الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض ترميز بنود الراتب، وبنود الراتب متعددة وطرق احتسابها تختلف من منشأة إلى أخرى حسب السياسات التي تتبناها كل منشأة فمن حيث طبيعة البند من تلك البنود تنتمي إلى الاستحقاقات كالراتب الأساسي والبدلات المرتبطة بالوظيفة ومنها تنتمي إلى الاستقطاعات كالضرائب والتأمينات والغياب والأقساط المستحقة للغير، ومن حيث نوع البند منها بنود دائمة أي تصرف للموظف بصورة دائمة ومنها بنود متغيرة تصرف للموظف بطريقة غير دائمة كالمكافأة والأجور إضافية، وهنا في هذه الشاشة يتم ترميز كافة البنود المتعلقة بالراتب ليتم التعامل معها حسب سياسة المنشأة ولذلك تعتبر الشاشة من أهم شاشات النظام.
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات في الشاشة التالية التي تظهر بعد النقر على زر (إضافة ترميز بنود الراتب) على النحو التالي:
- الاسم (محلي-أجنبي): يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم بند الراتب المطلوب ترميزه باللغة المحلية والأجنبية.
- تصنيف البند: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم تصنيف البند المطلوب كالراتب الأساسي وصافي الراتب والسلف والغياب وغيرها من التصنيفات.
- الحساب: يستخدم هذا الحقل لتحديد الحساب الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على البند.
- نوع البند: يحدد المستخدم نوع البند على النحو التالي:
- دائم: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الاستحقاق أو الاستقطاع الذي يصرف بصورة منتظمة كالراتب الأساسي والبدلات المرتبطة بالوظيفة وغيرها.
- متغير: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الاستحقاق أو الاستقطاع التي تصرف أو تستقطع كالغياب والخروج المبكر.
- طبيعة البند: يحدد المستخدم طبيعة البند على النحو التالي:
- استحقاق: يستخدم هذا الخيار لترميز بنود استحقاق الموظف سواءً كانت دائمة أم متغيرة.
- استقطاع: يستخدم هذا الخيار لترميز بنود استقطاع الموظف سواءً كانت دائمة أم متغيرة.
- طريقة احتساب البند: يحدد المستخدم طريقة احتساب البند على النحو التالي:
- مبلغ: يحدد هذا الخيار عندما يكون مبلغ البند ثابتاً سواءً كان نوع البند دائم أم متغير وكانت طبيعة البند استحقاقاً أم استقطاعاً.
- نسبة: يحدد هذا الخيار عندما تكون النسبة أساساً في احتساب البند سواءً كان نوع البند دائم أم متغير وكانت طبيعة البند استحقاقاً أم استقطاعاً، وخيار (النسبة) يحدد من بنود محتسبة تم ترميزها في الشاشة وهذا شرط أساسي عند تحديد النسبة، لذلك ينبغي إضافة بنود الاحتساب بعد تحديد النسبة.
- ساعة: يحدد هذا الخيار عندما تكون الساعة أساساً في احتساب البند سواءً كان نوع البند دائم أم متغير وكانت طبيعة البند استحقاقاً أم استقطاعاً -وإن كانت في الغالب تستخدم مع البنود المتغيرة-على سبيل المثال تستخدم الساعة عند ترميز الأجر الإضافي أو الغياب أو التأخير، وخيار(الساعة) يستند على بنود تم ترميزها في الشاشة مسبقاً.
- يوم: يحدد هذا الخيار عندما تكون اليوم أساساً في احتساب البند سواءً كان نوع البند دائم أم متغير وكانت طبيعة البند استحقاقاً أم استقطاعاً -وإن كانت في الغالب تستخدم مع البنود المتغيرة-كبدل الإجازة، أو بدل الغذاء، وخيار(اليوم) يستند على بنود تم ترميزها في الشاشة مسبقاً.
- شرائح: يحدد هذا الخيار عندما تكون الشرائح أساساً في احتساب البند سواءً كان نوع البند دائم أم متغير، وكانت طبيعة البند استقطاعاً، وفي حالة تحديد خيار شرائح يعرض النظام الشاشة التالية لإضافة الشرائح:
- نسبة احتساب البند: هذا الحقل مشترك مع كافة طرق الاحتساب وفيه يتم تحديد معامل احتساب البند وفقاً لسياسة المنشأة على سبيل المثال عند تحديد مبلغ مقطوع يكون المعامل (1) وعند تحديد معامل احتساب الغياب وكانت طريقة الاحتساب المختارة هي يوم يعتمد ذلك على سياسة المنشأة فإذا كان المعامل (1) سيحتسب النظام يوم الغياب بيوم واحد وإذا كان المعامل (2) سيحتسب النظام يوم الغياب بيومين وهكذا، يتم تحديد المعامل لبقية البنود وفقاً لطريقة الاحتساب وما تقتضي سياسة المنشأة في هذا السياق.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.