إعدادات النظام

الاستخدام

تحتوي الشاشة على مجموعة من المتغيرات التي تؤثر في آلية عمل نظام الأرشفة، لذا يجب معرفة تأثير كل خيار من هذه الخيارات في النظام لاتخاذ القرار بتفعيل متغير ما أو عدم تفعيله، وفيما يلي سيتم شرح هذه الخيارات بالتفصيل.

طريقة استخدام الشاشة

بمجرد النقر على المتغير يتم التفعيل أو إلغاء التفعيل كما يلي:

• اللغة: يستخدم هذا الزر لتغيير اللغة التي سيتم عرض النظام بها، وبمجرد اختيار اللغة تظهر رسالة تأكيد بتسجيل الخروج والدخول إلى النظام باللغة التي تم اختيارها، مع ملاحظة أن نظام الأرشفة الإلكترونية يدعم عدة لغات.
• منع دخول المستخدمين عدا مدير النظام: بتفعيل هذا الخيار سيمُنع المستخدمين من الدخول إلى النظام عدا مدير النظام، وقد يتم تفعيل هذا الخيار بشكل مؤقت لأي سبب كغرض الصيانة؛ بحيث يُمنع بقية المستخدمين من الدخول للنظام.
• امن مستوى الوصول: بتفعيل هذا الخيار يتم تطبيق صلاحيات مستوى الوصول في الشجرة، بحيث يتم وضع درجة وصول لكل فرع في الشجرة من (سجل بيانات الفرع) تبويب (البيانات الرئيسية)، ويتم تحديد درجة الوصول لكل مستخدم من بيانات المستخدمين؛ حيث لا يمكن للمستخدم الوصول إلا إلى الفروع المحدد لها درجة أقل من الدرجة التي وضعت للمستخدم.
• أمن المجموعات: بتفعيل هذا الخيار يتم تطبيق صلاحيات الوصول حسب مجموعات العمل، بحيث يتم إضافة مجموعات العمل في شاشة مجموعات العمل ليتم ربط المستخدم بمجموعة عمل في شاشة بيانات المستخدمين، كما يتم تحديد لكل فرع في الشجرة المجموعات التي يمكن الوصول إليها من سجل بيانات الفرع في تبويب الأمن.
• استخدام التصنيفات: بتفعيل هذا الخيار يمكن استخدام التصنيفات لكل مستوى من مستويات الشجرة، مع العلم أنه يمكن إضافة حقول تفصيلية على مستوى كل تصنيف، وبعدم تفعيله لا يمكن استخدام التصنيفات، وسيتم شرح كلما يتعلق بالتصنيفات في الأجزاء التالية من هذا الدليل.
• تفعيل سجلات الكاش: بتفعيل هذا الخيار يمكن فتح الوثائق بشكل سريع على اعتبار أنه يتم تخزين آخر وثائق تم استعراضها في جدول مؤقت، وبتفعيل هذا الخيار يسهل الوصول إليها وفتحها سريعاً، ويفضل تفعيله عند وجود عدد كبير من الوثائق المخزنة في النظام.
• تفعيل سلة المحذوفات: بتفعيل هذا الخيار تظهر شاشة سلة المحذوفات في إدارة الوثائق والصور؛ وفيها تظهر كل الملفات والوثائق المحذوفة التي تم حذفها من مستعرض الوثائق في النظام، مع إمكانية استخراج أي وثيقة من الوثائق المحذوفة، كما يمكن الحذف النهائي للملفات المحذوفة بحيث لا تظهر في الشاشة بعد حذفها، وإذا لم يتم تفعيل هذا الخيار فإنه عند حذف أي وثيقة سيتم الحذف النهائي لها.
• تفعيل قوالب البيانات: بتفعيل هذا الخيار يمكن التعامل مع قوالب البيانات الجاهزة؛ حيث يستطيع المستخدم حفظ سجل بيانات أي فرع في أي مستوى من مستويات الشجرة كقالب يمكن استخدام أو تحميل هذا القالب لسجل بيانات أي فرع آخر؛ وسيتم التفصيل في هذا الموضوع عند شرح إدارة قوالب البيانات، وبعدم تفعيل هذا الخيار لن نستطيع التعامل مع قوالب البيانات.
• منع الحذف عند وجود صفحات في الملف: بتفعيل هذا الخيار يمنع النظام حذف أي فرع في الشجرة من نوع (وثيقة) في حالة وجود صفحات مخزنة في الملف المراد حذفه، وعند القيام بالحذف والخيار مفعل ستظهر رسالة مفادها (لا يمكن حذف العنصر يحتوي على صفحات إلكترونية، راجع مدير النظام).
• توريث السرية والأمان من الفرع الأب للفرع المنقول: بتفعيل هذا الخيار يعمل النظام عند نسخ أي مجلد ولصقه في أي مكان من فروع الشجرة سيتم نسخ درجة الوصول والأمن من الفرع الأب في فرع شجرة البيانات التي تم اللصق فيها، وعدم تفعيله ستكون درجة الوصول والأمن هي نفسها للفرع الملصوق.
• إنشاء الفرع يعتمد على إدخال بيانات الحقول الإجبارية: بتفعيل هذا الخيار يكون إدخال بيانات الحقول الإجبارية – التي تم تحديدها بأنها (إجبارية) في شاشة تصميم الحقول الأساسية أو الإضافية أو تصميم التصنيفات – عند إنشاء فرع في الشجرة، ويمنع النظام حفظ الفرع الذي يتم إضافته حتى يستكمل إدخال الحقول الإجبارية.
• تصنيفات الوثائق في آخر مستوى إجباري: بتفعيل هذا الخيار يكون تحديد تصنيف الفرع (إجباري) عند إضافة فرع في آخر مستوى في الشجرة من نوع (وثيقة).
• استخدام المجلدات الثانوية: بتفعيل هذا الخيار يمكن استخدام المجلدات الثانوية عند بناء الشجرة، وهذا يعني أنه يمكن إضافة مستويين إضافيين (بعد المستوى الرابع) بحيث تأخذ صفات المجلدات التي من المستوى الرابع (اسم المستوى، أسماء الحقول، البحث).
• استخدام التعرف الضوئي للنص بشكل تلقائي عند التخزين: بتفعيل هذا الخيار يتم التعرف الضوئي على الوثائق وتحويلها إلى نصوص بشكل تلقائي عند التخزين وهو ما يسمى بـ OCR (التعرف الضوئي للنص)، ويمكن البحث عن الوثائق من خلال البحث في محتواها من النصوص، وعدم تفعيل هذا الخيار لا يتم التعرف الضوئي للنص بشكل تلقائي؛ وإنما يتم التعرف الضوئي للنص يدوياً حسب حاجة المستخدم إلى التعرف الضوئي أم لا عند تخزين أي وثيقة.
• ضبط استخدام التعرف الضوئي: بالنقر على زر الضبط أمام الخيار تظهر شاشة يمكن من خلالها ضبط آلية التعرف الضوئي:
• اللغة: يتم تحديد اللغات التي سيتم التعرف الضوئي عليها مع العلم أن النظام يتعرف ضوئياً على اللغات (عربي، إنجليزي، فرنسي، تركي).
• التعامل مع ملفات PDF كصور: بتفعيل هذا الخيار سيتم التعامل مع ملف PDF مثل التعامل مع الصور عندما يتم التعرف الضوئي للنص عند التخزين.
• حفظ: بعد ضبط آلية التعرف الضوئي وتحديد اللغة يتم الحفظ.
• إلغاء: يستخدم لإلغاء عملية الحفظ.
• التخزين إلى مجلد: الافتراضي أن يقوم النظام بتخزين الوثائق في قاعدة البيانات، وبتفعيل هذا الخيار يتم تخزين الوثائق في مجلد بمسار معين، ويشترط لاستخدام التخزين بمسار معين عدم القيام بتخزين أي وثيقة في قاعدة بيانات النظام.
• استخدام التاريخ الهجري: بتفعيل هذا الخيار سيتم التعامل مع التاريخ الهجري في نظام الأرشفة في جميع العمليات والتقارير التي تتطلب التعامل مع التاريخ الهجري، وبالنقر على زر الضبط أمام الخيار تظهر شاشة تستخدم لتحديد تنسيق التاريخ الذي سيتم استخدامه في النظام.
• حذف الملف من موقعه بعد استيراده: بتفعيل هذا الخيار سيتم حذف الملفات من موقعها بعد أرشفتها في النظام، والمقصود بالحذف إزالة الوثيقة من الموقع المخزنة فيه في الجهاز وبالتالي لن يتم العثور عليها عند البحث مرة أخرى في المجلد الذي تم استيراد الملف منه لتسهيل التعامل مع الأرشفة ومعرفة الوثائق التي لم تؤرشف بعد.
• التنبيه عند إنشاء وثيقة باسم موجود مسبقاً: بتفعيل هذا الخيار سيتم إظهار رسالة تنبيه عند إنشاء وثيقة باسم موجود مسبقاً في شجرة الأرشفة.