إعدادات النظام

الاستخدام

تحتوي الشاشة على مجموعة من المتغيرات المخصصة لضبط عمليات الفندق وتُستخدم لضبط النظام حسب سياسة الفندق قبل بدء الاستخدام، وتُمكّن هذه المتغيرات من تفعيل أو إلغاء تفعيل وظائف وميزات محددة وفقًا لسياسة الإدارة، وتشمل مجالات متنوعة كأسعار الغرف، الحجوزات، أوقات الوصول والمغادرة، الفوترة، وغيرها، على سبيل المثال: تفعيل التعامل بعملات متعددة أو وحيدة، ترحيل القيود المحاسبية حسب الفوترة، وترحيل الإيجار عند التسكين، وغيرها.

ملاحظة: يؤثر ضبط هذه المتغيرات على استخدام النظام، لذا يلزم اختيار الخيارات الأنسب لسياسة الفندق، مع مراعاة أن بعض المتغيرات لا يمكن تعديلها بعد استخدامها في العمليات، كما أن بعضها يتطلب تحديث قاعدة البيانات عبر شاشة “تحديثات النظام” في ç إدارة البياناتç الإدارة.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة بالبحث عن المتغير المطلوب باستخدام الاسم أو النوع، ثم تفعيله أو إلغاء تفعيله، والضغط على زر “حفظ” أعلى الشاشة لتطبيق التعديلات.

• تفعيل العملات المتعددة: عند تفعيل هذا المتغير، يسمح النظام بالتعامل بأكثر من عملة إلى جانب العملة المحلية للنظام، مما يسمح بإعداد التسعيرات في شاشة رمز السعر وإجراء الحجوزات وعمليات الكاشير بعملات مختلفة، وعند تعطيله، يقتصر النظام على العملة المحلية فقط.
• إعادة غرفة مغلقة: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إظهار خيار “إعادة الغرفة المغلقة” ضمن سجلات شاشة الحجوزات في تبويب “تمت المغادرة”، عند تفعيله، يتيح النظام إعادة تسكين الغرفة بعد مغادرة النزيل إذا استدعت الحاجة تصحيح خطأ في عملية التسوية أو التراجع عن مغادرة تم تنفيذها بالخطأ، وذلك دون فرض رسوم إضافية، شريطة استيفاء الشروط التالية: ألا تكون الغرفة مشغولة من نزيل آخر، عدم وجود حجز مؤكد عليها، ألا تكون في حالة “تحت الصيانة”، كما يقوم النظام بإنشاء فاتورة مردود للفاتورة الأصلية، تمهيدًا لإصدار فاتورة جديدة للنزيل.
• تفعيل نقل الغرف برمز سعر مختلف: يُستخدم هذا المتغير للسماح بنقل النزيل إلى غرفة مرتبطة برمز سعر مختلف عن الغرفة الأصلية، مع احتساب فروقات تكلفة الإقامة الناتجة عن النقل وترحيلها تلقائيًا إلى حساب الشركة أو فاتورة النزيل وفقًا لسياسة التوجيه، ويتيح ذلك للفندق مرونة في نقل النزلاء بين الغرف ذات الهياكل السعرية المختلفة عند الحاجة.
• تفعيل نقل الغرف بنوع غرفة مختلف: يُستخدم هذا المتغير للسماح بنقل النزيل إلى غرفة من نوع مختلف عن الغرفة المحجوزة، مثل النقل من غرفة قياسية إلى غرفة ديلوكس أو جناح، مع احتساب فروقات سعر الإقامة وترحيلها تلقائيًا إلى حساب الشركة أو فاتورة النزيل وفقًا لسياسة التوجيه، ويمنح ذلك الفندق مرونة أكبر في إدارة الإشغال عند عدم توفر الغرفة الأصلية أو عند الحاجة إلى ترقية النزيل.
• تفعيل الترقية (نقل الغرفة وتغيير رمز السعر مع الاحتفاظ بالسعر القديم: يُستخدم هذا المتغير للسماح بترقية النزيل إلى غرفة أخرى مع تغيير رمز السعر المرتبط بالحجز، مع استمرار احتساب الإقامة وفق السعر الأصلي للحجز وعدم تطبيق السعر الجديد لرمز السعر بعد النقل، ويُستخدم هذا المتغير عند منح النزيل ترقية مجانية إلى غرفة أعلى دون تحميله أي فروقات سعر، مع الاحتفاظ بباقي إعدادات رمز السعر الجديد عند الحاجة.

مثال: حجز النزيل غرفة قياسية برمز سعر بقيمة ٣٠٠ ريال لليلة، ثم تمت ترقيته إلى غرفة ديلوكس المرتبطة برمز سعر ٤٥٠ ريال، عند تفعيل هذا المتغير، ينتقل النزيل إلى الغرفة الجديدة ويُغيَّر رمز السعر، بينما تستمر محاسبة النزيل على ٣٠٠ ريال فقط، دون احتساب فرق الترقية.

• تفعيل الأوفر بوكينج: عند تفعيل هذا المتغير، يسمح النظام بإجراء حجوزات تتجاوز عدد الغرف المتاحة فعليًا (الحجز السالب)، ويُستخدم بشكل شائع في المملكة العربية السعودية خلال مواسم الحج والعمرة، فعلى سبيل المثال: عند توفر 200 غرفة ثنائية فقط، ورغبة المستخدم في حجز 250 غرفة، يقوم النظام بالسماح بإتمام الحجز، أما في حال عدم تفعيله، فيمنع النظام إتمام أي حجز عند عدم توفر غرف شاغرة.
• ترحيل إيجار عند التسكين: يُستخدم هذا المتغير لترحيل قيمة إيجار الليلة الأولى إلى فاتورة النزيل (الفوليو) فور تنفيذ عملية التسكين، دون انتظار تنفيذ إجراء المراجعة الليلية، بحيث تظهر قيمة الإيجار مباشرة ضمن الفاتورة، أما عند عدم تفعيله، فيؤجل النظام احتساب الإيجار وترحيله إلى الفاتورة حتى تنفيذ المراجعة الليلية.

مثال: إذا تم تسكين النزيل في الساعة ١٠:٠٠ صباحًا وكانت قيمة الإقامة ٥٠٠ ريال لليلة، فإن النظام يضيف بند (إيجار الليلة 500 ريال) إلى فاتورة النزيل (الفوليو) مباشرة بعد التسكين عند تفعيل المتغير، أما إذا كان المتغير غير مفعل، فتُرحَّل قيمة الإيجار إلى الفاتورة تلقائيًا عند تنفيذ المراجعة الليلية.

• السماح بالحجز للملفات الشخصية أو الشركات المدرجة بالقائمة السوداء: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إمكانية إنشاء حجوزات للنزلاء، الوكلاء، المندوبين، أو الشركات المدرجة في القائمة السوداء، عند تفعيله، يسمح النظام بإتمام الحجوزات لهم، وعند تعطيله، يمنع إنشاء أي حجز لهم.
• ترقيم القيود المحاسبية حسب اليوم (رقم واحد لكل يوم): عند تفعيل هذا المتغير، يقوم النظام بمنح جميع القيود المحاسبية المُكوَّنة خلال نفس التاريخ الفندقي رقم قيد واحد، ويُنشئ رقماً جديداً عند الانتقال إلى اليوم الفندقي التالي، بحيث يكون لكل يوم رقم قيد مستقل بغض النظر عن عدد القيود المُكوَّنة خلاله.

مثال: إذا تم تكوين عدة قيود محاسبية بتاريخ 01/05، فستحمل جميعها رقم قيد (1)، وعند الانتقال إلى 02/05 يُنشئ النظام رقم قيد جديدًا (2) لجميع قيود ذلك اليوم.

• استخدام إلغاء التسكين: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إظهار أو إخفاء خيار “إلغاء التسكين” في تبويب “المقيمون” بشاشات الحجوزات ونظام المكاتب الأمامية، عند تفعيله، يتيح النظام إلغاء تسكين النزيل الذي تم تسكينه خلال اليوم الفندقي نفسه، لتصحيح أخطاء مثل اختيار غرفة أو تاريخ غير صحيح، وعند تعطيله، فيُخفى الخيار بالكامل، ولا يمكن إلغاء التسكين بعد إتمامه، ويقتصر التعامل مع الحجز على نقل الغرفة أو تنفيذ المغادرة.
• تكوين قيود إيراد الإيجار حسب أنواع الغرف: عند تفعيل هذا المتغير، يقوم النظام بتكوين قيد إيراد الإيجار باستخدام الحساب المحاسبي المرتبط بكل نوع غرفة بدلاً من حساب إيراد الغرف العام، بحيث يُرحَّل إيراد كل نوع غرفة إلى حسابه المحاسبي المخصص في الدليل المحاسبي، ويتطلب ذلك ربط جميع أنواع الغرف بالحسابات المحاسبية المقابلة لها في شاشة ربط الدليل المحاسبي، وإلا فلن يتمكن النظام من تكوين قيد إيراد الإيجار.
• تفعيل خيارات الفاتورة الإلكترونية يُستخدم هذا المتغير لتفعيل أو تعطيل التعامل مع الفوترة الإلكترونية والربط التقني مع الجهة الضريبية المعتمدة، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالمملكة العربية السعودية أو مصلحة الضرائب المصرية، عند تفعيله، يُظهر النظام إعدادات الربط مع الحل التقني ويُطبق متطلبات الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك التحقق من استكمال البيانات الضريبية، مثل الرقم الضريبي، قبل ترحيل الفواتير إلكترونيًا، مع إمكانية متابعة حالة المزامنة عبر شاشة الفواتير والإشعارات، بما يضمن إصدار الفواتير إلكترونيًا بصورة آمنة، أما عند تعطيله، فيتعامل النظام مع الفواتير دون تفعيل الربط التقني أو تطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
• السماح بتعديل نوع الفاتورة الضريبية عند الخروج: يُستخدم هذا المتغير للسماح لموظفي المكاتب الأمامية بتعديل نوع الحساب المرتبط بالحجز أثناء إجراءات المغادرة، عند تفعيله، يمكن تغيير نوع الحساب من شخصي (فاتورة ضريبية مبسطة) إلى شركات (فاتورة ضريبية) أو العكس قبل إغلاق الفوليو.
• تفعيل الحجز النهاري: يُستخدم هذا المتغير لتفعيل نظام الحجز بالساعات بدلًا من الحجز بالليالي، عند تفعيله، يتيح النظام تعريف أسعار الاستخدام النهاري في شاشة رمز السعر من خلال تفعيل المؤشر الخاص به، لتظهر كتَبويب مستقل يمكن من خلاله تحديد عدد ساعات الإقامة وسعر كل فترة زمنية، كما يُظهر خيار الحجز النهاري في شاشة الحجوزات، ليتم احتساب تكلفة الإقامة وفقًا لعدد الساعات وجدول الأسعار المعتمد، أما عند تعطيله، فلن تتوفر إعدادات أو خيار الحجز النهاري، وستتم معالجة جميع الحجوزات وفق نظام الإقامة الليلي فقط.

مثال: عند حجز نزيل غرفة لمدة ٨ ساعات نهارًا، يحتسب النظام التكلفة وفق سعر الاستخدام النهاري المحدد في رمز السعر (مثل ٣٥٠ ريالًا بدلًا من ٦٠٠ ريال لليلة)، أما عند تعطيل المتغير، فلا يظهر خيار الحجز النهاري، وتُعالج جميع الحجوزات وفق نظام الإقامة الليلي.

• البقاء في شاشة الحجز بعد الحفظ: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في الشاشة التي يعرضها النظام بعد حفظ الحجز، عند تفعيله، تبقى شاشة الحجز مفتوحة ومهيأة لإدخال حجز جديد مباشرةً، أما عند تعطيله، فينتقل النظام تلقائيًا إلى شاشة الحجوزات بعد حفظ الحجز.
• استخدام المساعد الذكي: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إظهار المساعد الذكي داخل النظام، عند تفعيله، تظهر أيقونة المساعد الذكي للمستخدمين أسفل يسار الشاشة، بما يتيح الوصول السريع إلى البيانات والإجابة عن الاستفسارات المتعلقة باستخدام النظام، أما عند تعطيله، فتختفي الأيقونة العائمة، وتظهر أيقونة المساعد الذكي ضمن الأدوات المساعدة في الشريط العلوي لشاشات النظام، ويمكن النقر عليها لإعادة إظهار الأيقونة العائمة.
• السماح بالإغلاق اليدوي لليوم في أي وقت: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إمكانية تنفيذ الإغلاق اليدوي لليوم الفندقي خارج الوقت المحدد في شاشة إجراءات المراجع الليلي، سواءً كان الإغلاق يتم تلقائيًا أو وفق وقت إغلاق محدد، عند تفعيله، يُسمح للمستخدم المخوّل بإغلاق اليوم في أي وقت، أما عند تعطيله، فلا يمكن تنفيذ الإغلاق إلا في الوقت المحدد مسبقًا، وإلا يعرض النظام رسالة تنبيه بعدم السماح بإتمام العملية.
• تفعيل الربط مع شموس السعودية: يُستخدم هذا المتغير للمنشآت الفندقية داخل المملكة العربية السعودية لتفعيل التكامل بين النظام ومنصة شموس التابعة لوزارة الداخلية، عند تفعيله، وبعد استكمال إعدادات الربط من خلال شاشة إعداد الربط مع شموس، يقوم النظام بمزامنة بيانات النزلاء وحركاتهم، مثل التسكين، ونقل الغرفة، وتسجيل المغادرة، مع المنصة تلقائيًا، بما يضمن الامتثال لمتطلبات الجهات الأمنية، أما عند عدم تفعيله فلا يتم إرسال أو مزامنة بيانات النزلاء مع منصة شموس.
• تفعيل الربط مع منصة السياحة السعودية: يُستخدم هذا المتغير لتحديد ما إذا كان النظام سيقوم بالربط مع منصة السياحة السعودية ومزامنة بيانات التشغيل الخاصة بالفندق، عند تفعيله وإدخال إعدادات الربط عبر شاشة “إعدادات الربط مع السياحة”، يقوم النظام بإرسال ومزامنة بيانات الحجوزات والإشغال وأنواع الغرف والأسعار وعدد الغرف المتاحة مع منصة السياحة السعودية وفقًا لمتطلبات المعتمدة، أما عند تعطيله، فلن يتم إرسال أو مزامنة أي من هذه البيانات مع المنصة.

ملاحظة: يختص الربط مع شموس السعودية بمزامنة بيانات النزلاء، بينما يختص الربط مع منصة السياحة السعودية بمزامنة بيانات الحجوزات والإشغال الخاصة بالمنشأة السياحية.

• تفعيل التوقيع الرقمي لعقد الإقامة عند الشيك_ إن المباشر: يُحدد هذا المتغير إمكانية التوقيع الإلكتروني على عقد إقامة النزيل عند تنفيذ عملية التسكين المباشر من شاشة الحجوزات، عند تفعيله، تظهر شاشة التوقيع الإلكتروني لتمكين النزيل من توقيع عقد الإقامة إلكترونيًا عبر أجهزة التوقيع أو شاشات اللمس، أما عند تعطيله، فلا يتم عرض شاشة التوقيع الإلكتروني أثناء عملية التسكين.
• تغير حالة الغرفة المشغولة إلى متسخة ضمن إجراء المراجع الليلي: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في آلية تحديث حالة الغرف المشغولة أثناء المراجعة الليلية، عند تفعيله، يقوم النظام تلقائيًا بتغيير حالة الغرف المشغولة من نظيفة إلى متسخة، لإدراجها ضمن مهام الإشراف الداخلي لتنظيفها في اليوم التالي، أما عند تعطيله، فلا يتم تغيير حالة الغرف المشغولة تلقائيًا أثناء المراجعة الليلية.
• طريقة تعديل سعر خدمات الكاشير: يتحكم هذا المتغير في آلية تعديل أسعار خدمات الكاشير أو تطبيق الخصومات داخل شاشة فاتورة الخدمات، وذلك وفقاً لطريقة العمل المعتمدة، من خلال أحد الخيارات التالية:
• لكل صنف: عند اختيار هذا الخيار، يتيح النظام تعديل سعر كل صنف في الفاتورة أو تطبيق خصم عليه بشكل مستقل، حيث يظهر خيار “تعديل” بجانب كل بند، بشرط أن يكون مؤشر “قابل للخصم” مفعلاً في شاشة الأصناف المباعة، وإلا لن يسمح النظام بتعديل سعر الصنف أو تطبيق خصم عليه داخل فاتورة الخدمات.
• للفاتورة الكاملة: عند اختيار هذا لخيار، يتيح النظام تطبيق تعديل السعر أو الخصم على إجمالي قيمة الفاتورة دفعةً واحدة، دون الحاجة إلى تعديل كل صنف على حدة.
• تفعيل التمديد بدون رسوم: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إمكانية تمديد إقامة النزيل دون احتساب رسوم إضافية، عند تفعيله، يظهر مؤشر تمديد بدون رسوم في نافذة تمديد الإقامة بشاشات الحجوزات أو مخطط الغرف، مما يتيح تحديث تاريخ المغادرة دون إضافة قيمة الليالي الإضافية إلى الفاتورة، أما عند تعطيله، فلا يظهر هذا الخيار، ويتم احتساب رسوم التمديد وفقًا لأسعار رمز السعر أو السعر المُعدل عند تفعيل تجاوز رمز السعر.
• طريقة تلوين بطاقة الغرفة في مخطط الغرف: يُعد هذا المتغير أحد أهم الإعدادات لشاشة مخطط الغرف، إذ يتحكم في آلية تلوين بطاقات الغرف وفق حالتها، ويتضمن الخيارين التاليين:
• لون حالة الغرفة فقط (مشغولة /شاغرة): عند تحديد هذ الخيار، يعتمد النظام في تمييز وتلوين بطاقات الغرف على حالة الإشغال فقط (شاغرة أو مشغولة)، حيث تُلون الغرف المشغولة مثلاً باللون الأحمر، بينما تُلون الغرف الشاغرة أو المتاحة باللون الأخضر.
• ألوان فلاتر مخطط الغرف متعددة الحالات: عند تحديد هذا الخيار، يعتمد النظام في تلوين بطاقات الغرف وفق الحالات التشغيلية المُعدة في شاشة إعداد حالات الغرف والحجوزات ضمن فلتر الحالات المتعددة، حيث يطبق اللون أو كود اللون المخصص لكل حالة، مثل متاح الليلة، متاحة نظيفة، مشغولة، إلخ، مما يتيح التعرف السريع على حالة الغرف ويساعد في تنفيذ العمليات التشغيلية.
• طريقة عرض جدول تسعير رمز السعر: يُستخدم هذا المتغير لتحديد أسلوب عرض تبويب التسعير في شاشة رمز السعر بما يتناسب مع آلية العمل المتبعة في الفندق، ويقتصر تأثيره على طريقة عرض بيانات التسعير وإدارتها داخل النظام، دون أن يؤثر على أسعار الغرف أو آلية احتسابها، ويوفر المتغير خيارين:
• جدول التسعير (مصفوفة): عند اختيار هذا الخيار، يعرض النظام التواريخ في الأعمدة وأنواع الغرف في الصفوف، مما يتيح استعراض أسعار كل يوم وإجراء التعديلات عليها مباشرةً من شاشة واحدة، ويُعد هذا النمط مناسباً للفنادق التي تعتمد التسعير اليومي أو التسعير الديناميكي، حيث تتغير الأسعار وفقاً لأيام الأسبوع أو المواسم والمناسبات، كما يُسهّل تعديل أسعار عدة أيام دفعة واحدة واستخدام خاصية التعديل الجماعي لتطبيق الأسعار على فترات أو أنواع غرف محددة.
• جدول التسعير(شبكة): عند اختيار هذا الخيار، يعرض النظام الأسعار في صورة قائمة، بحيث يتضمن كل سجل فترة زمنية محددة (من تاريخ – إلى تاريخ) مع سعر ثابت يُطبق طوال تلك الفترة، مما يجعله مناسباً للفنادق التي تعتمد أسعاراً ثابتة لفترات طويلة، مثل المواسم أو عقود الألوتمنت مع الشركات، كما يسهّل إضافة فترات التسعير وتعديلها وحذفها من خلال خيارات الإجراءات.
• طريقة عرض المبلغ في بطاقة الغرفة: عند تفعيل هذا المتغير، يتيح النظام تحديد نوع المبلغ المالي المعروض على بطاقة الغرفة داخل مخطط الغرف، مما يساعد موظف الاستقبال على متابعة الحالة المالية للحجز بشكل سريع، ويوفر الخيارين التاليين:
• الرصيد: عند اختياره، يعرض النظام صافي المبلغ المستحق أو المتبقي على النزيل بعد احتساب المبالغ المرحّلة والمدفوعات، مما يسهل متابعة التحصيلات اليومية والتأكد من تسوية المستحقات المالية.
• إجمالي الحجز: يعرض النظام إجمالي القيمة المتوقعة للإقامة، بما يشمل مبالغ الليالي المحجوزة والضرائب والباقات حتى تاريخ المغادرة، مما يساعد على معرفة الإيراد الإجمالي المتوقع من الحجز.
• استخدام الفئات العمرية للأطفال: يحدد هذا المتغير آلية احتساب وتسعير الأطفال ضمن الحجز بناءً على الفئات العمرية، عند تفعيله، يتم تفعيل تبويب تقسيم الأطفال إلى فئات عمرية ضمن شاشة الحجوزات، بحيث تظهر هذه الفئات ضمن إعدادات التسعير لإمكانية تحديد أسعار مختلفة لكل فئة، ويتم احتساب السعر تلقائيًا عند إنشاء الحجز بناءً على عدد الأطفال ضمن كل فئة عمرية، أما عند تعطيله، يتم إيقاف العمل بالفئات العمرية ويُعتمد على تسعير موحد للأطفال دون تقسيم، كما لا تظهر الفئات العمرية في شاشة الحجز أو إعدادات التسعير.
• حالة الغرفة بعد إلغاء التسكين: يُستخدم هذا المتغير لتحديد حالة الغرفة بعد تنفيذ عملية إلغاء التسكين، وتعرض الغرفة في شاشة مخطط الغرف حسب اختيار الخيارات التالية:
• نظيف: عند اختياره، تُعرض الغرفة في مخطط الغرف كـ غرفة “نظيفة” وجاهزة لإعادة التسكين عند التأكد من عدم دخول النزيل.
• متسخ: عند اختيار هذا الخيار، تُعرض الغرفة كـ غرفة “متسخة” وتتطلب التنظيف قبل إعادة التسكين من قبل الإشراف الداخلي.
• يلزم استلامه: عند اختيار هذا الخيار، تُعرض الغرفة كحالة معلّقة وتتطلب مراجعة واعتماد من الإشراف الداخلي قبل إتاحتها مجددًا، ويُستخدم عند الحاجة للتأكد من حالة الغرفة.
• تمت المراجعة: عند اختيار هذا الخيار، تُعرض الغرفة كجاهزة للإشغال بعد إتمام عملية المراجعة من قبل الإشراف الداخلي.
• الرجاء من المستخدم اختيار الحالة: عند اختيار هذا الخيار، يعرض النظام نافذة منبثقة للموظف المسؤول لاختيار حالة الغرفة يدويًا (نظيف أو متسخ) وفق تقدير الحالة الفعلية.
• لا تتغير: عند اختيار هذا الخيار، تبقى الغرفة على حالتها السابقة دون أي تعديل بعد إلغاء التسكين.
• حالة الغرفة بعد النقل لغرفة أخرى: يُستخدم هذا المتغير لتحديد حالة الغرفة الأصلية بعد تنفيذ عملية نقل النزيل إلى غرفة أخرى، وتُعرض الغرفة في شاشة مخطط الغرف حسب اختيار الخيارات التالية:
• نظيف: عند اختياره، تُعرض الغرفة في مخطط الغرف كـ غرفة “نظيفة” وجاهزة لإعادة التسكين مباشرةً.
• متسخ: عند اختياره، تُعرض الغرفة كـ غرفة “متسخة” وتتطلب التنظيف قبل إعادة التسكين من قبل الإشراف الداخلي، ويُستخدم كإجراء أمان لضمان مراجعة الغرفة بعد النقل.
• يلزم استلامه: عند اختياره، تُعرض الغرفة كحالة معلّقة وتتطلب مراجعة واعتماد من الإشراف الداخلي قبل إتاحتها مجددًا، ويُستخدم عند الحاجة للتأكد من سلامة الغرفة الأصلية.
• تمت المراجعة: عند اختياره، تُعرض الغرفة كجاهزة للإشغال بعد اعتماد مراجعة الإشراف الداخلي.
• الرجاء من المستخدم اختيار الحالة: عند اختياره، يعرض النظام نافذة منبثقة للموظف المسؤول لاختيار حالة الغرفة يدويًا (نظيف أو متسخ) وفق تقدير الحالة الفعلية للغرفة الأصلية.
• لا تتغير: عند اختياره، تبقى الغرفة على حالتها السابقة دون أي تعديل بعد عملية النقل.
• حالة الغرفة بعد المغادرة: يُستخدم هذا المتغير لتحديد حالة الغرفة بعد تنفيذ عملية تسجيل مغادرة النزيل، وتُعرض الغرفة في شاشة مخطط الغرف حسب اختيار الخيارات التالية:
• نظيف: عند اختياره، تُعرض الغرفة في مخطط الغرف كـ غرفة “نظيفة” وجاهزة لإعادة التسكين مباشرةً، ويُستخدم عندما تكون سياسة الفندق تفترض مغادرة النزيل دون استخدام الغرفة.
• متسخ: عند اختياره، تُعرض الغرفة كـ غرفة “متسخة” وتتطلب التنظيف قبل إعادة التسكين من قبل الإشراف الداخلي، وهو الخيار الأكثر استخدامًا لضمان نظافة الغرفة بعد مغادرة النزيل.
• يلزم استلامه: عند اختياره، تُعرض الغرفة كحالة معلّقة وتتطلب مراجعة واعتماد من الإشراف الداخلي قبل إتاحتها مجددًا، ويُستخدم عند الحاجة للتأكد من حالة الغرفة بعد المغادرة.
• تمت المراجعة: عند اختياره، تُعرض الغرفة كجاهزة للإشغال بعد اعتماد مراجعة الإشراف الداخلي.
• الرجاء من المستخدم اختيار الحالة: عند اختياره، يعرض النظام نافذة منبثقة للموظف المسؤول لاختيار حالة الغرفة يدويًا (نظيف أو متسخ) وفق تقدير الحالة الفعلية بعد المغادرة.
• لا تتغير: عند اختياره، تبقى الغرفة على حالتها السابقة دون أي تعديل بعد تسجيل المغادرة.
• تسكين الغرف المتسخة: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إمكانية تسكين النزلاء في الغرف التي حالتها “متسخة”، وتتحكم الشاشة في ظهور التنبيهات والسماح بالتسكين حسب اختيار الخيارات التالية:
• سماح: عند اختياره، يسمح النظام بتسكين النزيل في غرفة متسخة دون ظهور أي تنبيه أو تأكيد.
• عدم السماح: عند اختياره، يمنع النظام تمامًا تسكين أي نزيل في غرفة متسخة، ويظهر رسالة خطأ تفيد بعدم إمكانية التسكين حتى يتم تغيير حالة الغرفة إلى نظيفة.
• الرجاء من المستخدم اختيار الحالة: عند اختياره، يعرض النظام نافذة منبثقة للموظف المسؤول تطلب تأكيد التسكين في الغرفة المتسخة، ويُترك للموظف تقدير الموقف بناءً على الظروف الفعلية.
• ترحيل القيود المحاسبية حسب الفوترة: يُستخدم هذا المتغير لتحديد توقيت ترحيل القيود المحاسبية إلى الأنظمة المحاسبية الخارجية، بما يسهّل المطابقة المالية بين النظام الفندقي والنظام المحاسبي المرتبط به مثل: MotakmalSolu، عند تفعيله، يُرحِّل النظام إيرادات الإقامة عند إصدار الفاتورة النهائية، مع ربط القيد برقم الفاتورة، مما يضمن توافق القيود مع الفواتير الصادرة، وهو الخيار الموصي به عند استخدام الفاتورة الإلكترونية والربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أما عند تعطيله، فتُرحَّل الإيرادات يوميًا بعد المراجعة الليلية دون انتظار إصدار الفاتورة النهائية.

مثال: إذا كانت تكلفة الإقامة ٢٠٠ لليلة لمدة ٣ ليالٍ، فعند تعطيل المتغير يُرحِّل النظام ٢٠٠ يوميًا بعد كل مراجعة ليلية، بينما عند تفعيله يُرحَّل إجمالي الإقامة ٦٠٠ دفعة واحدة عند مغادرة النزيل وإصدار الفاتورة النهائية.

• ترحيل الفواتير الإلكترونية والمردود إلى الإقرار الضريبي في المحاسبي: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في ترحيل بيانات الفواتير الإلكترونية وإشعارات الدائن (المردودات) الصادرة من نظام الفنادق إلى بيانات الإقرار الضريبي في النظام المحاسبي، عند تفعيله، يتم ترحيل بيانات الفاتورة أو المردود إلى الإقرار الضريبي في النظام المحاسبي، بما يساهم في مطابقة البيانات المالية والضريبية، بينما عند تعطيله، لا يتم ترحيل هذه البيانات إلى الإقرار الضريبي في النظام المحاسبي.
• تفعيل سياسة الدفع المقدم: يُستخدم هذا المتغير لتفعيل نظام سياسات الدفع المقدم، والذي يتيح فرض شروط دفع على النزيل قبل الحجز أو أثناءه، عند تفعيله، يمكن إنشاء وإدارة سياسات دفع متعددة (مثل دفع نسبة من قيمة الحجز أو كامل المبلغ مقدمًا)، كما تظهر شاشة سياسات الدفع المقدم ضمن إعدادات النظام، ويُضاف تبويب سياسة الدفع المقدم داخل شاشة الحجز لربط الحجز بالسياسة المناسبة وعرض تفاصيلها، أما عند تعطيله، فتُخفى جميع الشاشات والحقول المرتبطة بسياسات الدفع المقدم، ويتم التعامل مع الحجوزات دون تطبيقها.
• تفعيل العروض الترويجية: يُستخدم هذا المتغير لتفعيل نظام العروض الترويجية في الفندق، عند تفعيله، يظهر تبويب العروض الترويجية ضمن شاشة رمز السعر، مما يتيح إنشاء عروض مرتبطة بتسعيرة محددة، مثل الخصم مبلغ ثابت، نسبة مئوية أو الليلة المجانية، ويُطبقها النظام تلقائيًا عند استيفاء شروطها، فتظهر الأسعار في تبويب قائمة الغرف داخل تفاصيل الحجز بشاشة الحجوزات بعد احتساب العروض الترويجية المطبقة، أما عند تعطيله، فيُخفى تبويب العروض الترويجية ولا يتم تطبيق أي عروض مرتبطة بالتسعيرة.
• تفعيل الترحيل الصفري: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إثبات الحركة المالية للحجوزات ذات قيمة الإقامة الصفرية وفقًا لرمز السعر، (مثل سعر الضيافة أو أي تسعيرة مجانية)، عند تفعيله، يُثبت النظام الحركة المالية لهذه الحجوزات، أما عند تعطيله، فلا يتم إثبات الحركة المالية لها.
• استخدام مواسم الأسعار إجباري: يُستخدم هذا المتغير لتحديد إلزامية ربط رموز الأسعار بالمواسم، عند تفعيله، يظهر حقل “الموسم” كحقل إلزامي في شاشة رمز السعر ضمن تبويب جدول التسعير ç إدارة التسعيرç الإعدادات، ولا يسمح النظام بحفظ رمز السعر إلا بعد اختيار الموسم المناسب (مثل: الحج أو العمرة)، كما يظهر الحقل في شاشات الحجوزات لربط الحجز بالموسم المرتبط برمز السعر، أما عند تعطيله، فيُخفى حقل “الموسم”، مما يتيح إنشاء واستخدام رموز الأسعار دون ربطها بأي موسم، ويُعد هذا الإعداد مناسبًا للفنادق التي تعتمد تسعيرات موسمية تختلف باختلاف فترات التشغيل، مثل مواسم الحج والعمرة والإجازات.
• تفعيل السعر على مستوى الشخص: يُستخدم هذا المتغير للتحول من سياسة التسعير الموحد للغرفة إلى سياسة التسعير حسب الإشغال، حيث يتيح النظام عند تفعيله تحديد سعر الغرفة وفقاً لعدد النزلاء الفعلي (شخص، شخصين، أو جناح عائلي، إلخ)، مع إمكانية تعريف أسعار مستقلة للبالغين الإضافيين والأطفال، بما يوفر مرونة أكبر في تطبيق سياسات التسعير وفقاً لعدد المقيمين داخل الغرفة.
• تفعيل تعديل تسعير الحجز: يُستخدم هذا المتغير للسماح للمستخدم بتعديل سعر الغرفة يدوياً أثناء الحجز عبر شاشات الحجوزات، فعند تفعيله، يصبح حقل السعر قابلاً للتعديل، مما يتيح تطبيق أسعار أو خصومات استثنائية عند الحاجة، بينما عند تعطيله لا يسمح بتعديل حقل السعر والالتزام بالأسعار المعرفة في رمز السعر، بما يعزز الرقابة على تطبيق سياسات التسعير.
• إضافة رقم المبني لرقم الغرفة تلقائي في حالة وجود أكثر من مبني لنفس الفندق: يُستخدم هذا المتغير لتمييز أرقام الغرف في الفنادق متعددة المباني من خلال إضافة رقم المبنى تلقائيًا إلى رقم الغرفة، مما يمنع تكرار أرقام الغرف بين المباني المختلفة، عند تفعيله، يظهر رقم الغرفة بصيغة رقم المبنى + رقم الغرفة، مثل ١١٠١ للغرفة ١٠١ في المبنى الأول و٢١٠١ للغرفة ١٠١ في المبنى الثاني، أما عند عدم التفعيل، فيبقى رقم الغرفة كما أُدخل دون إضافة رقم المبنى، مما قد يؤدي إلى تكرار أرقام الغرف بين المباني.
• تسوية فواتير الشركات تلقائيًا عند المغادرة إذا كان هناك رصيد: يتحكم هذا المتغير في آلية ترحيل الأرصدة المستحقة على حسابات الشركات إلى نظام الذمم المدينة عند تنفيذ إجراءات المغادرة، وذلك وفق الحالتين:
• عند التفعيل: يُرحِّل النظام تلقائيًا أي رصيد مستحق على حساب الشركة إلى الذمم المدينة عند المغادرة، مع تسوية الفوليو وإتمام إجراءات المغادرة دون الحاجة إلى تدخل يدوي.
• عند التعطيل: يظهر زر “تسوية إلى حساب الذمم” ضمن شاشة المغادرة، ويُستخدم لترحيل الرصيد المستحق يدويًا إلى نظام الذمم المدينة بعد مراجعة الحساب، مع تسوية فاتورة النزيل في الاستقبال ونقل المطالبة المالية لمتابعة تحصيلها لاحقًا.
• عرض المهام حسب الموظف: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في عرض مهام الإشراف الداخلي وطلبات الصيانة والنظافة، عند تفعيله، تظهر لكل موظف المهام المسندة إليه فقط، مما يساعد على تنظيم العمل ومتابعة المهام بسهولة، أما عند عدم تفعيله، فتظهر جميع المهام والطلبات المفتوحة لجميع الموظفين دون تخصيص.
• سبب نقل الغرف إجباري: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إلزامية تسجيل سبب نقل النزيل بين الغرف، عند تفعيله، يظهر حقل “سبب النقل” كحقل إلزامي أثناء عملية نقل الغرفة، ولا يمكن إتمام النقل إلا بعد اختيار سبب من الأسباب المُعرفة مسبقًا، أما عند عدم التفعيل، فيمكن نقل النزيل بين الغرف مباشرةً دون الحاجة إلى إدخال أو اختيار سبب للنقل.
• السماح بتسكين غرف من نوع آخر في المجموعات: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إمكانية تسكين النزلاء في أنواع غرف مختلفة عن النوع المحدد في حجز المجموعة، عند التفعيل، تظهر جميع أنواع الغرف المتاحة ويمكن التسكين فيها بغض النظر عن نوع الغرفة المحجوزة، فعلى سبيل المثال، إذا كانت المجموعة محجوزة بغرف ثنائية، يمكن تسكين بعض النزلاء في غرف فردية أو ثلاثية وفقًا للتوافر، أما عند عدم التفعيل، فيقتصر التسكين على نفس نوع الغرفة المحدد في حجز المجموعة فقط.
• استخدام إثبات فارق الاستحقاق الخاص بالألوتمنت بشكل يومي: يتحكم هذا المتغير في آلية إثبات فارق الاستحقاق الخاص بعقود الألوتمنت (شراء مجموعة من الغرف بسعر الجملة ولمدة معينة)، حيث يؤدي تفعيله إلى إنشاء قيد محاسبي تلقائي يوميًا عند تنفيذ الإغلاق الليلي بقيمة الغرف المحجوزة وغير المسكونة ضمن العقد، ويتم بموجبه الاعتراف بالإيرادات المحجوزة ولم تُسكن كإيراد استحقاق في القيود المحاسبية، بينما عند عدم تفعيله لا يتم إثبات فارق الاستحقاق تلقائيًا ويقتصر الأمر على إنشاء فاتورة يدوية عند نهاية فترة العقد.

على سبيل المثال: في حال وجود عقد الألوتمنت لـ ١٠ غرف، وتم تسكين غرفة واحدة فقط، فعند تفعيل المتغير يُنشئ النظام قيدًا يوميًا بقيمة إيجار ٩ غرف غير مسكونة (مثلاً ١٨٠٠ ريال)، أما عند تعطيله، فلا يتم إنشاء القيود اليومية، وإنما تُصدر فاتورة واحدة بنهاية مدة العقد.

• إصدار مفتاح تلقائي عند التسكين: يُستخدم هذا المتغير لربط النظام بأنظمة الأقفال الإلكترونية، عند تفعيله، وبمجرد قيام موظف الاستقبال بالضغط على زر “تسكين”، يقوم النظام بإصدار أمر مباشر لجهاز إصدار الكروت لبرمجة كرت الغرفة للنزيل فوراً، دون الحاجة إلى استخدام أنظمة خارجية.
• إصدار مفتاح تلقائي عند نقل الغرفة: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في إصدار مفتاح الغرفة عند نقل النزيل من غرفة إلى أخرى، عند تفعيله، يقوم النظام تلقائيًا بإصدار مفتاح الغرفة الجديدة مباشرةً بعد إتمام عملية النقل، أما عند عدم تفعيله، فلن يتم إصدار مفتاح جديد بشكل تلقائي.
• تفعيل تطبيق النزيل: يُستخدم هذا المتغير لتفعيل ربط النظام بتطبيق النزيل الإلكتروني، بما يتيح للنزيل إرسال طلبات الخدمات (مثل الصيانة، والإشراف الداخلي، والمطعم، والمغسلة)، حيث عند تفعيله، تظهر أيقونة ورمز الباركود (QR Code) في شاشات الحجوزات والتسكين، مما يُمكّن النزيل من مسح الرمز والدخول إلى التطبيق لطلب الخدمات، حيث تُسجَّل الطلبات تلقائيًا في تبويب طلبات النزلاء لمتابعتها، وعند تعطيل المتغير، يختفي تبويب طلبات النزلاء من واجهة النظام، ولا يمكن استقبال طلبات الخدمات عبر التطبيق.
• تحويل طلبات النزيل إلى مهام: يُستخدم هذا المتغير لربط طلبات النزيل الواردة عبر التطبيق بنظام إسناد المهام الآلي، حيث عند تفعيله تتحول أي خدمة يطلبها النزيل (مثل طلب تنظيف الغرفة) تلقائياً إلى “مهمة عمل” تظهر مباشرة في شاشة “طلبات المهام” وفي التطبيق الخاص بموظفي الفندق” مهام موظف” مما يتيح للإشراف الداخلي متابعة الطلب وإنجازه دون حاجة للإدخال اليدوي، بينما عند تعطيله تبقى الطلبات مقتصرة على شاشة “طلبات المهام” في نظام الإشراف الداخلي.
• تفعيل التوليد التلقائي لرمز المعاملة: يُستخدم هذا المتغير لتسهيل عملية الترميز داخل النظام وتحديداً في شاشة “ترميز الحسابات”، حيث عند تفعيله يقوم النظام بإنشاء رقم (كود) تعريفي تلقائي ومتسلسل لكل حساب جديد يتم إضافته (مثل إضافة حساب جديد في شجرة الحسابات) دون تدخل من المستخدم مما يضمن سرعة الإدخال ويمنع تكرار الأكواد، بينما عند تعطيله يتعين على المستخدم إدخال الكود يدوياً لكل حساب جديد.
• عرض القيود المحاسبية في المراجع الليلي: يُستخدم هذا المتغير للتحكم في مستوى التفاصيل المعروضة أثناء إجراءات الإغلاق اليومي، حيث عند تفعيله يتم إظهار “القيود المحاسبية” الناتجة عن عمليات اليوم (مثل إيرادات الغرف والخدمات) داخل شاشة المراجع الليلي للمراجعة قبل الاعتماد النهائي، بينما عند تعطيله تتم المراجعة بشكل إجرائي دون إظهار تفاصيل القيود المالية المباشرة في تلك الشاشة.