الاستخدام
يعد تصميم الحقول الأساسية لكل مستوى من المستويات التي تم تصميمها في شاشة تصميم المستويات أحد المهام الإدارية التي يجب القيام بها عند بداية العمل على النظام، مع ملاحظة أن الشاشة تحتوي على مسميات حقول افتراضية لكل مستوى من المستويات؛ ويمكن للمستخدم التعديل على مسميات الحقول مع تحديد أياً من هذه الحقول سيكون استخدامها إجباريا، مع العلم أن هذه الحقول تظهر في هذه الشاشات (قوالب البحث، البحث الشرطي، إدارة حقول العرض، نتائج البحث) إضافة لسجل البيانات لأي مجلد في أي مستوى من مستويات شجرة البيانات بالإضافة إلى التصنيفات والحقول المضافة.
طريقة استخدام الشاشة
بمجرد اختيار المستوى من القائمة المنسدلة يعرض النظام مسميات الحقول الأساسية الافتراضية للمستوى الذي تم اختياره؛ ويسمح النظام بتعديل هذه المسميات حسب طبيعة نشاط المنشأة وآليتها في أرشفة الوثائق، مع العلم أنه يمكن تفعيل مؤشر إجباري للحقول الإجبارية ليصبح إدخالها إجبارياً عند إضافة أي فرع من فروع الشجرة.
- ترتيب العرض في الشجرة حسب: يستخدم هذا الحقل لتحديد آلية ترتيب فروع شجرة الأرشفة، حيث يمكن تحديد الترتيب لكل مستوى على حدة، ويتضمن حقل الترتيب الخيارات (الحقول الأساسية/ الحقول الإضافية) وهذا يعني إمكانية الترتيب بحسب أي حقل من الحقول الأساسية أو الحقول الإضافية، وبعد اختيار النوع الذي بموجبه سيتم الترتيب يتم اختيار الحقل الذي سيتم اعتماده في الترتيب للمستوى المحدد.
ملاحظة: عند التعديل على أحد مسميات الحقول والخروج قبل الحفظ سيعرض النظام رسالة تنبيه للمستخدم مفادها (هل تريد الحفظ)، وهذا يعني القيام بالحفظ على مستوى كل عملية تعديل لكل مستوى على حدة.