الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض تسجيل فواتير المشتريات وقيدها لحساب النقدية أو البنك في حالة الشراء (نقداً) أو لحساب المورد في حالة الشراء (آجل).
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات في الشاشة التي تظهر بعد النقر على زر (فاتورة مشتريات) في شجرة النظام على النحو التالي:
- اسم الفرع: يستخدم هذا الحقل لاختيار الفرع الذي سيتم فيه تحرير فاتورة المشتريات.
- المخزن: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير التعامل مع المخزن على مستوى الصنف في شاشة إعدادات النظام غير مفعل، ويستخدم لاختيار المخزن الذي سيتم شراء جميع الأصناف إليه.
- نوع التوريد: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع التوريد من قائمة تهيئة أنواع العمليات.
- الضريبة: يعرض النظام آلياً ضريبة المشتريات المحددة في شاشة الضرائب.
- رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي لفاتورة الشراء.
- التاريخ: يستخدم هذا الحقل لتحديد تاريخ الفاتورة.
- نوع الدفع: يختار المستخدم في هذا الحقل نوع الدفع (آجل/ نقد) حسب طبيعة عملية الشراء.
- المورد: هذا الحقل يظهر إذا كان نوع الدفع (آجل) ويختار المستخدم فيه المورد المطلوب من قائمة الموردين أما إذا كان نوع الدفع (نقداً) فيظهر في هذا قائمة الصناديق والبنوك لاختيار الصندوق أو البنك المطلوب.
- الحساب: يعرض النظام آلياً حساب مجموعة الموردين التي تم ربط المورد فيها إذا كان نوع الدفع (آجل)، أما إذا كان نوع الدفع (نقداً) فيتم اختيار البنك أو الصندوق ومن ثم الحساب التحليلي إذا كان هناك حساب تحليلي.
- العملة: يختار المستخدم العملة المستخدمة في فاتورة الشراء فإذا كانت العملة المختارة هي العملة المحلية فلا تغيير في الحقول التي تظهر في الشاشة أعلاه، أما إذا كانت العملة أجنبية فتظهر حقول جديدة لإظهار سعر التحويل.
- مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير (التعامل مع مراكز التكلفة على مستوى الصنف) في الإعدادات العامة إعدادات النظام غير فعالاً، وفيه يتم اختيار مركز التكلفة على مستوى الفاتورة.
- الوصف: يسجل المستخدم الوصف المناسب عن فاتورة المشتريات.
- رقم المرجع: لإدخال رقم مرجع العملية وهو من الحقول الاختيارية.
- تاريخ استحقاق الدفع: يظهر هذا الحقل إذا كان نوع الدفع (آجل) وفيه يحدد المستخدم تاريخ استحقاق دفع المبلغ للمورد.
- إنزال من طلب شراء: بالنقر على هذا الزر يمكن للمستخدم إنزال بيانات الأصناف من طلب شراء معين إلى البيانات التفصيلية في فاتورة المشتريات باختيار الطلب من قائمة طلبات الشراء.
- إجمالي الفاتورة: يعرض هذا الحقل آلياً إجمالي تكلفة الأصناف في البيانات التفصيلية.
- معلق: تفعيل المؤشر يعني أن فاتورة الشراء تم تعليقها لأي سبب من الأسباب وفي هذه الحالة ليس لها أي أثر مالي أو مخزني إلا بعد الغاء المؤشر.
- التكلفة شاملة الضريبة: يترتب على تفعيل المؤشر إظهار عمود التكلفة شامل الضريبة في البيانات التفصيلية تسجل فيه أمام الصنف المطلوب شرائه التكلفة بعد احتساب ضريبة المشتريات.
البيانات التفصيلية
إضافة صنف (+)
يستخدم هذا الزر عند شراء أصناف غير مرتبطة بمورد ويتم إدخالها يدوياً على النحو التالي:
- الصنف: يستخدم هذا الحقل لاختيار الصنف الذي سيتم شرائه.
- وحدة الصنف: يستخدم هذا الحقل لاختيار وحدة الصنف التي سيتم توريد الصنف بها.
- المخزن: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير التعامل مع المخزن على مستوى الصنف في شاشة إعدادات النظام مفعلاً، ويستخدم لاختيار المخزن الذي سيتم شراء الصنف إليه.
- الكمية: يستخدم هذا الحقل لإدخال كمية الصنف التي سيتم شرائها.
- تكلفة الوحدة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تكلفة الوحدة الواحدة من الصنف، وتعرض آلياً إذا تم تفعيل متغير التكلفة شاملة الضريبة.
- التكلفة شاملة الضريبة: يظهر هذا العمود في حالة تفعيل متغير التكلفة شاملة الضريبة وفيه يتم تسجيل تكلفة الوحدة الواحدة من الصنف بعد احتساب الضريبة.
- كمية مجانية: يستخدم هذا الحقل لإدخال الكمية المجانية إذا كانت المنشأة تتعامل مع الكميات المجانية.
- الخصم (قيمة): يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ الخصم إذ كان الخصم (قيمة) على مستوى كل صنف، ويترتب عليه ظهور آلي للنسبة في الحقل التالي الخصم (نسبة).
- الخصم (نسبة): يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ الخصم إذ كان الخصم (نسبة) على مستوى كل صنف، ويترتب عليه ظهور للخصم في الحقل السابق الخصم (قيمة).
- كمية الهدر: يستخدم هذا الحقل لإضافة كمية الهدر المتوقعة من وحدات الصنف المطلوب شرائه.
- إجمالي التكلفة: يظهر في هذا الحقل إجمالي تكلفة الكمية التي سيتم شراءها من الصنف قبل الخصم.
- مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير (التعامل مع مراكز التكلفة على مستوى الصنف) في الإعدادات العامة إعدادات النظام فعالاً، وفيه يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعملية على مستوى الصنف.
- الوصف: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان توضيحي على مستوى الصنف إذا لزم الأمر.
- حذف: يستخدم زر (حذف) إذا لزم الأمر حذف صنف من الأصناف.
- الخصم: يستخدم هذا الحقل عندما يكون الخصم على مستوى الفاتورة، ويسجل فيه مبلغ الخصم (قيمة) ويترتب على ذلك ظهور نسبة الخصم في حقل الخصم (نسبة)، ويعرض في هذا الحقل قيمة الخصم آلياً عندما تحدد نسبة الخصم في حقل الخصم%.
- الخصم%: يستخدم هذا الحقل عندما يكون الخصم على مستوى الفاتورة، وتسجل فيه نسبة الخصم، ويترتب على ذلك ظهور قيمة الخصم في حقل الخصم، ويعرض في هذا الحقل نسبة الخصم آلياً عندما يحدد مبلغ الخصم في حقل الخصم.
- القيمة: يعرض هذا الحقل قيمة الأصناف المضمنة في الفاتورة آلياً قبل الخصم.
- إجمالي خصم الأصناف: يعرض هذا الحقل إجمالي خصم الأصناف المحتسبة في الفاتورة آلياً.
- الإجمالي: يظهر في هذا الحقل آلياً صافي تكلفة الأصناف في الفاتورة بعد الخصم.
- إظهار أصناف المورد: يستخدم هذا الزر عند شراء أصناف مرتبطة بمورد، فبعد اختيار نوع الدفع في البيانات الرئيسية (آجل) يمكن إضافة صنف أو أكثر من الأصناف المرتبطة بالمورد إلى الفاتورة بشرط أن يكون الصنف قد تم ربطه بالمورد في شاشة (بيانات الموردين) في إعدادات الموردين، ويتم اختيار الأصناف من الشاشة التي تظهر بعد النقر على زر (إظهار أصناف المورد) من ثم النقر على زر (إضافة) تظهر الأصناف في البيانات التفصيلية مع إمكانية حذف صنف أو إضافة أصناف جديدة إلى فاتورة المشتريات من الأصناف غير المرتبطة بالمورد.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.