الاستخدام
تستخدم شاشة الدليل المحاسبي لغرض ترميز دليل الحسابات الخاص بالمطعم، وتعتبر هذه الشاشة من أهم الشاشات التي يرتكز عليها العمل المحاسبي في النظام، ويتم ترميز الحسابات فيها بعد قيام مدير النظام بإعداد التهيئات اللازمة كترميز العملات ومجموعات الحسابات في الشاشات المعنية بتلك الترميزات.
يتم بناء شجرة الدليل المحاسبي بما يتناسب مع حجم المنشأة، حيث يتم بناء تلك الشجرة على عدة مستويات رئيسية ومستوى فرعي واحد، وسيتم التعامل في مختلف شاشات النظام مع المستوى الفرعي بينما سيعمل النظام على التصعيد والتأثير على المستويات الرئيسية آلياً.
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات في الشاشة التالية التي تظهر بعد النقر على زر (إضافة حساب) على النحو التالي:
- الحساب الرئيسي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحساب الرئيسي الأعلى للحساب الذي يتم تعريفه، فإذا كان الحساب الرئيسي الذي سيتم تعريفه يقع في إطار المستوى الأول يتم ترك الحقل فارغاً، أما إذا كان في إطار المستويات الأخرى فيتم إدخال رقم الحساب من بين الحسابات التي تم ترميزها من قبل.
- رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم الحساب الذي يتم ترميزه.
- الاسم (محلي-أجنبي): يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم الحساب باللغة المحلية والأجنبية.
- نوع الحساب: يظهر في هذه المؤشرات آلياً نوع الحساب وما إذا كان حساباً رئيسياً أم فرعياً:
- رئيسي: يظهر خيار (رئيسي) لجميع رتب ومستويات الدليل المحاسبي باستثناء المستوى الأخير.
- فرعي: يظهر خيار (فرعي) للرتبة والمستوى الأخير من الدليل المحاسبي، وهي الحسابات التي سيتم التعامل معها مباشرة في مختلف عمليات النظام.
- طبيعة الحساب: تستخدم هذه الخيارات لتحديد طبيعة الحساب ما إذا كان (مدين) أو (دائن).
- مجموعة الحساب: يستخدم هذا الحقل لربط الحساب الذي يتم ترميزه بمجموعة حسابات محددة، ويعتبر استخدام هذا الحقل اختيارياً الغرض منه الحصول على تقارير عن الحسابات المنتمية لكل مجموعة، ويتم تحديد المجموعة من بين المجموعات التي تظهر بناءً على ما تم ترميزه في شاشة مجموعة الحسابات.
- المستوى: يظهر مستوى الحساب آلياً بناءً على مستوى رقم الحساب الذي تم تحديده في حقل (الحساب الرئيسي)، حيث تظهر الرتبة التالية لرتبة الحساب الرئيسي.
تلميح: الحسابات الفرعية يفترض أن تكون جميعها في مستوى واحد (المستوى الأخير) كي يتم استخراج تقارير متزنة، فإذا افترضنا أنه تم تحديد طول رقم الحساب (5) في شاشة إعدادات الحسابات فهذا يعني أن النظام سيمنع تحديد نوع الحساب على أنه (فرعي) إلا إذا كان في المستوى (5).
- نوع التقرير: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التقرير السنوي المناسب الذي سيتم ربط الحساب به، حيث يتم تحديد واحد من الخيارات المتاحة التالية:
- ميزانية عمومية: يتم تحديد هذا الخيار للحسابات التي طبيعتها (ميزانية عمومية) كحسابات الأصول والخصوم، وهي الحسابات التي ترحل أرصدتها إلى فترة محاسبية جديدة كأرصدة افتتاحية.
- أرباح وخسائر: يتم تحديد هذا الخيار للحسابات التي طبيعتها (أرباح وخسائر) كحسابات المصروفات والإيرادات، وهي الحسابات التي يتم إقفالها نهاية الفترة المالية في الأرباح والخسائر.
- نوع الحساب التحليلي: يظهر هذا الحقل إذا كان الحساب من حسابات المستوى الأخير (فرعي)، ويستخدم لربط الحساب بخاصية عمل محددة كأن يتم تخصيص الحساب على أنه حساب صناديق، أو بنوك، أو عملاء، أو موظفين، أو حساب (عام)، وبموجب هذا التخصيص سيتم استخدام هذه الحسابات في الشاشات والعمليات التي خصصت لها هذه الحسابات.
- التعامل مع مركز التكلفة يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تعامل مراكز التكلفة مع الحساب على النحو الآتي:
- غير مستخدم: عند تحديد هذا الخيار لن تتعامل مراكز التكلفة مع الحساب.
- اختياري: عند تحديد هذا الخيار سيكون استخدام مراكز التكلفة مع الحساب بشكل اختياري.
- إجباري: عند تحديد هذا الخيار سيكون استخدام مراكز التكلفة مع الحساب إجباري بمعنى أنه لن يتم حفظ أي عملية إلا إذا تم تحديد مركز تكلفة مع الحساب.
- العملات: يظهر القسم الخاص بالعملات إذا كان الحساب من حسابات المستوى الأخير (فرعي)، ويتم فيه اختيار العملات التي سيتم التعامل بها مع الحساب.
- موقف: يستخدم هذا المؤشر لإيقاف التعامل مع الحساب في العمليات.
- يستخدم في شاشة إيرادات الكاشيرات: تفعيل المؤشر للحسابات المطلوب إظهارها في شاشة إيرادات الكاشيرات عند تصفية مبيعات الكاشيرات.
- يستخدم في نقاط البيع: تفعيل المؤشر للحسابات المطلوب إظهارها في شاشة نقاط البيع.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.