الاستخدام
تُستخدم شاشة “إعداد حالات الغرف والحجوزات” لتخصيص وإدارة التمييز البصري للحالات التشغيلية والمالية داخل النظام، من خلال ربط كل حالة بلون مميز يظهر في مختلف الشاشات المكاتب الأمامية والحجوزات، مثل مخطط الغرف، وجدول الغرف، ورف الغرف، مما يُسهّل على موظفي المكاتب الأمامية والحجوزات والإشراف الداخلي التعرف على حالات الغرف والحجوزات والأرصدة بمجرد التمييز اللوني، ويسهم في تحسين متابعة العمليات اليومية، وتسريع اتخاذ القرارات التشغيلية، وتعزيز كفاءة إدارة الفندق.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة من خلال تحديد التصنيف المطلوب من القائمة المنسدلة عرض حسب، ثم النقر على أيقونة اللون أو الكود في عمود المسار/اللون لفتح نافذة تعديل الحالة، واختيار الدرجة اللونية أو إدخال كود اللون، كما تتيح الشاشة البحث والفلترة للوصول إلى النتائج، وتتضمن الحقول التالية:
أولاً: حقول البحث والتصفية
- عرض حسب: يُستخدم لتحديد التصنيف المراد عرض حالاته من القائمة المنسدلة، وتشمل الحالات التالية:
- الغرف: يُستخدم هذا التصنيف لتخصيص لون مميز لكل حالة تشغيلية للغرفة، مثل: شاغرة، مشغولة، خارج الخدمة، أو خارج الطلب، مما يُسهّل على موظفي الاستقبال التعرف على حالة الغرفة بسرعة، فمثلًا تميز الغرف المشغولة باللون الأحمر، والغرف الشاغرة باللون الأخضر.
- الحجوزات: يُستخدم هذا التصنيف لتخصيص لون مميز لكل حالة من حالات الحجز، مثل: محجوز، مقيم، تم التسكين، تم المغادرة، وملغية، مما يُسهّل على موظفي الاستقبال التعرف على حالة الحجز بسرعة، فمثلًا يمكن تميز الحجوزات الملغاة باللون الأحمر، والحجوزات المقيمة باللون الأخضر.
- الإشراف الداخلي: يُستخدم هذا التصنيف لتخصيص لون مميز لكل حالة من حالات النظافة، مثل: نظيفة، متسخة، خارج الخدمة، وخارج الطلب، مما يُسهّل التعرف على جاهزية الغرف، فمثلًا يمكن تميز الغرف النظيفة باللون الأخضر، والغرف المتسخة باللون الأصفر.
- الحالات المتعددة: يُستخدم هذا التصنيف لتخصيص لون مميز للحالات المركبة التي تجمع بين حالة الإشغال وحالة النظافة، مثل: محجوزة نظيفة، مشغولة غير نظيفة، متاحة نظيفة، ومتوقع المغادرة، مما يُمكّن موظفي الاستقبال من التعرف على الحالة التشغيلية الكاملة للغرفة بمجرد النظر إلى لونها.
- الرصيد: يُستخدم هذا التصنيف لتخصيص لون مميز للحالة المالية للحجز، مثل: الأرصدة الدائنة، والأرصدة المدينة، والأرصدة الصفرية، مما يُسهّل متابعة الموقف المالي للنزيل، فمثلًا يمكن تميز الأرصدة المدينة باللون الأحمر، والأرصدة الدائنة باللون الأزرق، والأرصدة الصفرية باللون الأخضر.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يعرض الحالات التشغيلية المرتبطة بالتصنيف المحدد في حقل “عرض حسب”، ولتخصيص اللون لأي حالة، يتم النقر على أيقونة اللون في عمود (المسار/اللون) للحالة المراد تمييزها، لفتح نافذة “تعديل الحالة” التي تتضمن الحقول التالية:
- رقم الحالة: يعرض اسم الحالة المحددة ورقمها التعريفي في النظام، مثل: متاحة نظيفة.
- الاستخدام في: يوضح التصنيف الذي تنتمي إليه الحالة، مثل: الغرف أو الحجوزات أو الحالات المتعددة.
- نوع الحالة: يُستخدم لتحديد أسلوب التمييز البصري للحالة، مثل اللون.
- شريط اختيار اللون: يُستخدم لاختيار اللون المطلوب من لوحة الألوان، مع معاينة النتيجة مباشرة.
- المسار / اللون: يُستخدم لإدخال كود اللون يدويًا لتطبيق اللون المطلوب بدقة على الحالة المحددة.
- إلغاء/ حفظ: يُستخدم هذا الحقل لحفظ البيانات المدخلة أو المعدلة، أو الخروج من الشاشة دون حفظ التغييرات.
- حقول البحث والفلترة: توجد هذه الحقول أسفل جدول الحالات، وتُستخدم للبحث عن الحالات أو تصفية النتائج وفقًا لمعايير البحث، مما يُسهّل الوصول إلى البيانات المطلوبة بسرعة.