الموردين

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتعريف وترميز البيانات الأساسية للمورّدين المعتمدين لدي المنشأة، بما يشمل (اسم المورد ورقم حسابه والمجموعة التي ينتمي إليها)، وربط المورد من خلال التبويبات الأساسية والفرعية بدليل الحسابات والأدلة الفرعية، وتوفر الرقابة على التعاملات المالية عبر تحديد فترات الائتمان وطرق الدفع ومواعيد الاستحقاق، مع تصنيف وتقييم المورّدين وفق معايير متعددة، ودعم الامتثال الضريبي من خلال تسجيل الرقم الضريبي وتصنيف الضرائب، وتوفّر خيارات مثل القائمة السوداء وإيقاف التعامل، إضافةً إلى بيانات الاتصال، بما يتيح استخدام هذه البيانات في شاشات العمليات ضمن نظام المورّدين والمشتريات وباقي الأنظمة التي تتعامل مع بيانات الموردين.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي:

أولاً: البيانات الأساسية

• رقم المورد: يُولد النظام رقم المورد آلياً مع إمكانية تعديله، وذلك حسب ما تم تهيئته في شاشة ” تسلسلات المدخلات”ç الإعدادات والتحكمç إدارة النظام.
• المورد الرئيسي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد المورد الرئيسي للمورد الجاري تعريفه بشكل اختياري (إن وجد)، ويُترك فارغًا إذا كان المورد هو المورد الرئيسي، ويُحدد من القائمة المنسدلة المُعرفة مسبقاً من شاشة “بيانات الموردين”.
• اسم المورد/ الاسم الأجنبي: يُستخدم هذان الحقلان لإدخال اسم المورد المراد تعريفه باللغة الأساسية للنظام إجبارياً، وباللغة الأجنبية بشكل اختياري.
• الوحدة التشغيلية: يتم اختيار الوحدة التشغيلية التي سيتم ربط المورد بها، ويتم اختيار الوحدة التشغيلية من القائمة المنسدلة، والتي تم تهيئتها مسبقاً شاشة “الوحدات التشغيلية”ç البيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• رقم الحساب: يُستخدم هذا الحقل لتحديد رقم حساب المورد من قائمة الحسابات وهي الحسابات التي تم ترميزها في “دليل الحسابات” وهو الحساب الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على المورد.
• النوع: يُستخدم هذا الحقل لاختيار نوع المورد (محلي أو خارجي) من قائمة الأنواع المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• المجموعة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة المورد التي ينتمي إليها من قائمة المجموعات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• الدرجة: يُستخدم هذا الحقل لاختيار درجة المورد التي ينتمي إليها من قائمة الدرجات المهيأة مسبقًا في شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• فترة الائتمان: يُستخدم هذا الحقل لإدخال فترة الائتمان، وهي الفترة التي تلتزم بها المنشأة بالسداد للمورد.
• العملة: يُستخدم هذا الحقل لتحديد العملات التي يتعامل بها المورد، والمرتبطة برقم الحساب المورد المُدخل في حقل “رقم الحساب” والمُعرف في شاشة “دليل الحسابات”.
• حدد الصورة: يُستخدم لإضافة صورة للمورد الذي يتم تعريفه حسب رغبة المستخدم.

ثانياً: التوقيف

يُستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع المورد لفترة محددة، مع تحديد الفترة الزمنية الخاصة بالتوقف.

ثالثاً: بيانات الاتصال الافتراضية

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل بيانات الاتصال الأساسية للمورد، ويشمل العنوان الرئيسي والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف مع رمز الدولة أو المدينة، وغيرها، وتُستعمل هذه البيانات في إصدار الشيكات والتحويلات البنكية وغيرها.

رابعاً: البيانات الرئيسية

• تصنيف المورد: يُستخدم هذا الحقل لتحديد التصنيف المناسب للمورد، من التصنيفات المُعرفة مسبقاً للموردين من شاشة “التعريفات العامة لإدارة الحسابات”ç إعدادات الحسابات والماليةç تهيئة النظام.
• مندوب الشراء: يُستخدم هذا الحقل لتحديد مندوب الشراء الذي سيتم ربطه بالمورد، بحيث يظهر تلقائياً عند استخدام المورد في الشاشات المرتبطة به، ويتم استدعاء بياناته من شاشة ” مندوبي الشراء”.
• الهيكل الجغرافي: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الهيكل الجغرافي للمورد، بتحديده من قائمة المواقع الجغرافية والمعرفة مسبقاً من شاشة ” الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسيةç بتهيئة النظام.
• الرقم الضريبي: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم الضريبي الخاص بالمورد، لتحديد هويته الضريبية، ولتقديم إقرارات الضرائب.
• الحساب الضريبي الدائم (PAN): يُستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم الضريبي الدائم الخاص بالمورد المعروف ب (Permanent Account Number)، واختصاره “PAN”.
• تاريخ التعامل: يُستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ أول تعامل بين المورد والمنشأة.
• تاريخ أخر مطابقة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ آخر مطابقة للحسابات بين المورد والمنشأة.
• رقم الشركة عند المورد: لإدخال رقم المنشأة في بيانات العملاء عند المورد إذا كانت المنشأة عميل للمورد.
• شروط التسليم: يُستخدم لتحديد شروط التسليم من المورد مثل مباشر، FOB، CIF، CRF، أو C&F.
• الدولة: يُستخدم هذا الحقل لإدخال الدولة التي يوجد بها المورد.
• تصنيف الضرائب: يُستخدم لتحديد التصنيف الضريبي للمورد من قائمة التصنيفات الضريبية، وتظهر بشكل افتراضي عند التعامل مع المورد في شاشات العمليات، مع إمكانية تعديله، والمُعرفة مسبقاً من شاشة ” تصنيف الضرائب”ç إعدادات الضرائبç بتهيئة النظام.
• طريقة الدفع: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة الدفع الافتراضية للتعامل مع المورد سواءً (أجل، نقداً)، مع إمكانية تعديلها في العمليات.

ملاحظة: عند تحديد طريقة الدفع “نقد”، يمنع النظام إصدار فاتورة آجل، بينما يتيح إصدار فواتير نقدية أو آجلة عند اختيار طريقة الدفع “آجل”.

• طريقة عرض السعر: من خلال هذا الحقل يتيح اختيار طريقة عرض السعر الاختيارات التالية:
• السعر بدون ضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض عمود “السعر” في البيانات التفصيلية في شاشات العمليات بالقيمة الصافية (قبل الضريبة)، ويقوم النظام باحتساب الأصناف الخاضعة للضريبة منفصلة، ثم تجميع إجمالي مبالغ الضرائب ويُعرض في حقل الإجماليات بأسفل الشاشة.
• السعر شامل الضريبة: عند تفعيل هذا الخيار، يُعرض السعر متضمنًا الضريبة في شاشات العمليات، وتُحتسب الضريبة ضمن سعر الشراء دون إضافتها مرة أخرى في الإجمالي، مع إمكانية عرض قيمة الضريبة كمعلومة مرجعية فقط.
• مؤشر القائمة السوداء/ سبب القائمة السوداء: عند تفعيل المؤشر يُدرج المورد في القائمة السوداء، لتوقيف التعامل معه، وتدرج في استعراض التقارير، ويتم إدخال سبب وضعه في القائمة.
• التوقيف في فاتورة الشراء: عند تفعيل المؤشر، يقوم النظام بإيقاف التعامل مع المورد في شاشة ” فاتورة الشراء”.
• التوقيف في أمر الشراء: عند تفعيل المؤشر، يقوم النظام بإيقاف التعامل مع المورد في شاشة ” أمر الشراء”.

خامساً: البيانات الأخرى

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل المعلومات التعريفية والإدارية الإضافية للمورد، مثل بيانات المدير التنفيذي، وسنة التأسيس، واللغة، وغيرها.

سادساً: الحسابات

• رقم الحساب: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الحسابات المرتبطة بالمورد من شاشة “دليل الحسابات” وفق نوع الحساب ” حساب تأمين، أو دفعات مقدمة”، وذلك بخلاف الحساب الرئيسي المُحدد للمورد في حقل ” رقم الحساب” بالبيانات الرئيسية.
• نوع الحساب: يتم تحديد نوع الحساب الذي سيتم ربطه بالمورد وتحديد ما إذا كان (جاري، دفعة مقدمة، أو حساب تأمين)، ويظهر بشكل افتراضي بشاشات العمليات.

ملاحظة: عند تنفيذ أي عملية مالية مرتبطة بـ “نوع الحساب”، مثل “دفعة مقدمة” أو “حساب تأمين”، يقوم النظام تلقائياً بتسجيل القيد المحاسبي على الحساب المُحدد، مما يضمن دقة التسجيل وسهولة المطابقة.

سابعاً: الأدلة الفرعية

• نوع الدليل الفرعي/ الرقم: تستخدم هذه الحقول لربط المورد بدليل فرعي أو أكثر التي تتعامل بها المنشأة.
• مؤشر افتراضي: عند تفعيل هذا المؤشر أمام أي دليل فرعي، يتم عرضه تلقائياً عند التعامل مع المورد في شاشات العمليات.

ثامناً: البنوك

• رقم البنك/ اسم البنك/ حساب المورد في البنك: تُستخدم هذه الحقول لربط المورد بالبنك وإدخال بيانات حسابه البنكي، وتظهر تلقائياً في شاشات العمليات لتسهيل تسجيل المعاملات المرتبطة به.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لربط العملة بحساب المورد في البنك.
• رقم السويفت: يُستخدم لإدخال كود السويفت للبنك لتسهيل التعرف عليه عند إجراء التحويلات الدولية، حيث يخصّ كل بنك رقم سويفت فريد لإرسال واستقبال الأموال بين البنوك في مختلف الدول.
• رقم الايبان IBAN: يُستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب الدولي للبنك، وهو صيغة دولية للحساب الحالي تُسهّل التعرف عليه وتنفيذ التحويلات المالية الدولية بدقة وتجنب الأخطاء في إدخال الحساب.
• رقم مفتاح البنك: يُستخدم لإدخال رقم مفتاح البنك، وهو الترميز التعريفي الثابت للبنك أو Bank Identifier Code لتحديد البنك عند إجراء التحويلات المالية المحلية، خصوصًا بين البنوك المختلفة في نفس البلد.
• المستفيد: يقصد به اسم الشخص أو الجهة المستفيدة من العمليات التي ستتم على حساب المورد في البنك.
• الموقع الجغرافي: يقوم المستخدم بتحديد الموقع الجغرافي للبنك الذي يحتوي على حسابات المورد.
• دولة: تحدد الدولة التي يوجد بها البنك.
• الافتراضي: التأشير على مؤشر “الافتراضي” أمام أي بنك يقوم النظام بإظهار هذا البنك للمورد في شاشات العمليات بشكل افتراضي، وذلك عند التعامل مع بنك المورد.
• ملاحظات: يتم في هذا الحقل كتابة أي ملاحظات تخص حساب المورد لدى البنك في الشاشة.

تاسعاً: بيانات الاتصال

يُستخدم هذا التبويب لتسجيل بيانات التواصل مع البنك والأشخاص المسؤولين، بما يشمل البيانات التعريفية وجهة الاتصال والعنوان الجغرافي ووسائل الاتصال المختلفة، مع إمكانية تحديد جهة اتصال افتراضية لتسهيل الوصول إليها أثناء العمليات المصرفية، ثم يتم الضغط على زر “حفظ” لتخزين البيانات.

• حفظ: يتم حفظ البيانات بالنقر على زر “حفظ”.

قائمة عمليات الشاشة

• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير.
• إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.