الاستخدام
الغرض من الشاشة إدخال طلبات سندات القبض للمقبوضات النقدية التي سوف تتقاضاها المدرسة من الغير مقابل الخدمات التي تقدمها، وذلك قبل عمليات القبض الفعلية تنفيذاً للعملية الرقابية، كما يصدر النظام آلياً طلب سند قبض عند تنفيذ اختبارات القبول في شاشة اختبارات القبول.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة (+) على النحو التالي:
- رقم السند: رقم تسلسلي آلي يولده النظام غير قابل للتعديل.
- التاريخ: يعرض النظام تاريخ دخول المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل من قبل المستخدم.
- طريقة الدفع: يحدد المستخدم طريقة دفع المستند وما إذا كانت نقداً وسيترتب على ذلك عرض حسابات الصناديق في الحقل التالي لاختيار الصندوق المعني بالقبض أو بنك وسيترتب على ذلك عرض حسابات البنوك لاختيار البنك المعني بالقبض أو عام ليعرض الحسابات الأخرى عدى الصناديق والبنوك.
- رقم الصندوق: هذا الحقل يتبدل وفقاً لطريقة الدفع فإذا كانت طريقة الدفع نقداً يكون اسم الحقل رقم الصندوق وإذا كانت طريقة الدفع بنك يكون اسم الحقل رقم البنك وإذا كان عام يكون اسم الحقل رقم الحساب وبصفة عامة يبحث المستخدم عن رقم الحساب المعني بالنقر على زر البحث واختياره من الدليل المحاسبي.
- نوع البنك: يظهر هذا الحقل إذا كانت طريقة الدفع (بنك)، ويتم اختيار واحد من الخيارات التي تضمنها الحقل (شيك/تحويل بنكي/إيداع نقدي/ فيزا كارد) وتتبدل الحقول التابعة لنوع البنك وفقاً لنوع الاختيار.
- العملة: يختار المستخدم عملة المستند (العملة التي سيتم استلام المبلغ بها) من قائمة العملات.
- سعر التحويل: يعرض النظام آلياً سعر تحويل العملة الذي تم ترميزه في شاشة العملات مقارنة بالعملة المحلية.
- المبلغ: هذا الحقل لإدخال المبلغ المطلوب قبضه إذا كانت عملة المستند هي العملة المحلية، أما إذا كانت العملة أجنبية سيظهر المبلغ آلياً بناء على سعر التحويل.
- المبلغ الأجنبي: يفعل العمل في هذا الحقل إذا كانت عملة أجنبية، ويتم فيه إدخال المبلغ الأجنبي
- المستلم: هذا الحقل لإدخال الشخص مستلم المبلغ في سند القبض.
- نوع السند: يختار المستخدم نوع سند القبض المناسب من قائمة أنواع السندات.
- مركز التكلفة: يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سوف يتأثر بالعملية.
- اسم المرجع/رقم المرجع: يتم إدخال اسم، ورقم المرجع يدوياً.
- الوصف: يسجل المستخدم الوصف يدوياً علماً أن بيان الوصف هو البيان الذي سوف يظهر في قائمة سندات القبض لذلك ينبغي أن يكون الوصف معبراً عن عملية القبض.
- التفاصيل: لإدخال تفاصيل المستند والحساب المتأثر افتراضيا فإذا كان أكثر من حساب متأثر يتم النقر على زر الإضافة ليفتح النظام عدة صفوف لاستيعاب كل التفاصيل وهنا ينبغي الإشارة إلى أن إجمالي المبالغ في التفاصيل لابد أن تتطابق مع مبلغ المستند ليتسنى للنظام حفظ عملية القبض والتأثير على الحسابات المختصة.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ، ولا يترتب على ذلك أي تأثيرات مالية على الحسابات.
- طباعة: بالنقر على زر طباعة يطبع النظام نموذج طلب سند القبض.
عمليات: في هذا الجزء من الشاشة يمكن للمستخدم تنفيذ بعض العمليات ذات العلاقة على مستوى كل طلب سند قبض.
- تعديل: بالنقر على رمز تعديل يمكن للمستخدم تعديل البيانات في الحقول المتاحة لتعديل طلب سند القبض.
- مشاهدة: انظر زر طباعة.