التحضير اليدوي للموظفين

الاستخدام

يعتمد استخدام شاشة التحضير اليدوي للموظفين على تفعيل المتغير (استخدام التحضير اليدوي) في شاشة المتغيرات، وتستخدم بغرض تحضير الموظف / الموظفين يدوياً بدلاً من إثبات بصماتهم في جهاز البصمة، وتستخدم لهذا الغرض لأي سبب من الأسباب مثل انطفاء التيار الكهربائي أو حدوث خلل بالبصمة أو أن أحد الموظفين حضر إلى العمل أو انصرف من الدوام ولم يثبت بصمته ناسياً وقدم بذلك أدلة تثبت صحة ادعائه وغيرها من الأسباب، ويقوم هذا التحضير مقام إثبات البصمة بجهاز البصمة سواءً كانت بصمة حضور أو بصمة انصراف أو كلاهما.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بإحدى طريقتين على النحو التالي:

• الطريقة الأولى: يتم إنزال الموظفين بواسطة معايير الإنزال.
• الطريقة الثانية: إدخال الموظفين الذين سيتم تحضيرهم يدوياً في الجدول أسفل الشاشة مباشرة.

أولاً: خيارات الإنزال

يتم استخدام هذه الحقول بغرض فلترة البيانات التي سيتم إنزالها في الشاشة وحصرها في بيانات محددة وعلى النحو التالي:

• نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوب تنفيذها على النحو التالي:
• إنزال بيانات: يتم تحديد هذا الخيار في حالة تنفيذ عملية تحضير يدوي للموظفين.
• عرض البيانات: يتم تحديد هذا الخيار عند استعراض عملية تحضير يدوي للموظفين تمت من سابق.
• الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيها تحضير الموظفين يدوياً.
• نوع الفترة: يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة الدوام التي سيتم فيها تحضير الموظف يدوياً.
• الهيكل الإداري: يستخدم هذا الحقل عند رغبة المستخدم حصر استعراض موظفي هيكل إداري محدد سيتم تحضيرهم يدوياً.
• حسب الموظف: تستخدم هذه الخيارات لتحديد طريقة إنزال الموظفين الذي سيتم تحضيرهم يدوياً على النحو التالي:
• من / إلى: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم إنزال موظفين محصورين في مدى محدد، وفي حالة تحديد هذا الخيار يظهر حقلان (من الموظف / إلى الموظف) يتم فيهما تحديد مدى الموظفين مع إمكانية تحديد موظف واحد.
• الموظف متعدد: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم إنزال موظفين يتم تحديدهم من هياكل مختلفة، وفي حالة تحديد هذا الخيار تظهر أسماء الموظفين في المربع الأيمن من الشاشة، ويقوم المستخدم بتحديد الموظف بالنقر المزدوج عليه أو بتحديد اسم الموظف ومن ثم النقر على زر (نقل موظف) أو بالنقر على زر (نقل جميع الموظفين) عند رغبة نقل جميع الموظفين إلى المربع اليسر من الشاشة، ومن يتم نقلهم سيتم إنزالهم في الشاشة وسيتم تحضيرهم يدوياً.
• تاريخ الحضور / زمن الحضور: تستخدم هذه الحقول عند رغبة المستخدم حصر تاريخ وزمن محدد سيتم تعميمه على جميع الموظفين الذين سيتم تحضيرهم يدوياً كتاريخ وزمن للحضور.
• تاريخ الانصراف / زمن الانصراف: تستخدم هذه الحقول عند رغبة المستخدم حصر تاريخ وزمن محدد سيتم تعميمه على جميع الموظفين الذين سيتم تحضيرهم يدوياً كتاريخ وزمن للانصراف.
• أرشفه الوثائق: يستخدم هذا الخيار لاستعراض كافة الوثائق الثبوتية التي تم أرشفتها في عملية التحضير اليدوي للموظفين بواسطة الزر (أرشفة الوثائق)، وبمجرد النقر على الخيار تظهر الوثائق في المربع المخصص لها.
• تنفيذ: يستخدم زر (تنفيذ) بغرض توجيه النظام إنزال أسماء الموظفين الذين يرغب المستخدم تحضيرهم يدوياً، وبمجرد الضغط على هذا الزر تنزل الأسماء في الجدول أسفل الشاشة بحسب ما تم تحديده في حقول معايير الإنزال السابقة.

تلميح

• يتم استخدام هذه الحقول بحسب حاجة المستخدم حيث يمكن استخدام جميع الحقول أو بعضها أو عدم استخدامها نهائياً.
• عدم تحديد أية بيانات في هذه الحقول سيتم إنزال جميع موظفي الفرع.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يتم استخدام البيانات التفصيلية إما بإدخال الموظفين الذين سيتم تحضيرهم يدوياً وإما بإنزالهم وفق معايير الإنزال، وفي جميع الأحوال يتم استخدام البيانات التفصيلية على النحو التالي:

• رقم السجل: يظهر في هذا العمود الرقم التسلسلي للموظفين.
• رقم / اسم الموظف: يستخدم هذا العمود لتحديد الموظف الذي سيتم تحضيره يدوياً، ويتم تحديد الموظف إما بإدخال رقم الموظف مباشرة وإما بالبحث عنه بواسطة (F9)، أما في حالة استخدام معايير الإنزال فستظهر الأسماء آلياً.
• رمز الفترة / الفترة: يستخدم هذا العمود لتحديد فترة الدوام التي سيتم تحضير الموظفين فيها، أما في حالة استخدام معايير الإنزال فستظهر الفترة آلياً بحسب ما تم تحديده في حقل (نوع الفترة).
• تاريخ / زمن الحضور: تستخدم هذه الأعمدة لإدخال تاريخ وزمن حضور كل موظف، أما في حالة استخدام معايير الإنزال فسيظهر تاريخ وزمن الحضور آلياً.
• إهمال قراءة البصمة: يستخدم هذا المؤشر إذا كان المستخدم يرغب بإهمال بصمة الموظف التي قام بإثباتها عبر جهاز البصمة، فعند استعراض بصمات الموظف التي أثبتها عبر جهاز البصمة يمكن إهمال بعضها وبمجرد التأشير على المؤشر أمام أي بصمة من تلك البصمات سيقوم النظام بإهمالها عند احتساب الحضور والانصراف.
• تحضير يدوي: تظهر إشارة (ü) أمام البصمة للدلالة على أن البصمة تم تحضيرها يدوياً من هذه الشاشة، أما إذا لم تظهر تلك الإشارة فهذا يعني أن البصمة تم إثباتها عبر جهاز البصمة.
• تم قراءة البصمة: تظهر إشارة (ü) في هذا الحقل للدلالة على أن البصمة قد تم استخدامها في عملية احتساب الحضور والانصراف.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف طرق الحفظ المتاحة.