الاستخدام
تستخدم شاشة بيانات الأصناف لغرض ترميز بيانات الأصناف المخزنية وتحديد وحدات قياسها مع ربطها بالمجموعات الخاصة بها.
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات في الشاشة التالية التي تظهر بعد النقر على زر (إضافة صنف) على النحو التالي:
أولاً: بيانات الصنف
- الاسم (محلي-أجنبي): يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم الصنف باللغة المحلية والأجنبية.
- مجموعة الصنف: يستخدم هذا الحقل لاختيار مجموعة الصنف التي سيتم ربط الصنف بها.
- الوصف: يستخدم هذا الحقل عند حاجة المستخدم تدوين أي أوصاف قد يراها مهمة.
- متوسط التكلفة: يعبر عن التكلفة الحالية لهذا الصنف.
- وحدة رئيسية: هي الوحدة الأساسية للصنف.
- الحد الأدنى للكمية: هو الحد الأدنى الذي إذا وصلت إليه الكمية سيصدر النظام تنبيه للمستخدم بذلك.
- تالف: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصنف من الأصناف التي تعتبر تالفة بمجرد استخدامها.
- صنف تصنيع: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصنف صنفاً مصنعاً وله مكونات.
- صنف عام: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصنف له بدائل مختلفة كصنف الأرز أو التونة، ففي هذه الحالة يتم ترميز صنف عام (أرز) أو (تونة)، ومن ثم يتم اختيار الأصناف التي ستكون بدائل لصنف الأرز في تبويب (الأصناف البديلة) كأرز (صنف أرز رقم 1) و(صنف أرز رقم 2) بعد أن يكون المستخدم قد عرف تلك الأصناف مسبقاً، بمعنى أنه سيتم ترميز صنف بمسمى عام لكن التخصيم يتم من البدائل بحيث إذا لم تتوفر كمية من البديل الأول سيتم تخصيم الكميات من الصنف التالي وهكذا.
- نصف مصنع: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصنف صنف نصف مصنع وهو الصنف الذي له مكونات ويدخل في إنتاج وجبة أخرى كالعجينة.
- صنف مساعد: الصنف المساعد هو الصنف الذي لا يستخدم في الوجبة لكن المنشأة ملزمة بشرائه كالعظم المختلط باللحم المفروم.
- صنف استهلاكي: يستخدم هذا الخيار إذا كان الصنف صنف استهلاكي وهو الصنف الذي لا يدخل في إنتاج الوجبة كالقصدير وأكياس الأطعمة.
- متوقف: يستخدم هذا الخيار عند الحاجة لإيقاف التعامل مع الصنف ومن ثم عدم إمكانية التعامل معه في مختلف الشاشات، وبمجرد التوقيف يظهر تاريخ التوقيف في الحقل المخصص له.
- تاريخ التوقيف: يعرض النظام آلياً تاريخ التوقيف في هذا الحقل.
- سبب التوقيف: يظهر هذا الحقل عند تفعيل مؤشر متوقف، ويستخدم هذا الحقل -عند توقيف التعامل مع الصنف-لإدخال سبب توقيف الصنف إذا لزم الأمر ذلك.
ثانياً: الوحدات الخاصة بالصنف
يستخدم هذا التبويب لاختيار وحدة أو وحدات قياس الصنف، فبمجرد النقر على زر (إضافة وحدة للصنف) يتم اختيار الوحدات على النحو التالي:
- وحدة الصنف: يستخدم هذا العمود لاختيار وحدة قياس الصنف من بين الوحدات التي تظهر، وهي الوحدات التي تم ترميزها في شاشة (وحدات الأصناف) مع إمكانية اختيار أكثر من وحدة للصنف إذا كان للوحدة وحدات متفرعة عنها.
تلميح: عند استخدام الحقل لأول مرة مع الصنف تظهر الوحدات الرئيسية، وعند إضافة وحدة أخرى للصنف تظهر وحدات القياس المتفرعة عن الوحدة الرئيسية.
- وحدة رئيسية: تظهر الوحدة في هذا العمود آلياً على أنها وحدة رئيسية التي على ضوئها يتم قياس باقي الوحدات.
- المعادل من الوحدة الرئيسية: يظهر في هذا الحقل معادل الوحدة من الوحدة الرئيسية بمعنى أن الوحدة كم تساوي من الوحدة الرئيسية.
- متوقف: يستخدم هذا الخيار عند الحاجة لإيقاف التعامل مع وحدة القياس في مختلف الشاشات.
- الاستخدامات المتعددة لوحدة القياس: يتم تحديد وحدات قياس الصنف التي سيتم بها الشراء أو التحويل أو البيع وغيرها من الاستخدامات التي تظهر أمام وحدة الصنف.
ثالثاً: الضرائب
يستخدم هذا التبويب إذا كان الصنف يخضع للضريبة.
رابعاً: مكونات الصنف
يظهر هذا التبويب عند اختيار (صنف تصنيع) ويستخدم لتحديد المكونات الأولية للصنف المصنع، فبمجرد النقر على زر (إضافة صنف للمنتج) يتم اختيار الأصناف الأولية على النحو التالي:
- السماح بتعديل المكونات في شاشة أمر التصنيع: يترتب على تفعيل المؤشر السماح بتعديل المكونات في شاشة أمر التصنيع وفي حالة عدم التفعيل يمنع النظام التعديل في المكونات.
- الصنف: يستخدم هذا العمود لاختيار الصنف / الأصناف الأولية التي يتكون منها الصنف المصنع.
- وحدة الصنف: يستخدم هذا العمود لاختيار وحدة قياس الصنف التي ستدخل في عملية تكوين الصنف المصنع.
- الكمية: يستخدم هذا العمود لإدخال كمية الصنف الأولي التي ستدخل في عملية تكوين الصنف المصنع.
- التكلفة: تظهر في هذا العمود آلياً تكلفة الصنف الأولي للكمية التي ستدخل في عملية تكوين الصنف المصنع.
- إجمالي التكلفة الحالية: تظهر في هذا الحقل آلياً إجمالي تكلفة الأصناف الأولية المكونة للصنف المصنع.
- متوسط التكلفة: تظهر في هذا الحقل آلياً متوسط تكلفة الصنف.
خامساً: الأصناف نصف مصنعة
يظهر هذا التبويب عند اختيار (صنف تصنيع) ويستخدم مع الأصناف التي يمر إنتاجها بمراحل كالبيتزا، فالبيتزا لها مكونات أولية كالدقيق والبيض وغيرها من الأصناف، وقبل إنتاجها تمر بمرحلة العجن، هذه العجينة تعتبر صنف نصف مصنع، فعند ترميز صنف مثل البيتزا نحتاج إلى اختيار الصنف النصف مصنع، فبمجرد النقر على زر (إضافة صنف نصف مصنع) يتم اختيار الأصناف نصف مصنعة على النحو التالي:
- الصنف: يستخدم هذا العمود لاختيار الصنف / الأصناف النصف مصنعة التي تدخل في تصنيع الصنف، مع العلم أنه لا تظهر إلا الأصناف التي تم ترميزها كأصناف (نصف مصنع).
- وحدة الصنف: يستخدم هذا العمود لاختيار وحدة قياس الصنف التي ستدخل في عملية إنتاج الصنف.
- الكمية: يستخدم هذا العمود لإدخال كمية الصنف نصف مصنع التي ستدخل في عملية إنتاج الصنف.
- تكلفة الوحدة: تظهر في هذا العمود آلياً تكلفة الوحدة الواحدة من الصنف نصف المصنع.
- التكلفة الكلية: تظهر في هذا العمود آلياً إجمالي تكلفة الصنف وهي عبارة عن إجمالي كمية الصنف × تكلفة الوحدة الواحدة.
- إجمالي التكلفة: تظهر في هذا الحقل إجمالي تكلفة الأصناف نصف المصنعة التي ستدخل في إنتاج الصنف.
- العمليات: يستطيع المستخدم تنفيذ بعض العمليات في مختلف تبويبات الشاشة كالحذف بشرط عدم استخدام هذه البيانات في العمليات.
سادساً: الأصناف البديلة
يظهر هذا التبويب عند اختيار (صنف عام) ويستخدم لإدخال الأصناف البديلة للصنف العام بحيث يتم التخصيم من الأصناف حسب ترتيبها في الإدخال بحيث إذا لم تتوفر كمية من الصنف البديل الأول يبحث النظام عن الصنف التالي وهكذا، مع إدخال الكمية التي تحدد العلاقة بين الأصناف البديلة، فألف غرام من (صنف سكر رقم 1) قد يساوي ألف ومائة جرام من (صنف سكر رقم 2).
- الوجبات المرتبطة: في الشاشة الرئيسية يستطيع المستخدم استعراض الوجبات المرتبطة بالصنف من خلال النقر على زر (الوجبات المرتبطة) وهي الوجبات التي دخل الصنف كأحد مكوناتها حسب الربط في شاشة (الوجبات).
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
- العمليات: في الشاشة الرئيسية يمكن للمستخدم التعديل على بيانات الأصناف أو الحذف.