الاستخدام
تستخدم شاشة صرف مخزني لغرض إصدار عمليات صرف الأصناف من المخازن لأي سبب من الأسباب سواءً للتالف أو غير ذلك.
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات في الشاشة التي تظهر بعد النقر على (صرف مخزني) في شجرة النظام على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- اسم الفرع: يستخدم هذا الحقل لاختيار الفرع الذي سيتم فيه صرف الأصناف المخزنية.
- رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي للصرف المخزني.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لتحديد تاريخ الصرف.
- نوع الصرف: يختار المستخدم نوع الصرف من قائمة الأنواع في تهيئة العمليات.
- إنزال من صرف دوري: بالنقر على هذا الزر يمكن النظام المستخدم إنزال الأصناف المطلوب صرفها إلى البيانات التفصيلية ويستخدم لعمليات الصرف المتكررة لتنفيذ أغراض دورية معينة، ويشترط أن يكون سند الصرف من مستندات الصرف الدورية.
- اسم المخزن: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير التعامل مع المخزن على مستوى الصنف في شاشة إعدادات النظام غير مفعل، ويستخدم لاختيار المخزن الذي سيتم صرف الأصناف منه.
- الحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار الحساب المدين في عملية الصرف المخزني.
- الحساب التحليلي: يستخدم هذا الحقل لتحديد الحساب التحليلي للحساب الذي تم إدخاله في حقل (الحساب) السابق إذا كان له حسابات تحليلية.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد عملة الحساب التي سيتم الصرف بها.
- سعر الصرف: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر فعالاً إلا إذا كانت العملة أجنبية.
- المبلغ الإجمالي: يظهر في هذا الحقل آلياً مبلغ الصرف المخزني بعملة الحساب التي تم استخدامها في حقل (العملة) السابق من واقع تفاصيل أمر الصرف.
- مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير (التعامل مع مراكز التكلفة على مستوى الصنف) في الإعدادات العامة إعدادات النظام غير فعالاً، وفيه يتم اختيار مركز التكلفة على مستوى سند الصرف المخزني.
- نوع الصرف: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الصرف من بين الأنواع التي تظهر.
- رقم المرجع: لإدخال رقم مرجع العملية وهو من الحقول الاختيارية.
- الوصف: لإدخال وصف توضيحي لعملية الصرف المخزني.
- صرف دوري: تفعيل المؤشر يعني أن هذا النوع من مستندات الصرف يتم بصورة دورية وبالتالي يمكن للمستخدم إنزال أصنافه في البيانات التفصيلية لأي سند صرف مخزني مستقبلاً تسهيلاً للمستخدم، ويترتب على تفعيل المؤشر تحويل حقل إنزال من (التالي) إلى حفظ باسم يسجل فيه اسم سند الصرف الدوري.
- إنزال من: يستخدم هذا الحقل إذا كانت عملية صرف الأصناف المتوفرة ستتم من المخزن المحدد في حقل (اسم المخزن)، وفي هذه الحالة يعرض النظام الكميات المتوفرة من الأصناف في البيانات التفصيلية ويقترح للمستخدم الكمية المنصرفة هي الكمية المتوفرة قابلة للتعديل تسهيلاً لعملية الإدخال.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يتم إضافة البيانات التفصيلية آلياً في حالة استخدام (إنزال من صرف دوري) أو في حالة استخدام (إنزال من) وفي كلتا الحالتين يقترح النظام كميات الأصناف ويستطيع المستخدم التحكم بالكميات المطلوبة، فيما عدى ذلك يتم إضافة (+) الأصناف يدوياً على النحو التالي:
- اسم الصنف: يستخدم هذا الحقل لاختيار الصنف الذي سيتم صرفه.
- وحدة الصنف: يستخدم هذا الحقل لاختيار وحدة الصنف التي سيتم الصرف بها.
- المخزن: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير التعامل مع المخزن على مستوى الصنف في شاشة إعدادات النظام مفعل، ويستخدم لاختيار المخزن الذي سيتم صرف الأصناف منه.
- الكمية: يستخدم هذا الحقل لإدخال كمية الصنف التي سيتم صرفها.
- الكمية المتوفرة: تظهر في هذا الحقل آلياً الكمية المتوفرة من الصنف في المخزن.
- التكلفة: تظهر في هذا الحقل آلياً تكلفة الوحدة الواحدة من الصنف.
- إجمالي التكلفة: يظهر في هذا الحقل آلياً إجمالي تكلفة الكمية التي سيتم صرفها.
- مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل إذا كان متغير (التعامل مع مراكز التكلفة على مستوى الصنف) في الإعدادات العامة إعدادات النظام فعالاً، ويختار المستخدم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعملية على مستوى الصنف.
- الوصف: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان توضيحي على مستوى الصنف إذا لزم الأمر.
- حذف: يستخدم زر (حذف) إذا لزم الأمر حذف صنف من الأصناف.
- الإجمالي: يظهر في هذا الحقل الإجمالي الكلي لكمية الأصناف وإجمالي تكلفة الأصناف في أمر الصرف.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
ثالثاً: العمليات
يستطيع المستخدم تنفيذ بعض العمليات كتعديل أمر الصرف المخزني أو طباعته من خلال استخدام الوظيفة المناسبة التي تظهر في (العمليات) في الواجهة الرئيسية للشاشة التي تظهر بالنقر على زر (عرض الكل) أسفل الشاشة السابقة.