الاستخدام
تستخدم شاشة طلب تسوية الإجازة بغرض تقديم طلب لإجراء التسويات اللازمة التي قد يحتاج لها الموظف في تسوية وضع إجازاته كأن يتم طلب تسوية وتعديل رصيد إجازة الموظف أو تعديل نوع الإجازة في عمليات الإجازات التي تمت على الموظفين وغيرها من الحالات التي سيتم توضيحها في طريقة استخدام الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه طلب تسوية إجازة الموظف.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع تسوية الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لطلب تسوية الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية طلب تسوية الإجازة، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتقدم بطلب تسوية في إجازته، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- من تاريخ استعاضة / إلى تاريخ استعاضة: تستخدم هذه الحقول في حالة طلب تسوية رصيد إجازة ويتم فيها إدخال الفترة الزمنية التي سيتم تعويض الموظف بمنحه رصيد إجازة عوضاً عن دوامه في أيام إجازة، ويكون استخدامها إجبارياً في حالة استخدام المتغير (استخدام التواريخ في تسوية أرصدة الإجازة إجباري) في شاشة متغيرات النظام.
- نوع التسوية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التسوية المطلوب تنفيذها وعلى النحو التالي:
- رصيد إجازة: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم طلب تعديل الرصيد الحالي لإجازة الموظف إما بزيادة الرصيد أو بالنقص، ولتعديل رصيد الإجازة يتم تحديد نوع الإجازة وبمجرد تحديد النوع يظهر الرصيد الحالي للموظف، ويستخدم حقل (القيمة الجديدة) لإدخال الرصيد الجديد الذي يريد اعتماده كرصيد جديد للموظف.
- صرف مستحق رصيد إجازة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يتم طلب صرف بدل نقدي مقابل رصيد إجازة موظف لم يتم الاستفادة منه، ويستخدم بغرض طلب تسوية أيام الإجازة التي تم تعويضها ببدل نقدي وخصمها من رصيد الموظف، حيث يتم تحديد نوع الإجازة التي سيتم طلب تسويتها في حقل (نوع الإجازة) ومن ثم يستخدم حقل (الفترة بالأيام) لإدخال عدد الأيام التي سيتم طلب تسويتها وخصمها من الرصيد.
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوبة، وتختلف الأنواع بحسب نوع التسوية، وغالباً ما تكون (زيادة رصيد) أو (إنقاص رصيد).
- نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة الذي سيتم إجراء تسوية عليه.
تلميح: يشترط لظهور أنواع الإجازات أن تكون من الأنواع التي تم ترميزها في شاشة (أنواع الإجازات) على أنها (تستخدم في تسوية رصيد الإجازة).
- الفترة بالأيام: يظهر هذا الحقل في حالة إجراء تسوية من نوع (رصيد إجازة) ويستخدم لإدخال عدد الأيام التي سيتم تسويتها سواءً الأيام التي سيتم إضافتها لرصيد الموظف أو الأيام التي سيتم خصمها.
- القيمة الجديدة: يظهر هذا الحقل في حالة إجراء تسوية من نوع (رصيد إجازة)، ويقوم فيه النظام بعرض الرصيد الحالي بعد إجراء التسوية.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.