الاستخدام
تستخدم شاشة التكليف بالعمل الإضافي بغرض إصدار عمليات التكليف بالعمل الإضافي، ويقصد بالعمل الإضافي العمل الذي يؤديه الموظف خارج أوقات فترة / فترات الدوام الرسمي المرتبطة بالموظف في أيام العمل الاعتيادية، فإذا كانت المنشأة ترغب بتكليف موظف أو أكثر من موظف بأداء عمل إضافي خارج أوقات الدوام الرسمي يجب على المستخدم إصدار تكليف بالعمل الإضافي للموظف من هذه الشاشة، ويترتب على إصدار عملية التكليف بالإضافي قيام النظام باحتساب الوقت الإضافي بناءً على التكليف وبحسب سياسة الإضافي المحددة بالسياسة المرتبطة بالتكليف، وسيقوم النظام باحتساب الإضافي للموظف خلال المدة والزمن الذين سيتم تحديدهما بالتكليف مع إثبات الموظف لبصمته بداية ونهاية العمل الإضافي سواءً كان مرتبط بفترة عمل رسمية أو غير مرتبط مع إمكانية إصدار تكليف بالعمل الإضافي بدون إلزام الموظف إثبات بصمة الحضور والانصراف، ولن يتم احتساب أية أوقات إضافية للموظف ما لم يصدر له تكليف بالعمل الإضافي من هذه الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه التكليف بالعمل الإضافي.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التكليف بالعمل الإضافي، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع الوثائق في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات رقم العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام رقم الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات تاريخ العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام تاريخ الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
- نوع التكليف: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التكليف على النحو التالي:
- متعلق بفترة دوام ذات صلة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان وقت التكليف بالعمل الإضافي سيتصل بفترة العمل الرسمية للموظف سواءً كان التكليف قبل أو بعد فترة عمل الموظف.
- غير متعلق بفترة دوام ذات صلة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان وقت التكليف بالعمل الإضافي لا يتصل بفترة العمل الرسمية للموظف كالتكليف الليلي أو أيام الراحة والإجازات والرسمية.
- جهة إصدار القرار: يستخدم هذا الحقل عند رغبة المستخدم إدخال الجهة الإدارية التي صدر عنها قرار التكليف بالعمل الإضافي.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- سياسة الدوام: يستخدم هذا الحقل لتحديد سياسة الدوام التي سيتم تطبيقها على التكليف بالعمل الإضافي.
- فترة العمل: يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة الدوام أو العمل التي سيتم تطبيقها على التكليف بالعمل الإضافي، ويشترط أن تكون فترة العمل من نوع فترة دوام إضافي بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز فترات العمل في تهيئة النظام، وبمجرد تحديد هذا الخيار تظهر الحقول الخاصة بأوقات بداية ونهاية الحضور والانصراف للفترة.
تلميح: لن يسمح النظام بتحديد فترة الدوام الرسمية المرتبطة بالموظف على أنها فترة تكليف بالعمل الإضافي.
- الأيام: تستخدم هذه المؤشرات لتحديد الأيام التي سيتم احتسابها فترة تكليف بالعمل الإضافي، فالأيام التي تم اختيارها سيتم احتسابها للموظف كأيام عمل إضافي أما ما عداها من أيام فلن تدخل في فترة التكليف بالعمل الإضافي.
- من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول لتحديد فترة التكليف بالعمل الإضافي.
- الفترة بالأيام: يظهر في هذا الحقل آلياً عدد أيام فترة التكليف بالعمل الإضافي، ويظهر بحسب الفترة التي تم تحديدها في حقلي من تاريخ / إلى تاريخ وحسب الأيام التي تم اختيارها كأيام تكليف.
- من الوقت / إلى الوقت: تستخدم هذه الحقول لتحديد الوقت الذي سيتم فيه أداء العمل الإضافي ويظهر بناءً على فترة الدوام التي تم تحديدها في حقل نوع الفترة.
- المدة الزمنية: يظهر في هذا الحقل آلياً عدد ساعات العمل الإضافي، ويظهر بحسب المدة الزمنية التي تم تحديدها في حقلي من الوقت / إلى الوقت.
- إثبات البصمة لتحقيق تكليف العمل الإضافي: يستخدم هذه المؤشر إذا كان الموظف ملزماً بإثبات بصمته حضوراً وانصرافاً كي يتحقق التكليف بالعمل الإضافي.
- السماح بتجاوز المدة الزمنية للتكليف: يعتمد ظهور هذا المؤشر على تفعيل خيار (إثبات البصمة لتحقيق تكليف العمل الإضافي) ويستخدم في حالة السماح للموظف تجاوز المدة المحددة في التكليف بالعمل الإضافي ومن ثم احتساب هذا المدة ضمن التكليف، أما في حالة عدم استخدام المتغير سيهمل النظام أي زمن زائد عن المدة الزمنية المحددة بالتكليف.
- احتساب الساعات الإضافية قبل وقت الحضور الفعلي: يظهر هذا المؤشر في حالة اختيار نوع التكليف (متعلق بفترة دوام ذات صلة)، ويستخدم في حالة السماح للنظام احتساب الساعات الإضافية التي يؤديها الموظف كعمل إضافي قبل الوقت المحدد في فترة العمل الإضافي كوقت حضور فعلي للتكليف.
- احتساب الساعات الإضافية بعد وقت الانصراف الفعلي: يظهر هذا المؤشر في حالة اختيار نوع التكليف (متعلق بفترة دوام ذات صلة)، ويستخدم في حالة السماح للنظام احتساب الساعات الإضافية التي يؤديها الموظف كعمل إضافي بعد الوقت المحدد في فترة العمل الإضافي كوقت انصراف فعلي للتكليف.
- إهمال التكليف الإضافي في حالة وجود غياب: يظهر هذا المؤشر في حالة اختيار نوع التكليف (متعلق بفترة دوام ذات صلة)، ويستخدم لعدم احتساب أي ساعات إضافية للموظف لليوم الذي توجد له بصمات ضمن فترة العمل الإضافي إذا كان غائباً في فترة الدوام الاعتيادية.
- مؤشر عهدة مالية: يستخدم هذا المؤشر إذا كان التكليف بالعمل الإضافي يتطلب عهدة مالية، ومن خلاله يتم الربط بين هذه الشاشة وشاشة منح العهد المالية وبحسب تحديد المؤشر بإشارة (ü) يمكن إنزال بيانات التكليف الإضافي في شاشة العهد المالية.
- إجازة رسمية: يستخدم هذا المؤشر إذا كان التكليف سيشمل أيام الإجازات الرسمية إذا تخللت فترة التكليف، أما في حالة عدم استخدامه سيتم إهمال الإجازات الرسمية التي تقع في إطار فترة التكليف ولن يتم احتسابها.
- يوم راحة: يستخدم هذا المؤشر إذا كان التكليف سيشمل أيام الراحة إذا تخللت فترة التكليف.
- يوم عمل: يستخدم هذا المؤشر إذا كان التكليف بالعمل الإضافي سيشمل أيام العمل الرسمية للموظف كأن يكون التكليف قبل أو بعد فترة دوام الموظف.
- إجازة متعلقة بالموظف: يستخدم هذا المؤشر إذا كان التكليف سيشمل الأيام التي منحت للموظف إجازة من رصيد إجازته الاعتيادية، فإذا كان اليوم يوم عمل رسمي وتقدم الموظف بإجازة وفي نفس اليوم تم تكليفه بعمل إضافي سيقوم النظام باحتساب الإضافي للموظف خلال أوقات الدوام إذا تم التأشير على هذا المؤشر أما في حالة عدم التأشير لن يتم احتساب إضافي للموظف على اعتبار أن الموظف ملزم بالدوام.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- مُستخدم: يظهر في هذا الحقل مؤشر للدلالة على أن التكليف بالعمل الإضافي قد تم استخدامه في عملية احتساب الحضور والانصراف للموظف المكلف، وفي حالة ظهور إشارة (ü) فهذا يعني أن التكليف بالعمل الإضافي غير قابل للتعديل لآنه قد تم استخدامه أثناء معالجة احتساب الحضور والانصراف.
- الموظف: يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال الموظف أو الموظفين الذين سيتم تكليفهم بالعمل الإضافي.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.