الإجازات الجماعية

الاستخدام

تستخدم شاشة الإجازات الجماعية بغرض منح الإجازة لأكثر من موظف في عملية واحدة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح الإجازة الجماعية للموظفين.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة المطلوب تنفيذه، ويتم تحديده من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد النوع يظهر الرصيد الفعلي والرصيد الحالي للموظف لهذا النوع في الحقول المخصصة لها.
• من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول لتحديد بداية ونهاية فترة الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الإجازة تظهر فترة الإجازة بالأيام في الحقل المخصص لها.

تلميح: يسمح النظام بتداخل السنوات في الإجازات حيث يمكن أن تكون بداية الإجازة (من تاريخ) في سنة ونهايتها (إلى تاريخ) في سنة تالية.

• من الوقت / إلى الوقت: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة تمنح موظفيها الإجازة بالساعة ويتم فيها تحديد بداية ونهاية وقت الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الوقت تظهر المدة الزمنية للإجازة سواءً كانت جزء من ساعة أو بالساعة والدقائق في الحقول المخصصة لها.
• سبب الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتدوين السبب الذي من آجلة ستمنح الإجازة للموظفين.
• لها مستحقات: يظهر هذا المؤشر فعال لأنواع الإجازات التي لها مستحقات بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام وغالباً ما تكون إجازات سنوية، ويظهر فعال للدلالة على أن هذه الإجازة سيصرف لها مستحقات كأن يتم صرف بدل انتقال أو إقامة أو مكافأة، أو الإجازات التي بصرف بدل نقدي عوضاً عن عدم الاستفادة من هذا النوع من الإجازات.
• تم صرف مستحقات الإجازة: يظهر هذا المؤشر فعال للدلالة على أن مستحقات هذه الإجازة قد تم صرفها من الأستاذ العام.
• صرف المستحقات مع الراتب: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي لها مستحقات، ويتم تحديده بإشارة (ü) في حالة رغبة المستخدم صرف المستحقات مع صرف الراتب، ويترتب على هذا التحديد إنشاء قيد محاسبي بتلك المستحقات مع قيد الراتب، أما في حالة عدم التحديد فسيتم صرفها بصورة مستقلة.
• خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم فلترة وحصر الموظفين الذين سيتم منحهم الإجازة بحيث يتم حصرهم وإنزالهم آلياً في الجدول أسفل الشاشة، ويمكن من خلال التبويب تحديد موظفي هيكل أو عدة هياكل إدارية أو تحديد وحصر الموظفين (من موظف إلى موظف)، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين يدوياً.
• بيانات الموظفين: يستخدم هذا القسم من الشاشة لتحديد الموظفين الذين ستمنح لهم الإجازة الجماعية، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الأعمدة المخصصة لها.
• رصيد الإجازة: يظهر في هذا العمود رصيد الموظف لنوع الإجازة الذي تم تحديده في حقل نوع الإجازة.
• بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم إدخال أية بيانات إضافية للإجازة.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.