الاستخدام
تستخدم شاشة احتساب الحضور والانصراف بغرض احتساب أيام العمل المسندة للموظفين من خلال متابعة بصمات حضورهم وانصرافهم وفق تعريف حدود فترة العمل وسياسة الدوام المرتبطتين بالموظف، كما سيتم احتساب حضور وانصراف الموظفين الذين لم يتم ربطهم بفترة عمل أو بسياسة دوام وإظهار نتيجة احتساب بصماتهم بتقرير خاص.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة على النحو التالي:
- الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم احتساب حضور وانصراف الموظفين التابعين له.
- الفترة: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفترة الإدارية التي سيتم احتساب حضور وانصراف الموظفين فيها وما إذا كانت شهرية أو غير ذلك.
- من تاريخ / إلى تاريخ: يظهر تاريخ بداية ونهاية الفترة بمجرد تحديد الفترة في الحقل السابق، وتظهر بحسب تعريف الفترات الإدارية.
- الهيكل الإداري / الموظف: تستخدم هذه الحقول عند رغبة المستخدم احتساب حضور وانصراف موظفي هيكل أو هياكل محددة أو موظفين (من موظف / إلى موظف).
- نوع الفترة: يستخدم هذا الحقل عند رغبة المستخدم احتساب الحضور والانصراف لفترة دوام محددة، أما عدم تحديد نوع فترة فسيقوم النظام باحتساب جميع الفترات.
- طريقة الاحتساب: يستخدم هذا القسم من الشاشة لتحديد ما الذي يريد المستخدم عمله في الشاشة على النحو التالي:
- احتساب بنود البصمة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم القيام باحتساب الحضور والانصراف التي بموجبها سيتم احتساب بنود البصمة – الغياب، التأخير …الخ -، ولتنفيذ عملية الاحتساب يقوم المستخدم بالنقر على زر (البدء باحتساب بنود البصمة)، وبمجرد النقر على الزر تظهر نتيجة الاحتساب في الجدول أسفل الشاشة.
- إلغاء احتساب بنود البصمة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم القيام بإلغاء عملية احتساب الحضور والانصراف، ولتنفيذ عملية إلغاء الاحتساب يقوم المستخدم بالنقر على زر (البدء بإلغاء احتساب بنود البصمة)، وبمجرد النقر على الزر يتم تصفية البيانات من الجدول أسفل الشاشة.
- ترحيل بنود البصمة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم القيام بترحيل عملية احتساب الحضور والانصراف إلى نظام الأجور والمرتبات حيث يقوم النظام بترحيل نتيجة عملية الاحتساب على البنود ومن ثم احتساب رواتب الموظفين، ولتنفيذ عملية الترحيل يقوم المستخدم بالنقر على زر (البدء بترحيل بنود البصمة)، وبمجرد النقر على الزر تتم عملية ترحيل بنود البصمة بناءً على المتغير الذي تم تحديده في شاشة المتغيرات، وبحسب المتغيرات المتاحة سيتم الترحيل إما إلى شاشة (طلبات البنود المتغيرة) في نظام المرتبات والأجور وإما إلى شاشة (البنود المتغيرة)، ففي حالة الترحيل إلى شاشة (طلبات البنود المتغيرة) يستطيع المستخدم إجراء أية تعديلات على نتيجة احتساب بنود الحضور والانصراف (الغياب، التأخير، الدقائق الزائدة …الخ) أما في حالة استخدام طريقة الترحيل إلى شاشة (البنود المتغيرة) لن يستطيع المستخدم إجراء أية تعديلات على نتيجة احتساب بنود الحضور والانصراف.
- إلغاء ترحيل بنود البصمة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم القيام بإلغاء عملية ترحيل بنود الحضور والانصراف، ولتنفيذ عملية إلغاء الترحيل يقوم المستخدم بالنقر على زر (البدء بإلغاء ترحيل بنود البصمة).
- تظهر نتيجة الاحتساب في الجدول أسفل الشاشة، وتظهر على مستوى كل موظف وعلى مستوى كل بند بصورة إجمالية في تبويب (إجمالي) حيث يتكرر ظهور اسم الموظف بعدد البنود التي تم معالجتها في الاحتساب، وتظهر تفاصيل كل بند في تبويب (تفاصيل).
تلميح: يشترط لتنفيذ عملية احتساب الحضور والانصراف ترميز جميع البنود المتأثرة بعملية الاحتساب (غياب، تأخير …الخ) في شاشة (ترميز بنود البصمة) أو في شاشة (ترميز بنود الراتب) في نظام المرتبات والأجور وربط تلك البنود بالموظفين كي يتم تحميل البنود بما يخصها من عملية الاحتساب.