الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض إثبات التسويات المدينة والدائنة الخاصة بالوكلاء وارتباط التسوية بنوع تسوية محدد بعد تحديد مبلغ وعملة التسوية.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر (إضافة) على النحو التالي:
- رقم السند: يظهر رقم السند آلياً بعد النقر على زر الإضافة، ويكون لكل فرع تسلسلاً مستقلاً يبدأ من رقم (1).
- التاريخ: يظهر التاريخ آلياً مع إمكانية تعديله.
- الوكيل: يتم اختيار الوكيل الخاضع لعملية التسوية من هذا الحقل.
- المبلغ/العملة: يتم تحديد مبلغ وعملة التسوية في هذه الحقول، وإن كانت العملة أجنبية يظهر حقل معادل لسعر الصرف بالإمكان تعديل سعر الصرف وفقاً لحدود سعر الصرف والصلاحيات.
- المبلغ محلي: عند اختيار أي عملة سيظهر في هذا الحقل المبلغ بما يقابلها من العملة المحلية.
- نوع التسوية/نوع المبلغ: يتم تحديد نوع التسوية من بين الأنواع التي تم ترميزها في شاشة أنواع التسويات والتي بناءً عليها سيتم تحديد طبيعة التسوية (مدينة – دائنة) تلقائياً.
- مركز التكلفة: يستخدم هذا الحقل عند ربط النظام مع النظام المحاسبي إذا كانت المنشأة تتعامل مع مراكز التكلفة كوسيلة رقابية وتقسيم للتقارير حسب سياستها، ويتم فيه تحديد رقم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على الوكيل.
- نوع تسوية جديدة: إن أراد المستخدم إضافة نوع جديد من أنواع التسويات ما عليه سوى النقر على هذه الأيقونة للدخول مباشرةً إلى شاشة أنواع التسويات.
- الوصف: يتم تدوين وصف للتسوية في هذا الحقل إن وجد.
- معتمد: تظهر هذه الأيقونة كإشارة لاعتماد التسوية من قبل مدير النظام بظهور علامة (صح) بدلاً عن علامة (×).
- مرحل: تظهر هذه الأيقونة كإشارة بأن العملية تم ترحيلها إلى النظام المحاسبي.
- رمز القلم: يظهر عندما تكون العملية غير معتمدة، وبواسطته يستطيع المستخدم التعديل في بيانات العملية، وعند اعتماد العملية يتغير شكلها إلى (رمز العين).
- رمز العين: تستخدم لاستعراض بيانات العملية وما إذا كانت معتمدة أو معتمدة ومرحلة إلى النظام المحاسبي.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- تعديل/حذف: يستطيع المستخدم تعديل بيانات التسوية أو حذفها بواسطة أيقونات التعديل والحذف التي تظهر بعد الحفظ.
ملاحظة: لا يستطيع المستخدم تعديل أو حذف أي عملية تم اعتمادها وترحيلها إلى النظام المحاسبي، فبالنسبة للعملية المعتمدة يجب إلغاء الاعتماد ومن ثم تعديل أو حذف العملية، أما بالنسبة للعملية المعتمدة والمرحلة إلى النظام المحاسبي يجب أولاً إلغاء الترحيل ومن ثم الغاء الاعتماد والقيام بعد ذلك بتعديل أو حذف العملية. وبالإمكان القيام بذلك بواسطة مدير النظام أو وفق الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.