الاستخدام
تستخدم الشاشة في الجهات التي تمنح موظفيها صلاحية اثبات مختلف حالات الحضور والانصراف وتسجيلها يدوياً أولاً بأول كأن يدون زمن حضوره الفعلي وزمن انصرافه الفعلي يومياً وزمن بداية ونهاية الاذن والإجازات والمهام وغيرها من البنود التي لها علاقة بحضور وانصراف الموظف، وتعتبر هذه البيانات بمثابة طلب من الموظف يتطلب اعتماده من المسئول المباشر للموظف، وبموجب هذه الشاشة يتم الاستغناء عن أجهزة البصمة وشاشات العمليات (منح الإجازات ومنح الأذن والمهام) وغيرها من الشاشات، وسيقوم النظام اعتماد هذه البيانات بعد اعتمادها من قبل المسئول المباشر عند عملية احتساب الحضور والانصراف.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إثبات العملية.
- نوع الطلب: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب العملية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الوثائق في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للعملية، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ العملية، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفترة الإدارية التي سيتم إثبات حالات الحضور والانصراف وباقي العمليات فيها.
- نوع الدوام: يظهر نوع الدوام في هذا الحقل آلياً بناءً على الفترة الإدارية (يومي – أسبوعي – شهري – سنوي).
- من تاريخ / إلى تاريخ: يظهر في هذه الحقول تاريخ بداية ونهاية فترة الدوام وتمثل أيام الفترة التي سيقوم الموظف بإثبات حضوره وانصرافه وباقي العمليات فيها، وتظهر حسب ترميز الفترات الإدارية للبصمة التي تمت في شاشة (ترميز الفترات) في تهيئة النظام.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لاختيار الموظف الذي سيتم إثبات حالات الحضور والانصراف الخاصة به، مع العلم بأنه لا يظهر إلا الموظفين الذين تم ربطهم في شاشة بيانات الموظفين بخيار (مرتبط بالجدول الزمني للحضور والانصراف).
- رقم فترة العمل: يستخدم هذا لاختيار فترة عمل الموظف التي سيتم إثبات حالات الحضور والانصراف.
- رقم سياسة العمل: يستخدم لاختيار سياسة العمل التي سيتم تطبيقها.
- البيان: يستخدم لتدوين البيانات الخاص بالعملية.
- إعداد الجدول الزمني: يستخدم هذا الزر بغرض إعداد البنود التي سيتم التعامل معها.
وعند النقر على الزر تظهر شاشة يتم من خلالها تحديد تلك البنود وبمجرد النقر على (موافق) تنزل البنود التي تم اختيارها مع الأيام المحصورة بين (من تاريخ / إلى تاريخ) إلى البيانات التفصيلية في الشاشة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
تستخدم البيانات التفصيلية لإدخال قيم البنود على مستوى كل يوم على النحو التالي:
- رقم / اسم البند: تظهر البنود آلياً حسب ما تم استخدامه في البيانات الرئيسية.
- الفترة بالأيام: تظهر الأيام آلياً حسب ما تم استخدامه في البيانات الرئيسية.
- تظهر الأعمدة في البيانات التفصيلية ملونة فأيام العمل لها لون وأيام الراحة لها لون وأيام الإجازات الرسمية لها لون كي تساعد المستخدم على التمييز بين الأيام.
- قيمة البند: يتم إدخال قيمة البند على مستوى اليوم كأن يتم إدخال وقت الحضور أو وقت الانصراف أو الإجازة، ويتم النقر على حقل اليوم الذي يتقاطع مع البند ومن ثم إدخال تفاصيل البند – كتفاصيل بداية الحضور والانصراف – على مستوى كل مشروع في القسم الأسفل من البيانات التفصيلية، وسيظهر إجمالي القيمة بالساعة والدقيقة بعد إدخال التفاصيل.
- المشروع / المهمة: تستخدم هذه الحقول لتحديد المشروع أو المشاريع التي سيسجل الموظف تفاصيل الحضور والانصراف فيها مع تحديد المهمة.
- الحضور / الانصراف: تستخدم هذه الحقول لإدخال وقت الحضور ووقت الانصراف على مستوى كل مشروع وسيقوم النظام بتجميع تلك الأوقات وإظهارها على مستوى اليوم، فإذا افترضنا أن ساعات عمل الموظف (8 ساعات) في اليوم تبدأ الساعة (08:00) وتنتهي الساعة (16:00) فبإمكانه أن يوزعها على مستوى المشروع كأن يداوم من الساعة (08:00) إلى الساعة (13:00) في المشروع الأول وباقي الوقت في المشروع الثاني، ففي هذه الحالة سيقوم بإدخال وقت الحضور ووقت الانصراف على مستوى كل مشروع على حدة.
تلميح: سيقوم النظام احتساب الحضور والانصراف حسب فترات وسياسات العمل وفي حالة عدم تطابق حضور وانصراف الموظف وساعات العمل في اليوم سيتم تطبيق السياسات المعتمدة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
- اعتماد: يستخدم زر (الاعتماد) الذي يظهر في شريط المهام بغرض اعتماد البيانات من قبل المسئول المباشر عن الموظف، ولن يتم التعامل مع تلك البيانات عند عملية احتساب الحضور والانصراف إلا إذا كانت معتمدة.