الاستخدام
الغرض من الشاشة إدخال طلبات سندات الصرف للمدفوعات النقدية التي سوف تنفقها المدرسة لتسيير أنشطتها المختلفة تعزيزاً للعملية الرقابية، ويمكن تحرير سندات الصرف بموجب طلب سند صرف، وليس لطلب سند الصرف أي أثر مالي.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة (+) على النحو التالي:
- رقم السند: رقم تسلسلي آلي يولده النظام غير قابل للتعديل.
- التاريخ: يعرض النظام تاريخ دخول المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل من قبل المستخدم.
- طريقة الدفع: يحدد المستخدم طريقة دفع المبلغ في سند الصرف ما إذا كانت نقداً وسيترتب على ذلك عرض حسابات الصناديق في الحقل التالي لاختيار الصندوق المعني بالصرف أو بنك وسيترتب على ذلك عرض حسابات البنوك لاختيار البنك المعني بالصرف أو عام ليعرض الحسابات الأخرى عدى الصناديق والبنوك.
- رقم الصندوق: هذا الحقل يتبدل وفقاً لطريقة الدفع فإذا كانت طريقة الدفع نقداً يكون اسم الحقل رقم الصندوق وإذا كانت طريقة الدفع بنك يكون اسم الحقل رقم البنك وإذا كان عام يكون اسم الحقل رقم الحساب وبصفة عامة يبحث المستخدم عن رقم الحساب المعني بالنقر على زر البحث واختياره من الدليل المحاسبي.
- نوع البنك: يظهر هذا الحقل إذا كانت طريقة الدفع (بنك)، ويتم اختيار واحد من الخيارات التي تضمنها الحقل (شيك/تحويل بنكي/إيداع نقدي/ فيزا كارد) وتتبدل الحقول التابعة لنوع البنك وفقاً لنوع الاختيار
- العملة: يختار المستخدم عملة المستند (العملة التي سيتم دفع المبلغ بها) من قائمة العملات.
- سعر التحويل: يعرض النظام آلياً سعر تحويل العملة الذي تم ترميزه في شاشة العملات مقارنة بالعملة المحلية.
- المبلغ: هذا الحقل لإدخال المبلغ المطلوب صرفه إذا كانت عملة المستند هي العملة المحلية، أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ آلياً بناء على سعر التحويل.
- المبلغ الأجنبي: يفعل العمل في هذا الحقل إذا كانت عملة أجنبية، ويتم فيه إدخال المبلغ الأجنبي.
- المستلم: هذا الحقل لإدخال اسم مستلم المبلغ المحدد في طلب سند الصرف.
- نوع السند: يختار المستخدم نوع سند الصرف المناسب من قائمة أنواع السندات.
- مركز التكلفة: يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سوف يتأثر بالعملية.
- اسم المرجع /رقم المرجع: في هذين الحقلين يتم إدخال اسم، ورقم المرجع يدوياً.
- الوصف: يسجل المستخدم الوصف يدوياً علماً أن حقل بيان الوصف هو البيان الذي سوف يظهر في قائمة طلبات سندات الصرف لذلك ينبغي أن يكون الوصف معبراً عن عملية الصرف.
- التفاصيل: لإدخال تفاصيل المستند والحساب المتأثر افتراضيا فإذا كان أكثر من حساب متأثر يتم النقر على زر الإضافة ليفتح النظام عدة صفوف لاستيعاب كل التفاصيل وهنا ينبغي الإشارة إلى أن إجمالي المبالغ في التفاصيل لابد أن تتطابق مع مبلغ المستند ليتسنى للنظام حفظ عملية الصرف والتأثير على الحسابات المختصة.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم حفظ طلب سند الصرف، ولا يترتب على ذلك أي تأثيرات مالية على الحسابات.
عمليات: في هذا الجزء من الشاشة يمكن للمستخدم تنفيذ بعض العمليات ذات العلاقة على مستوى كل طلب سند صرف.
- تعديل: بالنقر على رمز تعديل يمكن للمستخدم تعديل البيانات في الحقول المتاحة لتعديل طلب سند الصرف وهي محصورة في حقل الوصف فقط في السند والتفاصيل، ولا يسمح النظام بتعديل أي حقل آخر تفعيلاً للعملية الرقابية.
- عرض: بالنقر على رمز عرض يعرض النظام الشاشة عرض المستند يمكن من خلالها استعراض المستند وطباعته.