الاستخدام
تستخدم الشاشة في حالة التعامل مع المشاريع لتحقيق الأهداف التالية:
- ترميز المشاريع مع إمكانية تقسيمها إلى مشاريع رئيسية ومشاريع ثانوية ومن ثم تقسيم كل مشروع إلى مراحل معينة من أجل سهولة الرقابة على كل مرحلة من مراحل المشروع على مستوى المصاريف التي صرفت عليه والإيرادات التي تحققت.
- إمكانية ربط استخدام المشاريع مع مراكز التكلفة لتحقيق رقابة واسعة لأكثر من مشروع على مستوى مركز التكلفة أو العكس، كما يمكن استخدام المشاريع بصورة مستقلة عن المراكز.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الأساسية
- رقم المشروع: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم المشروع مع إمكانية تعديله.
- المشروع الرئيسي: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم المشروع الرئيسي (المستوى الأعلى) للمشروع الذي يتم ترميزه، فإذا كان مستوى المشروع الذي يتم ترميزه في المستوى الأول يتم إدخال الرقم (صفر) كمشروع رئيسي.
- اسم المشروع (محلي/أجنبي): يتم فيه تسجيل اسم المشروع الذي يتم ترميزه باللغة المحلية والأجنبية.
ثانياً: البيانات الرئيسية
- الرتبة: تظهر رتبة المشروع آلياً بمجرد إدخال رقم المشروع الرئيسي وتعبر عن مستوى المشروع الذي يتم ترميزه.
- نوع المشروع: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع المشروع ويتم اختيار النوع من بين الأنواع التي تظهر في القائمة.
تلميح
- مشاريع آخر رتبة في دليل المشاريع (المستوى الأخير) يتم ربطها بالنوع (فرعي) وهو النوع الذي يتأثر بالعمليات.
- المشاريع الفرعية هي التي سيتم ربطها بمراكز التكلفة والأنشطة.
- مجموعة المشاريع: يستخدم هذا الحقل لتحديد المجموعة التي ينتمي لها المشروع وهي اختيارية، ويتم اختيار المجموعة من بين المجموعات التي تظهر في القائمة وهي المجموعات التي تم ترميزها في شاشة تهيئة المشاريع في تهيئة النظام.
- تاريخ البداية وتاريخ النهاية: تستخدم هذه الحقول لإدخال بداية ونهاية تنفيذ المشروع لتسهيل الرقابة على تنفيذ المشروع.
- العنوان: يتم فيه تسجيل عنوان موقع المشروع لتسهيل الوصول إليه.
- موقف: يستخدم هذا الخيار لإيقاف التعامل مع المشروع في مختلف شاشات النظام مع تدوين سبب الإيقاف، وبمجرد الإيقاف يظهر تاريخ الإيقاف آلياً في الحقل المخصص له.
- استخدام المراكز: يظهر هذا الزر عند تفعيل خيار (ربط المراكز بالمشاريع) في شاشة المتغيرات العامة، ويستخدم لتحديد مراكز التكلفة التي سيتم ربطها بالمشروع حيث يتم اختيار المراكز من القائمة التي تظهر بمجرد النقر على الزر.
- استخدام الأنشطة: يظهر هذا الحقل عند تفعيل خيار (ربط المشاريع بالأنشطة) في شاشة المتغيرات العامة، ويستخدم لتحديد الأنشطة التي سيتم ربطها بالمشروع حيث يتم اختيار الأنشطة من القائمة التي تظهر بمجرد النقر على الزر.
ثالثا: بيانات المشاريع
يستخدم هذا التبويب – عند استخدام نظام المشاريع – لإدخال بيانات المشروع وأهمها البيانات المالية والموقع وإدارة المشروع وغيرها من البيانات.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة المشروع الرئيسية.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل سعر التحويل من عملة المشروع إلى العملة المحلية للنظام.
- قيمة المشروع التقديرية: هي القيمة التقديرية الافتراضية للمشروع بالعملة المحددة في الحقل السابق والتي تظهر عند إدخال الدراسة الفنية للمشروع كمعلومة مع إمكانية التعديل فيها بالزيادة أو النقص عند إعداد الدراسة الفنية والمالية.
- رقم سياسة المشروع: يتم تحديد إحدى السياسات التي تم ترميزها في شاشة (سياسات المشاريع) والتي تظهر بالنقر على زر (F9)، وتساعد السياسة المستخدم في رسم سياسة المشروع مثل رسم سياسة حدود مبالغ المستخلصات وسياسة التعامل مع بنود تكاليف المشروع وطريقة ربطها بالحسابات.
- حالة المشروع: يقصد به حالة المشروع فإذا كان المشروع جديد فان الحالة تظهر (جديد)، وذا تم التسليم المبدئي فان الحالة تظهر (قيد التسليم)، وإذا كان المشروع متعثر فان الحالة التي تظهر (متعثر)، وإذا تم التعاقد فان الحالة تظهر (تحت التعاقد)، وإذا تم الاستلام النهائي فان الحالة تظهر (استلام نهائي).
- التاريخ المفترض للمناقصة: حقل اختياري يدخل فيه التاريخ المفترض للدخول في المناقصة.
- التاريخ المفترض للعقد: حقل اختياري يدخل فيه التاريخ المفترض للعقد في حالة الحصول على عقد المناقصة.
- إعداد التكاليف: يقصد به طريقة التعامل مع أنواع تكاليف المشروع من مواد وأجور وأصول وأخرى، وإذا كانت سياسة المشروع (عدم استخدام التكاليف) فإن تحديد أي خيار من هذه خيارات ليس له أي تأثير:
- وحيد: باستخدام هذا المؤشر يربط كل نوع من أنواع التكاليف (مواد – أجور – أصول- أخرى) المدخلة في شاشة (ترميزات المشاريع) بحساب وحيد على مستوى المشروع وعلى مستوى نوع التكاليف، وفي هذه الحالة يتم ربط الحساب بالنوع في شاشة (ربط حسابات التكاليف) وعند إدخال الدراسة الفنية للمشروع في شاشة الدراسة الفنية يسمح النظام بإضافة بنود تكاليف متعددة مفصلة للمشروع مع ربطها بأحد أنواع التكاليف وبالتالي الربط مع الحسابات.
- متعدد: في هذا المؤشر يتم ربط كل نوع من أنواع التكاليف (مواد – أجور – أصول-أخرى) المدخلة في شاشة (ترميزات المشاريع) ببنود تكاليف متعددة مفصلة أكثر عند إدخال الدراسة الفنية للمشروع في شاشة الدراسة الفنية مع ربط تلك البنود في نفس شاشة الدراسة الفنية بالحسابات مع إمكانية اختلاف الحسابات على مستوى النوع الواحد حسب نوع بند التكاليف.
- الدولة والمحافظة والمدينة والمنطقة: بيانات خاصة بموقع المشروع وهذه البيانات يتم تحديدها من خلال القوائم التي تظهر بالنقر على زر (F9) في كل حقل، ويتم ترميز بيانات هذه القوائم في التهيئة العامة لنظام الأونكس برو ERP.
- مدير المشروع والاستشاري العام واستشاري أعمال متخصصة: أسماء اهم المختصين بالمشروع ويتم تحديدها من خلال القوائم التي تظهر بالنقر على زر (F9) في الحقل المطلوب ويتم ترميزها من خلال شاشة ترميزات المشاريع في تهيئة نظام إدارة المشاريع.
- ملاحظات: هذا الحقل اختياري الاستخدام يتم فيه كتابة أي ملاحظات خاصة بالمشروع.
رابعاً: البيانات الإضافية
يظهر هذا التبويب بعد تحديد رقم مجموعة المشاريع في تبويب البيانات الرئيسية لتظهر الحقول الإضافية التي تم ترميزها في شاشة (ترميزات بيانات إضافية للمشاريع)، ويستخدم لإضافة أي بيانات يحتاج لها المستخدم.
خامساً: الاستيراد من الإكسل
يستطيع المستخدم القيام بعملية استيراد دليل المشاريع من ملف أكسل لغرض تسهيل إدخال المشاريع إلى الشاشة، فبمجرد النقر على أيقونة (الإكسل) تظهر شاشة الاستيراد التي يتم استيراد الدليل من خلالها، ويتم ترتيب ملف الإكسل وفق ترتيب وبنود معدة يجب الالتزام بها من أجل استكمال عملية سحب الدليل وفق الترتيب المعد في الشاشة، مع ملاحظة أن قراءة ملف الإكسل تبدأ من السطر الثاني لذا يتم تجاوز السطر الأول عند إعداد الملف.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.