الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض أرشفة الوثائق سواءً كانت مستندات أو صور أو غيرها من الوثائق.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: حفظ مسار الملف فقط
- رقم الملف: يظهر الرقم التسلسلي للملف آلياً.
- تاريخ الملف: يتم إظهار تاريخ الملف بشكل آلي من قبل النظام حيث يمثل تاريخ يوم ارشفه الوثائق.
- وصف / ملاحظات الملف: يمكن إدخال وصف مختصر للوثيقة وأية ملاحظات أخرى تخص المستند.
- نوع الوثيقة: يتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة التي تظهر وهي الوثيقة التي سيتم أرشفة مرفقاتها.
- استيراد: عند النقر على زر استيراد يتم تحديد مسار الملف المراد أرشفته، وربطه بالشاشة ومن ثم يتم اختياره حيث يعمل النظام على إنزال المسار في الحقل المخصص له.
- تصدير: لغرض تصدير الوثيقة إلى ملف معين يتم النقر على زر (تصدير).
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
ثانياً: حفظ الملف في قاعدة البيانات
هذا التبويب مخصص لأرشفة الملفات في قاعدة البيانات وذلك من خلال إتباع نفس الإجراءات المحددة في التبويب الأول، إلا أنه من خلال هذا التبويب يتم حفظ الملف في قاعدة البيانات، ولا يتطلب أرشفة البيانات هنا من استخدام ملف وسيط وإنما يتم سحب البيانات من الجهاز الطرفي إلى الجهاز الرئيسي، وتعتبر هذه الطريقة أكثر أماناً من طريقة حفظ المسارات المشروحة في التبويب الأول (حفظ مسار الملف فقط)، لكنها تحتاج إلى سيرفرات كبيرة.