الاستخدام
تستخدم شاشة مبررات الحضور والإنصراف لغرض معالجة تأخير أو غياب الموظفين لأي سبب من الأسباب التي أدت إلى تأخير الموظفين أو غيابهم ليوم واحد أو لأكثر من يوم بحيث يتم معالجتها إما كحضور أو اذن أو مهمة إلى غير ذلك من الحالات.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إدخال مبرر الحضور والانصراف.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لطلب مبرر الحضور والانصراف، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية طلب مبرر الحضور والانصراف، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- نوع الطلب: يتم في هذا الحقل اختيار نوع طلب مبرر الحضور والانصراف من الأنواع التي سبق إدخالها في تهيئة النظام شاشة ترميز أنواع الوثائق.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان للعملية.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- رقم الفترة الإدارية: يتم في هذا الحقل إدخال رقم الفترة الإدارية الفعالة.
- من تاريخ / الى تاريخ: يظهر تاريخ (بداية / نهاية) الفترة الفعالة آلياً عند إدخال رقم الفترة.
- حالة الاعتماد: يظهر في هذا الحقل آلياً حالة الطلب وما إذا كان معتمد أم لا أم أنه مرفوض.
- موقف: يستخدم هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم إيقاف الطلب.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب التوقيف.
ثانياً: خيارات متقدمة
- الهيكل الإداري / رقم مركز التكلفة / رقم فترة العمل: حقول للاستعلام عن البيانات المراد إنزالها في البيانات التفصيلية.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الموظف المراد عمل مبرر حضور وانصراف له.
- رقم الفترة الإدارية: يتم في هذا الحقل إدخال رقم الفترة الإدارية الفعالة.
- تصنيف البند: يتم تحديد تصنيف البند من القائمة الآتية:
- غياب: يقصد به غياب الموظف المراد إنزاله في البيانات التفصيلية وسيتم معالجته.
- تأخير: يقصد به تأخير الموظف المراد إنزاله في البيانات التفصيلية وسيتم معالجته.
- نوع المبرر: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية التي سيتم تحويل الغياب أو التأخير لها، وهل سيتم معالجة التأخير أو الغياب كـ (مهمة عمل أو إجازة أو تحضير يدوي أو إذن عمل).
- طريقة التبرير: يتم تحديد طريقة التبرير من القائمة الآتية:
- تبرير يدوي: يقصد به قيام المستخدم لشاشة مبررات الحضور والانصراف بإدخال الوقت المبرر له يدوياً.
- تبرير آلي: يقصد به قيام النظام بإدخال الوقت المبرر له آلياً.
- إنزال البيانات: يقصد به إنزال البيانات المحددة في تبويب خيارات متقدمة الى حقول البيانات التفصيلية.
- تنفيذ الاستعلام: يقصد به الاستعلام عن حركات سابقة.
- تعديل البيانات: يقصد به تعديل البيانات المنزلة.
ثالثاً: البيانات التفصيلية
- اسم الموظف / اسم فترة العمل / اسم البند / من تاريخ / الى تاريخ / القيمة-يوم / القيمة – ساعة: يستعرض النظام بيانات هذه الحقول آلياً عند الضغط على إنزال البيانات.
- تنبيه: يستعرض النظام تنبيه يوضح سبب تجاوز الإذن أو الإجازة إذا وجد تجاوز.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
- الاعتماد / الرفض: تستخدم هذه الأيقونات بغرض اتخاذ الإجراء المناسب، وذلك بالاعتماد أو الرفض، وتتم عملية الاعتماد والرفض بموجب صلاحية تمنح للمستخدم المخول القيام بمثل تلك المهام.