الفنادق

الاستخدام

تُعد شاشة الفنادق المرجع الأساسي لتعريف وإدارة بيانات الفندق داخل النظام، حيث تُستخدم لتسجيل البيانات الفندق، مثل الاسم والكود، وربطه بسلسلة الفنادق المُعرّفة في شاشة “سلاسل الفنادق”، بالإضافة إلى تحديد موقعه الجغرافي وبيانات التواصل، وربطه بالفرع المحاسبي في الأنظمة الخارجية، مثل الأونكس أو المتكامل، كما تتيح ضبط إعدادات التاريخ والوقت، وأوقات الوصول والمغادرة، والعملة، وتنسيقات عرض البيانات، إلى جانب تعريف بيانات الإقامة، والمرافق، والمعالم، والمواصلات، والمطارات، والمطاعم، والأقسام، وجهات الاتصال، بما يوفر قاعدة بيانات متكاملة يعتمد عليها النظام في إدارة العمليات التشغيلية، والحجوزات، والتقارير، وتطبيق السياسات الخاصة بالفندق.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة من خلال النقر على زر “إضافة” الموجود أعلى يسار الشاشة، كما يمكن استخدام خياري “تعديل” و”حذف” لإجراء التعديلات على السجل المحدد أو حذفه، وتظهر الحقول التالية:

أولاً: معلومات الفندق

• الكود: رقم تعريفي فريد يُستخدم لتمييز الفندق داخل النظام.
• الفندق/ الاسم الأجنبي: يُستخدم لإدخال اسم الفندق سواءً باللغة الافتراضية أو الأجنبية للنظام.
• السلسلة: يُستخدم لربط الفندق بسلسلة الفنادق من القائمة المنسدلة والمُعرّفة في شاشة “سلاسل الفنادق”.
• المالك/ الدولة: يُستخدم لإدخال اسم المالك أو الجهة المالكة، وتحديد الدولة التي يقع بها الفندق.
• اللغة: تحديد اللغة الافتراضية المستخدمة داخل النظام لهذا الفندق.
• الحد الأدنى لعدد غرف المجموعة: يُستخدم لتحديد الحد الأدنى لعدد الغرف الذي يُصنَّف عنده الحجز على أنه حجز مجموعة، ويعتمد عليه النظام في تطبيق إجراءات وسياسات حجوزات المجموعات.
• صورة/ إشعار: يُستخدم لإرفاق صورة تمثل الفندق، وإدخال إشعار يُعرض للمستخدمين عند استخدام النظام.

ثانياً: الموقع والوقت

• المدينة/ الشارع/ العنوان التفصيلي/العنوان المختصر/رقم العقار/رقم المبني/الرمز البريدي: تُستخدم هذه الحقول لتسجيل بيانات الموقع الجغرافي التفصيلية للفندق، بما يضمن تحديد موقع الفندق بشكل واضح.
• رقم الفرع المحاسبي: يُستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الفرع المحاسبي المرتبط بالفندق في الأنظمة الخارجية مثل الأونكس أو المتكامل، لضمان ترحيل القيود المالية بشكل صحيح بين النظامين.
• السجل التجاري/ الرقم الضريبي: يُستخدم هذا الحقل لتسجيل رقم السجل التجاري والرقم الضريبي للفندق، بما يضمن الالتزام بالمتطلبات القانونية والفوترة الإلكترونية.
• إحداثيات الطول / إحداثيات العرض: يُستخدم لتحديد الموقع الجغرافي للفندق على الخرائط، ويشمل خط العرض وخط الطول.
• منطقة التوقيت: يُستخدم لتحديد المنطقة الزمنية المعتمدة للفندق، ويعتمد عليها النظام في عرض التاريخ والوقت وتنفيذ العمليات المرتبطة بالمواعيد، مثل أوقات الوصول والمغادرة.
• الهاتف/ الإيميل/ الفاكس: تُستخدم لتسجيل بيانات التواصل الخاصة بالفندق، بما يتيح استخدامها في المراسلات والتقارير والمستندات الصادرة من النظام.

ثالثاً: تنسيق الوقت والتاريخ

يُستخدم هذا التبويب لتحديد طريقة عرض التاريخ والوقت المُطبقة داخل الفندق، بما يضمن توحيد تنسيق البيانات في جميع شاشات النظام والتقارير والمستندات، ويشمل الحقول التالية:

• تنسيق الوقت: يُستخدم لتحديد صيغة عرض الوقت داخل النظام، مثل عرض الساعات والدقائق (HH: mm)، ويُطبق على جميع الحقول والتقارير التي تعرض الوقت.
• وقت الوصول/ وقت المغادرة: يُستخدمان لتحديد وقتي تسجيل الوصول والمغادرة الافتراضيين للفندق، ويعتمد عليهما النظام في تطبيق سياسات الوصول المبكر والمغادرة المتأخرة واحتساب مدة الإقامة.
• تنسيق الطويل/ القصير: يُستخدمان لتحديد صيغ عرض التاريخ داخل النظام، سواءً بالتنسيق الكامل الذي يتضمن التاريخ والوقت، أو بالتنسيق المختصر الذي يعرض التاريخ فقط، وذلك وفقًا لمتطلبات الحقول والتقارير.
• الفاصل: يُستخدم لتحديد الرمز المستخدم للفصل بين مكونات التاريخ، مثل الشرطة (-) أو الشرطة المائلة (/) أو أي فاصل آخر، بما يتوافق مع التنسيق المعتمد في الفندق.

رابعاً: العملة والغرف

يُستخدم هذا التبويب لتحديد العملة الأساسية المعتمدة للفندق، وضبط الإعدادات العامة المتعلقة بالمباني والغرف، بالإضافة إلى تحديد تنسيق عرض القيم الرقمية داخل النظام، ويشمل الحقول التالية:

• العملة: يُستخدم لاختيار العملة الأساسية المعتمدة للفندق من القائمة المنسدلة، والتي تُستخدم في تسجيل جميع المعاملات المالية وإصدار الفواتير والتقارير.
• عدد الغرف/ عدد المباني: يُستخدمان لتحديد عدد المباني وإجمالي الغرف التابعة للفندق، ويعتمد عليهما النظام في تنظيم الهيكل التشغيلي، بالإضافة إلى استخدامهما في الإحصاءات والتقارير والعمليات التشغيلية.
• رمز العملة: يُستخدم لتحديد أو عرض الرمز المختصر للعملة المعتمدة، (مثل: $ أو ج.م)، لاستخدامه في عرض القيم المالية داخل شاشات النظام وتقاريره.
• المنازل العشرية: يُستخدم لتحديد عدد المنازل العشرية المعتمدة عند عرض واحتساب القيم المالية داخل النظام.
• التنسيق: يُستخدم لتحديد طريقة عرض القيم الرقمية داخل النظام، بما في ذلك فواصل الآلاف والفواصل العشرية، وفقًا للتنسيق المالي المعتمد للفندق.

خامساً: مرافق وخدمات الفندق

يُستخدم هذا التبويب لتعريف بيانات الإقامة والخدمات والمرافق المرتبطة بالفندق، بما يسهم في تنظيم معلومات الفندق وإبراز الخدمات المتاحة للنزلاء، وتوفير بيانات مرجعية تُستخدم في مختلف شاشات النظام، ويشمل ما يلي:

• الإقامة: يُستخدم لتعريف أنواع الغرف داخل الفندق، وتحديد الطاقة الاستيعابية لكل نوع وفقًا للفئات والخصائص المختلفة، مع إمكانية احتساب متوسط التسكين باستخدام قيمة ثابتة أو من خلال معادلة (عدد الأسرة ÷ عدد الغرف)، بما يدعم إدارة الطاقة الاستيعابية بكفاءة.
• المرافق: يُستخدم لتسجيل المرافق والخدمات الداخلية المتوفرة بالفندق، مثل المسبح، والنادي الصحي، وقاعات الاجتماعات، وغيرها، لعرضها ضمن بيانات الفندق.
• المعالم: يُستخدم لتسجيل المعالم والأماكن الحيوية القريبة من الفندق، بما يسهل التعرف على المواقع المحيطة وتوفير معلومات للنزلاء.
• المواصلات: يُستخدم لتسجيل وسائل المواصلات والخدمات المرتبطة بها، مثل خدمات النقل أو محطات النقل القريبة، لتسهيل حركة النزلاء من وإلى الفندق.
• الأقسام: يُستخدم لتعريف الأقسام والإدارات المختلفة التابعة للفندق، بما يدعم تنظيم الهيكل الإداري وربط العمليات بالأقسام المختصة.
• المطارات: يُستخدم لتسجيل المطارات القريبة من الفندق وربطها ببيانات الفندق، بما يدعم تنظيم إجراءات الوصول والمغادرة للنزلاء.
• المطاعم: يُستخدم لتسجيل المطاعم التابعة للفندق، بما يتيح عرضها ضمن الخدمات المتوفرة للنزلاء.
• أرقام التواصل بالفندق: يُستخدم لإدارة جهات الاتصال الخاصة بالفندق، من خلال ربط جهات الاتصال المُعرَّفة مسبقًا وتحديد جهة الاتصال الرئيسية.

قائمة عمليات الشاشة:

• جديد: يُستخدم لإضافة فندق جديد إلى النظام.
• تعديل : يُستخدم لتعديل بيانات فندق موجود مسبقاً.
• حذف: يُستخدم لحذف سجل الفندق المحدد، مع عرض رسالة تأكيد قبل التنفيذ.
• حفظ: يُستخدم لاعتماد وتخزين البيانات المدخلة أو التعديلات في قاعدة بيانات النظام.
• القائمة: يُستخدم لعرض جميع الفنادق المسجلة في شكل قائمة أو جدول لتسهيل البحث والتنقل بينها.
• طباعة : يُستخدم لاستخراج تقرير أو ملف يحتوي على بيانات الفندق الحالي.
• تراجع: يُستخدم لإلغاء التعديلات غير المحفوظة والعودة إلى الحالة السابقة للسجل.