: يستخدم هذا العمود لاختيار العنصر (المعيار) الرئيسي الذي سيتم إدراج عناصر فرعية منه في النموذج.
- العنصر الفرعي: يستخدم هذا العمود لاختيار العنصر (المعيار) الفرعي من بين العناصر الفرعية للعنصر الرئيسي الذي تم اختياره في الحقل السابق، وهو العنصر الذي سيتم إدراجه في النموذج.
- النوع: يظهر في هذا العمود نوع التقييم المرتبط بالعنصر الفرعي حسب ما تم ترميزه في شاشة (تفاصيل عناصر التقييم).
- التقييم الآلي الرئيسي: يستخدم هذا العمود إذا كان نوع قيمة العنصر الفرعي (قيم آلية) أو (أهداف قيمية) كأن يتأثر التقييم بالإجازات أو الأذونات أو صافي المبيعات.
- التقييم الآلي التفصيلي: يستخدم هذا العمود إذا كان نوع قيمة العنصر الفرعي (قيم آلية) أو (أهداف قيمية)، ويتم فيه اختيار التقييم التفصيلي الذي سيتم إدراجه في النموذج، فإذا افترضنا أن التقييم الآلي الرئيسي (الإجازات) سيتم في هذا الحقل اختيار نوع الإجازة.
- نوع التأثير: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع تأثير البنود التي من نوع (قيم آلية) و(أهداف قيمية) على النحو الآتي:
- إيجابي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان البند لن يؤثر تأثيراً مباشراً على درجات التقييم إنما سيكون له دور إيجابي وميزة للموظف إذا حصل عليه.
- سلبي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان البند لن يؤثر تأثيراً مباشراً على درجات التقييم إنما سيكون له دور سلبي على تقييم الموظف إذا حصل عليه.
- يؤثر فعلياً: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان البند سيؤثر تأثيراً مباشراً على درجات التقييم وسيكون له درجة كباقي عناصر التقييم الأخرى.
- الدرجة: تظهر في هذا العمود درجة عنصر التقييم الفرعي حسب ما تم ترميزه في شاشة (تفاصيل عناصر التقييم) مع إمكانية تعديلها، ويشترط أن تتساوى إجمالي درجات العناصر الفرعية مع إجمالي درجة النموذج.
- الترتيب: يستخدم هذا العمود لترتيب عناصر ومعايير التقييم حسب أهميتها أو حسب ما يراه مدير النظام، حيث يمكن منح معايير التقييم أرقاماً بموجبها تظهر تلك المعايير مرتبة في الشاشات المعنية.
- إجمالي عناصر التقييم: يظهر في هذا الحقل إجمالي درجات عناصر التقييم.
- إجمالي الأهداف القيمية للتقييم: يظهر في هذا الحقل إجمالي درجات التقييم للبنود التي من نوع (أهداف قيمية).
- الخيارات: يستخدم هذا القسم من الشاشة إذا كان نوع بنود التقييم (خيارات) أو (خيارات مع المدى) أو (قيم آلية) أو (أهداف قيمية)، ويتم فيه إدخال خيارات عنصر التقييم، وهي الخيارات التي سيتم الاختيار منها عند تقييم الموظف، فإذا افترضنا إدخال الخيارات التفصيلية لعنصر تقييم من نوع (قيم آلية) بحيث يعتمد التقييم على إجازات الموظف كالإجازة العارضة أو الإجازة بدون راتب ففي هذه الحالة سيتم إدخال الخيارات على النحو الآتي:
- رقم / وصف الخيار: يتم إدخال وصف الخيار مثل (إجازات متكرر) و (إجازات بدون اذن مسبق).
- من قيمة / إلى قيمة: يتم إدخال مدى أيام الإجازة التي سيطبق عليه الخيار.
- النسبة / القيمة: يتم إدخال نسبة الخيار من درجة العنصر الأساسية، فإذا كانت درجة عنصر التقييم (10) درجات فإنه يتم توزيعها على الخيارات التفصيلية.
- موقف: يستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بنموذج التقييم.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف النموذج.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.